Об организации EthicsPoint
Отправка сообщений: общая информация
Безопасность сообщений и конфиденциальность
Советы и передовая практика
Об организации EthicsPoint
Что такое EthicsPoint?
Компания EthicsPoint является комплексным средством для отправки конфиденциальных сообщений, которое создано компанией NAVEX, чтобы помочь руководству и сотрудникам в совместной работе по борьбе с мошенничеством, насилием и другими видами нарушений норм поведения на рабочем месте в рамках создания позитивной рабочей атмосферы.
Зачем нам нужна такая система, как EthicsPoint?
- Мы уверены, что наши сотрудники — это наша главная ценность. Создавая открытые каналы для общения, мы можем стимулировать создание позитивной рабочей атмосферы и максимально повышать продуктивность.
- Согласно законодательству, открытые публичные компании обязаны располагать механизмом анонимного информирования Аудиторского комитета о фактах мошенничества в области бухгалтерского учета и контроля.
- Эффективная система информирования дополнит наши прочие усилия по поддержанию культуры добросовестности и соблюдения этических норм при принятии решений.
Отправка сообщений: общая информация
Могу ли я отправить сообщение через Интернет или по телефону?
Да. С помощью EthicsPoint вы можете отправить конфиденциальное анонимное сообщение по телефону или через Интернет.
О каких ситуациях мне следует сообщать?
Система EthicsPoint разработана для того, чтобы сотрудники имели возможность сообщать обо всех нарушениях действующего в нашей компании Кодекса поведения и других возможных проблемах.
Если я стану свидетелем нарушения, не стоит ли мне просто сообщить о нем своему руководителю, в службу безопасности или в отдел кадров, чтобы они разбирались с этим самостоятельно?
Если вы стали свидетелем каких-то действий, которые, по вашему мнению, нарушают Кодекс делового поведения, мы рассчитываем на то, что вы сообщите об этом. В идеале, вам следует обратиться к своему непосредственному начальнику или другому представителю руководящего состава. Тем не менее, мы понимаем, что бывают обстоятельства, когда вам неудобно сообщать о подобных случаях в таком порядке. Именно для таких случаев мы наладили сотрудничество с компанией EthicsPoint. Мы предпочитаем, чтобы сотрудники сообщали о нарушениях анонимно, чем просто скрывали информацию.
Зачем нужно сообщать о том, что мне известно? Зачем это мне?
Все мы имеем право работать в благоприятной среде, однако это обязывает нас соблюдать этические принципы и информировать ответственных лиц о нарушении этих стандартов. Совместными усилиями мы сможем поддерживать безопасную и продуктивную рабочую атмосферу. Нарушение корпоративных норм поведения может представлять угрозу для жизнеспособности всей компании.
Неужели руководство компании действительно хочет, чтобы я отправлял сообщения?
Конечно, да. На самом деле, компании необходимо, чтобы вы отправляли сообщения. Вы знаете, что происходит в нашей компании — как хорошее, так и плохое. Возможно, вы располагаете какими-либо первичными сведениями о действиях, которые могут быть поводом для беспокойства. Если вы сообщите о происходящем, это может уменьшить потенциальное негативное влияние на деятельность компании или на наших сотрудников. Кроме того, внесение каких-либо позитивных предложений помогает выявить проблемы, решение которых повысит культуру и качество работы нашей компании.
Куда поступают эти сообщения? У кого есть к ним доступ?
Сообщения поступают напрямую на защищенный сервер EthicsPoint, что исключает возможность нарушения безопасности. EthicsPoint предоставляет доступ к этим сообщениям только определенным лицам в компании, которые уполномочены оценить их, исходя из типа и места инцидента. Все получатели сообщений прошли обучение правилам сохранения полной конфиденциальности.
Не является ли данная система лишь примером того, что меня кто-то контролирует?
Система EthicsPoint призвана стать положительным аспектом нашей общей корпоративной культуры и позволяет нам обеспечить безопасную, надежную и нравственную рабочую среду. Мы настоятельно рекомендуем вам обращаться с ее помощью за руководством в спорных ситуациях этического характера, вносить конструктивные предложения и сообщать о том, что вас беспокоит. Эффективное общение играет ключевую роль на современном рабочем месте, и данная система служит отличным способом укрепления этого общения.
Мы постарались выбрать оптимальный инструмент информирования, который поможет нам выполнять взятые на себя обязательства и обеспечит удобную среду для такого информирования.
Безопасность сообщений и конфиденциальность
Насколько я понимаю, при отправке любого сообщения с рабочего компьютера генерируется журнал сервера, в котором сохраняются все веб-страницы, с которыми соединяется мой компьютер. Не обнаружит ли этот протокол меня как автора сообщения?
Служба EthicsPoint не создает и не ведет каких-либо внутренних журналов регистрации соединений с указанием IP-адресов, поэтому нет информации, подтверждающей соединение вашего компьютера с EthicsPoint. Кроме того, согласно условиям контракта, служба EthicsPoint не должна отслеживать личность отправителя сообщения.
Если вам неудобно отправлять сообщение со своего рабочего места, вы можете воспользоваться любым другим компьютером (например в интернет-кафе, у соседей и т. д.), чтобы зайти на защищенный сайт EthicsPoint. Многие выбирают именно такой способ: данные службы EthicsPoint показывают, что менее 12% сообщений составлены в течение рабочего дня.
Могу ли я отправить сообщение из дома и при этом сохранить анонимность?
Любое сообщение, отправленное из дома или с любого другого интернет-портала, остается защищенным и анонимным. Интернет-портал не идентифицирует посетителей по именам пользователей, а система EthicsPoint удаляет все интернет-адреса для сохранения полной анонимности отправителей. Кроме того, согласно условиям контракта, служба EthicsPoint не должна отслеживать личность отправителя сообщения.
Я беспокоюсь, что сведения, которые я сообщаю в EthicsPoint, со временем позволят установить мою личность. Как мне убедиться в том, что этого не произойдет?
Система EthicsPoint разработана так, чтобы защищать анонимность. Тем не менее, если вы как автор сообщения хотите сохранить анонимность, при составлении сообщения следует быть внимательным, чтобы не выдать себя какой-либо случайной фразой в тексте сообщения. Например, «С моего рабочего места рядом с Яном Смитом…» или «В свои 33 года…»
Бесплатная телефонная горячая линия также анонимна и конфиденциальна?
Да. Позвонив на горячую линию, вы можете рассказать все то же самое, что сообщили бы через Интернет, а оператор введет эти данные на веб-сайте EthicsPoint. Такие сообщения защищены теми же мерами безопасности и конфиденциальности в процессе отправки.
Что, если я хочу указать свое имя при отправке сообщения?
В форме сообщения есть пункт, в котором вы можете указать свое имя, если пожелаете.
Советы и передовая практика
Я знаю несколько людей, совершивших неэтичные поступки, но это никак не отразилось на мне. Почему мне следует сообщать о таких вещах?
Наша компания стремится к соблюдению норм этики. Безнравственное поведение на любом уровне в конечном итоге наносит вред компании и всем сотрудникам, включая вас. Вам достаточно вспомнить несколько последних скандальных происшествий в компании, чтобы понять, какие губительные последствия для нравственной, в целом, компании может вызвать безобидное, на первый взгляд, нарушение моральных принципов. Поэтому, если вы знаете о каких-либо фактах нарушения норм поведения или этики, считайте долгом перед собой и своими коллегами сообщить о нем.
Я не уверен, что то, что я слышал или видел, было нарушением политики компании или касается неэтичного поведения, но мне это показалось неправильным. Что мне делать?
Отправить сообщение. Система EthicsPoint поможет вам составить и отправить сообщение таким образом, чтобы оно было правильно истолковано. Будет лучше, если вы сообщите о ситуации, которая окажется безобидной, чем оставите без внимания вероятное безнравственное поведение, потому что вы были не уверены.
Что, если участниками нарушения являются мой начальник или другие руководители? Не могут ли они получить сообщение и начать скрываться?
Система EthicsPoint и служба распределения сообщений устроены таким образом, что упомянутые в сообщениях стороны не получают уведомлений и не имеют доступа к предоставленной вами информации.
Что, если я вспомню что-то важное о происшествии после того, как отправлю сообщение? Что, если у компании возникнут дополнительные вопросы по поводу моего сообщения?
Когда вы отправляете сообщение через сайт или через Центр приема и обработки звонков EthicsPoint, вам присваивается индивидуальное имя пользователя и предлагается выбрать пароль. Вы можете зайти в систему EthicsPoint через Интернет или позвонив по телефону, чтобы дополнить исходное сообщение и ответить на вопросы, заданные представителем компании, а также сообщить дополнительную информацию, которая поможет разобраться в проблемах. Мы настоятельно рекомендуем вам вернуться на сайт через указанный период времени, чтобы ответить на поступившие от компании вопросы. В этом случае представители компании вступят с вами в «анонимный диалог», в результате которого мы не просто установим факт нарушения, но и постараемся разрешить ситуацию, независимо от ее сложности.
Являются ли ответы на вопросы по моему сообщению такими же конфиденциальными, как и само сообщение?
В отношении всей переписки в системе EthicsPoint применяются одинаково эффективные меры обеспечения безопасности и конфиденциальности данных.
Могу ли я отправить сообщение, если у меня нет доступа к сети Интернет?
Сообщение для EthicsPoint можно отправить с любого компьютера, имеющего доступ к Интернету, например, из дома. Компьютеры с доступом к Интернету можно найти в общественных местах, в том числе в библиотеках. Если у вас нет доступа к Интернету или вам неудобно пользоваться компьютером, можно позвонить на бесплатную круглосуточную горячую линию EthicsPoint.