Raporlama – Genel
Raporlama Güvenliği ve Gizlilik
İpuçları ve En İyi Uygulamalar
EthicsPoint Hakkında
EthicsPoint nedir?
EthicsPoint, NAVEX tarafından oluşturulmuş gizli bir raporlama aracıdır.
Aşağıdakilerden sorumludur:
- Davranış Kurallarında ve / veya şirket politikalarında ve / veya prosedürlerinde yer alan herhangi bir ilkenin ve/ veya mevzuat hükümlerinin olası ihlali hakkındaki endişelerin web tabanlı gizli bildirimlerinin alınması.
- Yerel yasaların izin verdiği ölçüde, kimliğini gizli tutmak isteyen kişilerin kimlik bilgilerinin korunması
- Araştırma için Menarini'ye bilgi gönderilmesi.
EthicsPoint gibi bir sisteme neden ihtiyacımız var?
Çalışanlarımızın Şirketimizin gelişimi açısından en güçlü unsur olduğuna inanıyoruz.
Açık iletişim kanalları oluşturarak pozitif bir çalışma ortamına katkıda bulunabiliriz.
Etkin bir bildirim sistemi, dürüstlük ve etik karar alma kültürünü teşvik etmek için gösterdiğimiz çabalarımızı güçlendirir.
Raporlama – Genel
Endişelerimi bildirmek için Ethicspoint'i nasıl kullanırım?
Ethicspoint ile web sitesi üzerinden bildirimde bulunabilirsiniz.
Yerel yasalar kapsamında izin veriliyorsa anonim olarak bildirimde bulunma imkanınız da mevcuttur.
Hangi durumları bildirmem gerekir?
EthicsPoint sistemi, Davranış Kurallarında ve/veya şirket içi politikalarda yer alan ilkelerin, yasaların ve/ veya yönetmeliklerin ihlalini, hatta olası ihlalini bildirmenize olanak sağlar. Menarini grubu, çalışanlarımızın verimli çalışmasını engelleyen tüm durumları etik standartlar doğrultusunda değerlendirmeye istekli olduğu için endişenizi bildirmekten çekinmeyin.
Bir ihlale şahit olmam durumunda, bu durumu yöneticime, uyum birimlerine veya insan kaynaklarına bildirmem gerekmiyor mu?
Hassas nitelikteki konularda olduğu gibi, ilk seçeneğiniz her zaman yöneticiniz, Uyum departmanı ve/veya İnsan Kaynakları departmanına başvurarak endişelerinizi dile getirmektir. Burada tarif edildiği şekilde doğrudan bir yaklaşımla kaygılarınızı dile getirmek konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız, ilettiğiniz konunun çözülmediğini düşünüyorsanız veya anonim kalmayı tercih ediyorsanız EthicsPoint'i kullanmalısınız.
Gözlemlediğim olayları neden bildirmem gerekir? Bana ne faydası olacak?
Hepimizin pozitif bir ortamda çalışma hakkı vardır ve bu hakla beraber etik bir şekilde hareket ederek, uygun şekilde davranmayan birisi varsa bunu gerekli kişilere bildirme sorumluluğu da doğmaktadır. Birlikte çalışarak sağlıklı bir ortam oluşturabiliriz. Ayrıca kurumsal suistimal, bireysel bazda çalışanlar için olduğu kadar tüm şirket için de sonuçlara yol açabilir.
Yönetim gerçekten bildirmemi istiyor mu?
Kesinlikle istiyoruz. Hatta, bildirimde bulunmanıza ihtiyacımız var. Endişe yaratacak bir eyleme ilişkin ilk bilgilere sahip olabilirsiniz. Sizin raporlarınız şirketimiz ve çalışanlarımız üzerindeki olası olumsuz etkiyi en aza indirebilir. Ayrıca, bilgi sunulması kurumsal kültür ve performansını geliştirebilecek konuların tanımlanmasına yardımcı olabilir.
Bu bildirimler nereye gönderiliyor? Bildirimlere kimler erişebilir?
Bildirimler doğrudan EthicsPoint güvenli sunucusuna girilir. NAVEX, bu bildirimleri ihlalin türüne göre sadece şirket içindeki bildirimi değerlendirmekten sorumlu belirli kişilerin erişimine açar. Raporların ulaştığı tüm kişiler, raporları azami ölçüde gizli tutma konusunda eğitim almıştır ve bu sorumlulukları bulunmaktadır.
Bu sistem birisinin beni izlediğinin bir örneği değil mi?
Hayır. EthicsPoint, güvenli, güvenilir ve etik bir çalışma ortamı oluşturmamızı sağlayan genel felsefemize olumlu katkıda bulunur. Etik ikilemlerde rehberlik aramanız, yapıcı öneriler sunmanız veya endişelerinizi belirtmeniz teşvik edilir. Günümüzün çalışma ortamında etkin iletişim büyük öneme sahiptir ve EthicsPoint bu iletişimi geliştirmek için harika bir araçtır.
Pozitif bir raporlama ortamı sağlarken, uyum yükümlülüklerimizi yerine getirmek için en iyi raporlama aracını dikkatle seçtik.
Raporlama Güvenliği ve Gizlilik
Endişelerimi kimlik bilgilerimi vermeden bildirebilir miyim?
Bazı durumlarda, anonim olarak bildirimde bulunmak isteyebileceğinizi anlıyoruz. Bu şekilde bildirimde bulunmak istiyorsanız ve yerel yasalar izin veriyorsa, EthicsPoint anonimliğinizi korumak için tasarlanmıştır. Elektronik veya başka yollarla kimliğinizi belirlemek üzere herhangi bir girişimde bulunulmayacaktır.
Web üzerinden gerçekleştireceğiniz bildirimin sonunda size bir bildirim anahtarı verilecek ve bir kayıt kimliği oluşturmanız istenecek.
Bildirim anahtarı ve kayıt kimliğinizi, gerektiğinde şikâyet hususundaki ilerlemeyi izleyebilmek ve ilave bilgi iletebilmek için lütfen muhafaza edin. Bu işlem ayrıca incelemeyi yürütenlerin, anonim olarak bildirimde bulunan kişilere soru sorabilmelerini de sağlar.
Peki ya bildirimde bulunurken kimliğimi açıklamak istersem?
Eğer isterseniz bildirim formunda kimliğinizi açıklayabileceğiniz bir bölüm bulunmaktadır.
Kimliğinizi açıklamak ve/veya iletişim bilgilerini sağlamak, araştırmayı hızlandırmaya yardımcı olabilir. Kimliğinizi açıklarsanız Menarini, yasalar tarafından sağlanan tüm gereklilikler uyarınca kimliğinizin gizliliğini mümkün olduğunca korumaya çalışacaktır.
Ya misillemeyle karşı karşıya kalırsam?
Dürüst bir şekilde bildirimde bulunan kişilere yönelik misilleme tehdidine veya eylemlerine müsamaha gösterilmeyecektir.
Misilleme yapan veya misilleme tehdidinde bulunan herkese yaptırım uygulanacaktır.
İpuçları ve En İyi Uygulamalar
Bazı kişilerin etik olmayan davranışlarda bulunduklarının farkındayım ama bu beni etkilemiyor. Neden bu durumu bildirme zahmetine gireyim?
Şirketimiz etik davranışları teşvik etmektedir. Hangi seviyede olduğuna bakılmaksızın, etik olmayan tüm davranışlar şirkete ve siz de dahil olmak üzere bütün çalışanlara zarar verir. Etik dışı bir davranışın başarılı şirketler üzerindeki yıkıcı etkilerini görmek için yakın geçmişte global çapta meydana gelen kurumsal skandallara göz atmanız yeterlidir. Dolayısıyla herhangi bir hatalı davranış veya etik ihlali olayından haberdar olursanız, bunu bildirmeyi bir vazife olarak görmelisiniz.
Gözlemlediğim veya duyduğum şeyin şirket politikasının ihlali olup olmadığından ya da etik olmayan davranışlar içerip içermediğinden emin değilim ama bana pek doğru gelmiyor. Ne yapmam gerekir?
Bildirimde bulunun. NAVEX, doğru bir şekilde anlaşılabilmesi için size bildirim hazırlayıp sunmanızda yardımcı olabilir. Etik kurallara aykırı olması ihtimali bulunan bir davranışın göz ardı edilmesindense daha sonradan zararsız olduğunu öğreneceğimiz bir durumu bildirmenizi tercih ederiz.
Benim yöneticim veya diğer yöneticiler ihlale karışmışsa ne olur? Raporu ele geçirip örtbas etmeye çalışmazlar mı?
EthicsPoint sistemi ve rapor dağıtımı, ilgili tarafların, isimlerinin yer aldığı bildirimler konusunda bilgi sahibi olmalarını veya söz konusu raporlara erişmelerini önler.
Raporumu sunduktan sonra olayla ilgili önemli bir şey hatırlarsam ne yapmam gerekir? Ayrıca, şirketin raporuma ilişkin başka soruları olursa ne yapmam gerekir?
EthicsPoint Web Sitesi üzerinden bir bildirimde bulunduğunuzda, benzersiz ve rastgele bir sayı olan bir “Bildirim Anahtarı” alırsınız ve sizden bir parola girmeniz istenir. Daha sonra, başka ayrıntılar eklemek üzere orijinal bildirime erişmek ya da bir şirket temsilcisi tarafından sorulan soruları yanıtlamak için, internet üzerinden yeniden EthicsPoint sistemine geri dönebilirsiniz. Şirketin sorularını yanıtlamak için belirtilen sürede siteye geri dönmenizi önemle tavsiye ederiz. Siz ve şirket, durumların artık sadece tanımlandığı değil, aynı zamanda ne kadar karmaşık olursa olsun çözülebildiği “anonim bir diyaloğa” girmiş olursunuz.
Bildirimlere dair bu tür bir takip süreci, ilk bildirim süreci kadar güvenli midir?
Tüm EthicsPoint yazışmaları, anonimlik çatısı altında ilk raporda olduğu gibi aynı şekilde katı gizlilik kuralları ile ele alınır.
Bildirim Anahtarımı kaybedersem veya oluşturduğum parolayı unutursam ne olur?
Güvenlik ve gizliliğin sağlanmasından emin olmak adına, bildirim anahtarınızı veya parolanızı kaybetmeniz halinde yeni bir bildirim oluşturup göndermeniz gerekir. Yeni bildirimde, bunun daha önce göndermiş olduğunuz bildirim veya soruyla ilişkili olduğunu belirtin.
İnternet erişimim olmasa da bildirimde bulunabilir miyim?
Yalnızca internet erişimi olan bir bilgisayardan bir EthicsPoint bildirimi gönderebilirsiniz. Halk kütüphaneleri dâhil olmak üzere birçok kamuya açık yerde internet erişimi olan bilgisayarlar bulunmaktadır. Online bildirim araçlarını kullanma konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız tercih ettiğiniz diğer uygun araçları (örneğin normal posta, telefon vb.) kullanın. Menarini web sitesinde, faaliyet gösterdiğimiz tüm ülkelerdeki tüm Menarini şirketlerinin iletişim bilgilerini bulabilirsiniz.