Sobre a EthicsPoint

O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta abrangente e confidencial de denúncias criada pela NAVEX e que permite que as reclamações sejam informadas, gerenciadas e respondidas com segurança.

Informando reclamações — Geral

Que tipo de problemas, situações ou preocupações devo denunciar?

O sistema da EthicsPoint permite que sejam informadas reclamações sobre:

• Status de certificação de um membro da ASI
• Status de credenciamento de um auditor credenciado da ASI
• Conduta de um membro durante uma auditoria da ASI
• Conduta de um auditor durante uma auditoria da ASI
• Conduta da ASI durante credenciamento de auditor
• Conduta da ASI no que diz respeito à sua governança e/ou políticas
• Conduta de indivíduo(s) envolvido(s) na governança da ASI
• Divulgação de delator
• Qualquer outro assunto cuja resolução a ASI considera que deve estar envolvida.

Se percebo um problema, eu não deveria apenas denunciá-lo ao meu gerente, à empresa relevante ou a um contato da ASI e deixá-los lidar com isso?

Antes de apresentar uma reclamação, você é incentivado a fazer tentativas razoáveis de solucionar sua reclamação no nível mais baixo e apropriado. Sempre que possível, isso inclui fazer uma reclamação diretamente com a organização ou pessoa sujeita à denúncia, e dar a ela a oportunidade de responder e/ou corrigir a situação. Nós reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. É para essas circunstâncias que fizemos uma parceria com a NAVEX. Nós preferimos que você denuncie anonimamente a guardar as informações para si mesmo.

A ASI realmente quer que eu informe preocupações?

Com certeza. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o potencial impacto negativo ou contínuo disso, e oferecer oportunidades para que ele seja abordado e melhorado.

Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias são enviadas diretamente ao servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na ASI, que são responsáveis por sua avaliação. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.

O que acontecerá com minha reclamação?

Todas as reclamações enviadas à ASI serão cuidadosamente revisadas e respondidas. Em termos gerais, há uma série de resultados possíveis ao se apresentar uma reclamação:

• Uma Reclamação pode não estar no âmbito do Mecanismo de Reclamações da ASI; ou
• Quando uma Reclamação está dentro do escopo, ela segue os procedimentos da ASI que podem resultar em um ou mais dos seguintes:
  
  • O assunto pode ser resolvido através do diálogo ou mediação
  • Um Painel independente pode ser convocado
  • O assunto pode ser marcado para a próxima auditoria agendada
  • A medida corretiva pode ser realizada pelo Respondente, seja voluntariamente ou conforme exigido por determinação feita no âmbito do processo de reclamações
  • Procedimentos disciplinares podem ser iniciados e sanções podem ser aplicadas, o que pode incluir perda da Certificação da ASI e/ou Adesão para Membros da ASI, ou perda de Credenciamento da ASI para Auditores.

Que reclamações foram feitas até agora?

Quando acordado pelas partes, o rastreamento de Reclamações sob investigação estará disponível no Site da ASI , incluindo um resumo do(s) problema(s), as etapas e processos em andamento/utilizados para resolver a Reclamação e os resultados alcançados. O Conselho da ASI será mantido atualizado sobre as reclamações em andamento, incluindo recomendações do diretor de Reclamações da ASI, de um Painel ou do Fórum Consultivo dos Povos Indígenas para enfrentá-las.

Segurança e confidencialidade nas denúncias

Os registros de servidor ou cookies me identificarão como o criador da denúncia?

NAVEX não gera nem mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP; portanto, nenhuma informação vinculando o seu computador ou dispositivo móvel à EthicsPoint estará disponível.

Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão revelando a minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá comigo?

O sistema da EthicsPoint protege o seu anonimato. Entretanto, se deseja permanecer anônimo, você — enquanto autor da denúncia — precisa garantir que o texto da denúncia não revele acidentalmente a sua identidade. Por exemplo, "Em meu e-mail anterior em..." ou "Na minha função como...".

E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?

Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.

Dicas e melhores práticas

Não sei se devo fazer uma reclamação, mas a situação não me parece correta. O que devo fazer?

Faça uma denúncia. A NAVEX pode ajudar você a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que permitir que possíveis problemas não sejam impedidos.

E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos? Eles não tentarão ocultar a reclamação?

O sistema EthicsPoint e a distribuição de denúncias garantem que as partes implicadas não sejam notificadas ou tenham acesso a denúncias nas quais tenham sido citadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a reclamação? Ou e se a ASI tiver mais perguntas para mim?

Ao fazer uma denúncia no site da EthicsPoint, você recebe um número exclusivo e aleatório, chamado "chave de denúncia", e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas pela ASI. Recomendamos que você retorne ao site no horário especificado para responder às perguntas da ASI. Você e a ASI entraram agora em um "diálogo anônimo" para investigar e resolver a denúncia.

Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?

Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas na mesma confidencialidade rígida da denúncia inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato.

E se eu perder a minha chave de denúncia ou esquecer a senha que criei?

Para garantir que a segurança e a confidencialidade sejam mantidas, se você perder sua chave de denúncia ou senha, será necessário encaminhar uma nova denúncia. Mencione na nova denúncia a relação com a denúncia ou pergunta que você enviou anteriormente.