Segurança e confidencialidade dos relatórios
Sobre a EthicsPoint
O que é o EthicsPoint?EthicsPoint é uma ferramenta de denúncia abrangente e confidencial criada pela NAVEX que permite que a gestão e os funcionários trabalhem juntos para lidar com fraudes, abusos e outras condutas impróprias no local de trabalho, ao mesmo tempo em que cultivam um ambiente de trabalho positivo.
Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint?- Nossos funcionários são nosso ativo mais importante. Ao criar canais abertos de comunicação, promovemos um ambiente de trabalho positivo e maximizamos a produtividade.
- Um sistema de denúncias eficaz aumenta nossos outros esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisão ética
Relatórios - Geral
Posso denunciar usando a Internet ou o telefone?Sim. O EthicsPoint permite que você registre uma denúncia confidencial e anônima por telefone ou pela Internet.
Que tipos de situações posso denunciar?O sistema EthicsPoint permite que funcionários, clientes, fornecedores e usuários denunciem qualquer violação do nosso Código de Conduta, regras internas e externas, situações de suspeita de ilicitude ou outra preocupação correlata que possam ter.
Se eu vir uma violação, não devo simplesmente denunciá-la ao meu gerente, à segurança ou ao RH e deixar que eles lidem com o problema?Quando você observar algum comportamento que acredita violar nosso código de conduta, leis ou regulamentos vigentes, esperamos que você o denuncie. O ideal é que você leve quaisquer preocupações ao seu gerente direto ou outro membro de nossa equipe de gestão. Reconhecemos, no entanto, que pode haver circunstâncias em que você não se sinta confortável em relatar o problema dessa maneira. É para tais circunstâncias que fizemos uma parceria com a NAVEX. Preferimos que você denuncie anonimamente do que manter as informações para si mesmo
Por que devo relatar o que sei? O que isso tem a ver comigo?Todos nós temos o direito de trabalhar e fazer negócios em um ambiente positivo e com esse direito vem a responsabilidade de agir de forma ética e deixar as pessoas apropriadas saberem se alguém não está agindo apropriadamente. Ao trabalharmos juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. E a má conduta corporativa pode ameaçar a própria existência de uma empresa inteira.
O Santander realmente quer que eu faça uma denúncia?Certamente que sim. Na verdade, precisamos que você relate. Você sabe o que está acontecendo em nossa empresa - tanto o bom quanto o ruim. Você pode ter conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Seu relato pode minimizar o potencial impacto negativo na empresa e em nosso pessoal. Além disso, oferecer informações positivas pode ajudar a identificar problemas que podem melhorar a cultura corporativa e o desempenho.
Para onde vão essas denúncias? Quem pode acessá-las?As denúncias são inseridas diretamente no servidor seguro EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza esses relatórios apenas para indivíduos específicos dentro do Santander que são encarregados de avaliar o relatório, com base no tipo de violação e na localização do incidente. Cada um desses destinatários de denúncias recebeu treinamento para manter esses relatórios em sigilo absoluto.
Este sistema não é apenas um exemplo de alguém me vigiando?Não. O EthicsPoint é um aspecto positivo da nossa filosofia geral que nos permite garantir um ambiente de trabalho e de negócios seguro, protegido e ético. Você é encorajado a buscar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar uma preocupação. A comunicação eficaz é crítica no ambiente de trabalho e negócios de hoje e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação
Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de denúncias para atender às nossas obrigações de conformidade, mantendo um ambiente de comunicação positivo e confiável.
Segurança e confidencialidade dos relatórios
Pelo que entendi, qualquer denúncia que eu enviar de um computador da empresa gera um log de servidor que mostra todos os sites aos quais meu equipamento se conecta. Esse log não me identificará como um denunciante?A NAVEX não gera nem mantém nenhum registro de conexão interna com endereços IP, portanto, nenhuma informação que vincule seu equipamento ao EthicsPoint está disponível.
Se você se sentir desconfortável em fazer um relatório em seu equipamento de trabalho, você tem a opção de usar um equipamento fora do nosso ambiente de trabalho (como um localizado em um café ou na casa de um amigo) por meio do site seguro do EthicsPoint. Muitas pessoas escolhem essa opção, pois os dados da NAVEX mostram que menos de 12% dos relatórios são gerados durante o horário comercial.
Posso registrar uma denúncia em casa e ainda permanecer anônimo?Um relato de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet permanecerá seguro e anônimo. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela e o sistema EthicsPoint remove endereços da Internet para que o anonimato seja totalmente mantido.
Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabem revelando minha identidade. Como vocês podem me garantir que isso não vai acontecer?O sistema EthicsPoint protege seu anonimato. No entanto, se você deseja permanecer anônimo, você - como parte denunciante - precisa garantir que o corpo do relatório não revele sua identidade por acidente. Por exemplo, "Da minha estação de trabalho ao lado de João Pedro..." ou "Nos meus 33 anos como funcionário...".
A linha telefônica gratuita também é confidencial e anônima?Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em um relatório feito pela Internet e um entrevistador digitará suas respostas no site EthicsPoint. Esses relatórios têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas a eles durante a entrega ao Santander.
E se eu quiser ser identificado no meu relatório?Há uma seção no relatório para você se identificar, se desejar.
Dicas e práticas recomendadas
Estou ciente de alguns indivíduos agindo de forma antiética, mas isso não me afeta. Por que eu deveria me incomodar em denunciar?O Santander promove comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, acaba prejudicando a empresa e todos os funcionários, parceiros e clientes, incluindo você. Você só precisa lembrar o que aconteceu em escândalos corporativos recentes para ver os efeitos desastrosos que a falta de ética pode ter em uma empresa saudável. Se você souber de algum incidente de má conduta, ilicitude ou violação ética, considere um dever para com você mesmo, seus parceiros e seus colegas de trabalho denunciá-lo.
Não tenho certeza se o que observei ou ouvi é uma violação das políticas do Santander, uma ilicitude ou envolve conduta antiética, mas simplesmente não parece certo para mim. O que devo fazer?Registre uma denúncia. A NAVEX pode ajudar você a preparar e registrar seu relatório para que ele possa ser devidamente compreendido. Preferimos que você relate uma situação que se revele inofensiva do que deixar um possível comportamento nocivo passar despercebido.
E se meu chefe ou outros gestores estiverem envolvidos em uma violação? Eles não receberão o relatório e começarão a encobrir?O sistema EthicsPoint e a distribuição de denúncias garantem que as partes implicadas não sejam notificadas ou tenham acesso aos relatórios nos quais foram citadas.
E se eu lembrar de algo importante sobre o incidente depois de registrar a denúncia? Ou se o Santander tiver mais perguntas para mim sobre minha denúncia?Ao registrar uma denúncia no site da EthicsPoint ou por meio do Call Center da EthicsPoint, você recebe um número exclusivo e aleatório da denúncia “Código da Denúncia” e deverá escolher uma senha. Você pode retornar ao sistema EthicsPoint novamente pela Internet ou telefone e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante do Santander. Recomendamos fortemente que você retorne ao site no tempo especificado para responder às perguntas da empresa. Você e o Santander entrarão em um “diálogo anônimo”, onde as situações não são apenas identificadas, mas também podem ser resolvidas, não importa quão complexas.
Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto a denúncia inicial?Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas com o mesmo sigilo absoluto do relatório inicial, garantindo o anonimato.
E se eu perder meu Código da Denúncia ou esquecer a senha que criei?Para garantir que a segurança e a confidencialidade sejam mantidas, se você perder seu código ou senha da denúncia, precisará registrar uma nova denúncia. Mencione na nova denúncia que ela está relacionada a uma denúncia ou interação que você enviou ou teve anteriormente.
Ainda posso registrar uma denúncia se não tiver acesso à Internet?Você pode registrar uma denúncia no EthicsPoint de qualquer computador que tenha acesso à Internet. Você pode registrar de casa, locais públicos, incluindo uma biblioteca pública. Se você não tem acesso ou não se sente confortável usando um computador, pode ligar para a linha direta gratuita do EthicsPoint, que está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.