Dataskyddsbeskrivning gällande whistleblowing-anmälningskanal

Personuppgiftsansvariga

LokalTapiola-gruppen
Norrskensgränden 1 02010 LÄHITAPIOLA och
Ömsesidiga Försäkringsbolaget Turva
Turva Mutual Insurance Company
Järvensivuntie 3
33100 TAMMERFORS

Personuppgiftsansvariga är följande bolag i LokalTapiola-gruppen och Ömsesidiga Försäkringsbolaget Turva

1. LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag
2. LokalTapiola Ömsesidigt Livförsäkringsbolag
3. LokalTapiola Kapitalförvaltning Ab
4. Seligson & Co Fondbolag Abp
5. LokalTapiola Fastighetskapitalförvaltning Ab
6. LokalTapiola Alternativa Investeringsfonder Ab
7. LokalTapiola Tjänster Ab
8. LokalTapiolas regionbolag (19 st.)
9. LokalTapiola Finans Ab

Mer information om LokalTapiola-gruppen fås på LokalTapiolas webbplats www.lahitapiola.fi och om Turva på Turvas webbplats www.turva.fi.

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Mer information om personuppgifter och behandlingen av dem fås av LokalTapiola gruppens eller Turvas dataskyddsombud. Information om behandlingen av personuppgifter i LokalTapiola och i Turva finns även på LokalTapiolas och Turvas webbplatser www.lahitapiola.fi och www.turva.fi.

Per e-post: tietosuoja@lahitapiola.fi eller tietosuoja@turva.fi

Per post: LokalTapiola-gruppen
Juridiska ärenden och compliance / dataskyddsombud
02010 LÄHITAPIOLA


eller

Ömsesidiga Försäkringsbolaget Turva Juridiska ärenden och compliance / dataskyddsombud
PB 117
33101 Tammerfors

Kontaktperson som sköter registerärenden

Per e-post:   sisainen.tarkastus@lahitapiola.fi
Per post:  LokalTapiola-gruppen
      Intern revision
      02010 LÄHITAPIOLA

Syftet med och grunderna för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna används för behandlingen av anmälningar av oegentligheter och åtgärder som vidtas till följd av dem.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på verkställandet av de personuppgiftsansvarigas skyldigheter och berättigade intressen.

Registrerade persongrupper

• Anmälare
• Föremålen för anmälningar
• Övriga personer antecknade i anmälan.

Personuppgifter lagrade i registret

• Anmälarens basuppgifter om anmälan inte gjorts anonymt, såsom
• namn
• telefonnummer
• e-postadress
• Individualiseringsuppgifter om de som är föremål för anmälan, såsom
• namn
• titel
• chefsställning
• Individualiseringsuppgifter om övriga personer som antecknats i anmälan, såsom
• vittnets namn
• Övriga personuppgifter som getts fritt formulerat i anmälan
• Övriga personuppgifter som fåtts vid behandlingen av anmälan och av oegentligheten.

Normala källor och utlämnande av uppgifter

Uppgifterna fås från whistleblowing-anmälningskanalen av anmälaren. Uppgifter kan fås av anmälaren även via en tilläggsutredning samt på annat sätt i processen för behandlingen av anmälan och oegentligheten. Uppgifterna behandlas av en begränsad grupp behandlare i LokalTapiola. Personuppgifter utlämnas utanför LokalTapiola-gruppen eller Turva endast när det finns en särskild legislativ grund för utlämnandet av uppgifterna. På legislativa grunder kan uppgifter exempelvis utlämnas till polisen för undersökningen av ett brott.

Vid produktionen av system- och stödtjänster anlitas utomstående tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för de personuppgiftsansvarigas del.

Översändande av uppgifter utanför Europeiska Unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Utanför EU och EES behandlas personuppgifter i Storbritannien i den utsträckning dataskyddslagstiftningen tillåter. Översändandet av uppgifter grundar sig på Europeiska kommissionens likvärdighetsbeslut som garanterar att nivån på personuppgiftsskyddet inte äventyras i översändandet.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgiftsansvariga fastställer lagringstiderna för personuppgifterna med beaktande av kraven i den tillämpliga lagstiftningen. Personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt för att syftet med behandlingen ska förverkligas och för iakttagandet av kraven i lagen.

Anmälningar och personuppgifter som hänför sig till dem lagras i regel 5 år efter att anmälan anlänt. Anmälningar som uppenbart är ogrundade anonymiseras genast efter att behandlingen av anmälan slutförts.

Principer för skyddandet av personuppgifter

För skyddandet av personuppgifter används nödvändiga tekniska och organisatoriska medel enligt bästa praxis, såsom:

• begränsningar i och hantering av användarrättigheter
• registrering av behandlingar av personuppgifter
• utbildning av och rådgivning för personal
• olika krypterings- och skyddstekniker
• övervakning av datasäkerhet
• brandmurar och avskiljning av miljöer
• säkerställande av säkerheten för apparatutrymmen
• passagekontroll.

LokalTapiola-gruppen förutsätter även av sina underleverantörer att personuppgifterna som behandlas skyddas och underleverantörernas verksamhet granskas och auditeras vid behov.

Den registrerades rättigheter

Granskningsrätt

Den registrerade har rätt att få veta om dennes personuppgifter behandlas och rätt att få en kopia på sina uppgifter. Rätten till granskning måste eventuellt begränsas i enskilda fall om det är nödvändigt för att säkerställa utredningen av om anmälan stämmer eller för att skydda anmälarens identitet.

Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att kräva rättelse eller komplettering av felaktig eller bristfällig uppgift.

Rätt att radera uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att dennes personuppgifter raderas.

Övriga rättigheter

Den registrerade har rätt att förbjuda att dennes uppgifter behandlas för direktmarknadsföring och profilering i anslutning till direktmarknadsföring. Den registrerade har i vissa situationer rätt att begära att behandlingen av dennes personuppgifter begränsas eller annars motsätta sig en behandling av dennes personuppgifter. Dessutom kan den registrerade begära att uppgifter, som denne själv tillställt, översänds i maskinläsbar form om det tekniskt är möjligt.

Den registrerade kan använda sina rättigheter genom att använda kontaktuppgifterna i punkt 3 eller annan kontaktuppgift som meddelats för detta ändamål.

Om den registrerade anser att behandlingen av dennes personuppgifter inte är lagenlig, har denne rätt att överklaga ärendet hos tillsynsmyndigheten.

*Regionbolagen:

LokalTapiola Etelä Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Etelä-Pohjanmaa Ömsesidigt Försäkringsbolag LokalTapiola Sydkusten Ömsesidigt Försäkringsbolag

LocalTapiola Etelärannikko Mutual Insurance Company - LokalTapiola Sydkusten Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Itä Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Kaakkois-Suomi Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Kainuu-Koillismaa Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Keski-Suomi Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Lappi Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Loimi-Häme Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Länsi-Suomi Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Pirkanmaa Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Österbotten Ömsesidigt Försäkringsbolag LokalTapiola Pohjoinen Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Huvudstadsregionen Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Savo Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Savo-Karjala Ömsesidigt Försäkringsbolag LokalTapiola Nyland Ömsesidigt Försäkringsbolag

LokalTapiola Varsinais-Suomi Ömsesidigt Försäkringsbolag LokalTapiola Vellamo Ömsesidigt Försäkringsbolag