Sobre a EthicsPoint

O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta abrangente e confidencial de denúncias criada pela NAVEX e que permite que as reclamações sejam informadas, gerenciadas e respondidas com segurança.

Informando reclamações — Geral

Que tipos de problemas, situações ou preocupações devo comunicar?

O sistema EthicsPoint permite que sejam levantadas queixas acerca de:

• Estatuto de Membro e Certificação de um Membro da ASI
• Conduta de um membro ASI
• Estado de acreditação de uma Empresa de Auditoria, Auditor ou Especialista Registado (incluindo a conduta da ASI)
• Conduta de uma Empresa de Auditoria ou de um Auditor em relação a uma auditoria
• Conduta de um Especialista Registado que apoia um Membro ou uma equipa de auditoria
• Conduta da ASI em relação ao seu processo de garantia, governação, regras e políticas
• Conduta de indivíduo(s) envolvido(s) na gestão ou governação da ASI (incluindo o Conselho da ASI)
• Qualquer outro assunto cuja resolução a ASI considere ser um assunto no qual a ASI se deva envolver.

Se eu detetar um problema, não devo apenas comunicá-lo ao meu superior hierárquico, à empresa relevante, ou um contacto ASI e deixá-los a lidar com a situação?

Antes de apresentar uma queixa, recomendamos que faça tentativas razoáveis para resolver a queixa ao nível mais baixo e mais adequado. Sempre que possível, isto inclui apresentar a queixa diretamente à organização ou pessoa sujeita à queixa e dar-lhes a oportunidade de responder e/ou retificar a situação. Contudo, reconhecemos que poderá haver circunstâncias em que não se sinta confortável em comunicar a questão desta forma. Devido a estas circunstâncias, efetuámos uma parceria com a NAVEX. É preferível que faça uma comunicação de forma anónima do que não fazer comunicação nenhuma.

A ASI realmente quer que eu informe preocupações?

Com certeza. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o potencial impacto negativo ou contínuo disso, e oferecer oportunidades para que ele seja abordado e melhorado.

Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias são enviadas diretamente ao servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na ASI, que são responsáveis por sua avaliação. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.

O que vai acontecer à minha queixa?

Cada Queixa submetida à ASI será cuidadosamente analisada e respondida. Em termos gerais, existe uma série de resultados possíveis quando se apresenta uma queixa:

• Uma queixa pode não estar abrangida pelo âmbito do Mecanismo de Queixas da ASI; ou
• Quando uma Queixa está dentro do âmbito, segue os procedimentos publicados pela ASI, que podem resultar num ou mais dos seguintes:
  
  • A questão pode ser resolvida através do diálogo ou da mediação
  • A ASI pode decidir a favor ou contra a pessoa que faz a queixa
  • Pode ser necessário que o assunto seja considerado como parte da próxima auditoria programada
  • A ação corretiva pode ser realizada pelo Respondente, voluntariamente ou conforme exigido por uma determinação feita no âmbito do processo de queixas
  • Podem ser iniciados procedimentos disciplinares e podem ser aplicadas sanções, que podem incluir a perda da Certificação ASI e/ou Filiação para os Membros da ASI, ou a perda da Acreditação ASI para os Auditores
  • Se a decisão envolver a perda de adesão ou certificação da ASI, ou danos graves para as pessoas, poderá ser alvo de recurso.

Que queixas foram feitas até ao momento?

Quando acordado pelas partes, o rastreio das Queixas sob investigação estará disponível no website da ASI, incluindo um resumo do(s) problema(s), as etapas e processos em curso/utilizados para resolver a Queixa e o(s) resultado (s) atingido(s). O Conselho da ASI será mantido atualizado sobre as Queixas em processo, incluindo queixas do Oficial de Queixas da ASI, de um Avaliador ou do Fórum Consultivo dos Povos Indígenas para abordar estas.

Segurança e confidencialidade nas denúncias

Os registros de servidor ou cookies me identificarão como o criador da denúncia?

NAVEX não gera nem mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP; portanto, nenhuma informação vinculando o seu computador ou dispositivo móvel à EthicsPoint estará disponível.

Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão revelando a minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá comigo?

O sistema da EthicsPoint protege o seu anonimato. Entretanto, se deseja permanecer anônimo, você — enquanto autor da denúncia — precisa garantir que o texto da denúncia não revele acidentalmente a sua identidade. Por exemplo, "Em meu e-mail anterior em..." ou "Na minha função como...".

E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?

Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.

Dicas e melhores práticas

Não sei se devo fazer uma reclamação, mas a situação não me parece correta. O que devo fazer?

Faça uma denúncia. A NAVEX pode ajudar você a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que permitir que possíveis problemas não sejam impedidos.

E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos? Eles não tentarão ocultar a reclamação?

O sistema EthicsPoint e a distribuição de denúncias garantem que as partes implicadas não sejam notificadas ou tenham acesso a denúncias nas quais tenham sido citadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a reclamação? Ou e se a ASI tiver mais perguntas para mim?

Ao fazer uma denúncia no site da EthicsPoint, você recebe um número exclusivo e aleatório, chamado "chave de denúncia", e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas pela ASI. Recomendamos que você retorne ao site no horário especificado para responder às perguntas da ASI. Você e a ASI entraram agora em um "diálogo anônimo" para investigar e resolver a denúncia.

Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?

Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas na mesma confidencialidade rígida da denúncia inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato.

E se eu perder a minha chave de denúncia ou esquecer a senha que criei?

Para garantir que a segurança e a confidencialidade sejam mantidas, se você perder sua chave de denúncia ou senha, será necessário encaminhar uma nova denúncia. Mencione na nova denúncia a relação com a denúncia ou pergunta que você enviou anteriormente.