Versigent Drive Line – Nasza infolinia ds. etyki

Drive Line – nasza infolinia ds. etyki – jest poufnym narzędziem zgłaszania nieprawidłowości, za pomocą którego można zgłaszać wszelkie wątpliwości dotyczące potencjalnie niewłaściwego, nieetycznego lub niezgodnego z prawem postępowania.

Kto może korzystać z infolinii Drive Line?

Firma zachęca swoich obecnych i byłych pracowników oraz wszelkich obecnych i byłych interesariuszy firmy, takich jak przedstawiciele, kontrahenci, klienci, dostawcy lub inne osoby trzecie, do zgłaszania wątpliwości dotyczących kwestii prawnych i etycznych. Szybkie wskazanie takich problemów pozwala firmie na przeprowadzenie dochodzenia w odpowiednim czasie i zminimalizowanie wszelkich potencjalnych skutków poprzez zajęcie się problemami i ich rozwiązanie.

Jakiego rodzaju sytuacje należy zgłaszać?

Należy korzystać z infolinii Drive Line do informowania firmy o wszelkich działaniach, które mogą potencjalnie stwarzać zagrożenie lub naruszać nasz Kodeks postępowania, nasze zasady, przepisy administracji rządowej, wymagania dotyczące bezpieczeństwa produktów lub przepisy prawa. Obejmuje to między innymi następujące przypadki:

Molestowanie w miejscu pracy
Kradzież
Oszustwo
Łapówkarstwo, korupcja lub nielegalne prowizje
Niewłaściwe udostępnianie informacji poufnych
Niedokładna sprawozdawczość finansowa
Postępowanie wbrew zasadom uczciwej konkurencji
Naruszenia praw człowieka, np. zakazu pracy przymusowej i pracy osób nieletnich
Kwestie środowiskowe, np. niewłaściwe postępowanie z odpadami lub substancjami niebezpiecznymi
Wątpliwości dotyczące dostawców lub partnerów biznesowych firmy
Każde postępowanie, które w dobrej wierze uważasz za niewłaściwe.

Zgłoszenia przesyłane za pomocą infolinii Drive Line muszą być dokonywane w dobrej wierze. Pracownicy mają obowiązek uczestniczyć w dobrej wierze w każdym dochodzeniu. Firma nie będzie tolerować przypadków zgłoszeń, które zostały świadomie przekazane przez pracowników w oparciu o fałszywe informacje, przekazywania fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji w toku dochodzenia ani innego rodzaju działań podejmowanych w złej wierze.

Czy mogę dokonać zgłoszenia przez Internet lub telefonicznie?

Dostęp do infolinii Drive Line można uzyskać online za pośrednictwem komputera lub urządzenia mobilnego. Dostęp do infolinii Drive Line można również uzyskać za pośrednictwem lokalnych bezpłatnych numerów telefonów. Infolinia Drive Line jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu (zawsze i wszędzie).

Czy infolinia oferuje usługę tłumaczenia?

Tak, tłumaczenia są dostępne w wielu językach, zarówno online, jak i podczas przekazywania zgłoszenia telefonicznie.

Kto zajmuje się zgłoszeniami przekazanymi za pomocą infolinii Drive Line i dochodzeniami w ich sprawie?

Połączenia i zgłoszenia przekazane online za pomocą infolinii Drive Line są obsługiwane przez niezależnego, bezstronnego dostawcę zewnętrznego (NAVEX), który zatrudnia osoby niebędące pracownikami firmy.

Dział ds. prawa i zgodności jest odpowiedzialny za nadzorowanie przydzielania zgłoszeń przekazanych za pomocą infolinii Drive Line odpowiednim pracownikom w celu przeprowadzenia dokładnego i bezstronnego dochodzenia. Osoby prowadzące dochodzenia nie zostaną przydzielone do danej sprawy, jeśli łączą je bliskie relacje z którąkolwiek z zaangażowanych osób. Na przykład, jeśli w zgłoszeniu podano, że lokalne kierownictwo placówki lub przedstawiciele działu kadr mogą być zaangażowani w sprawę, do przeprowadzenia dochodzenia zostanie wyznaczona osoba spoza danej placówki.

Czy informacje zawarte w moim zgłoszeniu będą traktowane jako poufne?

Informacje o zgłoszeniach przekazanych za pomocą infolinii Drive Line i prowadzonych w ich sprawie dochodzeniach są ściśle poufne. Kwestie te omawiane są tylko z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w dochodzenie i osobami, które muszą mieć dostęp do tych informacji z określonych względów. Niezachowanie poufności wiąże się z konsekwencjami. Firma przestrzega obowiązujących przepisów prawa i regulacji dotyczących ochrony prywatności danych.

Czy mogę zgłosić problem anonimowo?

To osoba zgłaszająca decyduje, czy chce podać swoje imię i nazwisko, czy woli zachować anonimowość. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie wystarczającej ilości szczegółowych informacji, aby jej zgłoszenie mogło zostać w pełni zbadane. Nikt nie może nalegać ani nie będzie wywierał presji, aby osoba zgłaszająca ujawniła swoją tożsamość.

Czy będę mieć zapewnioną ochronę przed odwetem, jeśli prześlę zgłoszenie za pomocą infolinii Drive Line lub będę świadkiem w dochodzeniu?

Polityka naszej firmy dotycząca zgłaszania nieprawidłowości i przeciwdziałania odwetowi surowo zabrania podejmowania działań odwetowych. Dążymy do utrzymania środowiska pracy, w którym każdy pracownik może swobodnie dzielić się swoimi wątpliwościami i informować o nieprawidłowościach bez obawy przed odwetem. Żadna osoba zgłaszająca nieprawidłowości nie może zostać zwolniona, zdegradowana, zawieszona, być zastraszana, nękana, zmuszana lub poddawana odwetowi w jakikolwiek inny sposób w związku z przekazaniem skargi w dobrej wierze lub udzieleniem pomocy podczas przeprowadzania dochodzenia.

Niniejsza Polityka ma również zastosowanie do naszych dostawców zgodnie z naszym Kodeksem postępowania dostawców. Firma nie będzie tolerować żadnych działań odwetowych podejmowanych względem jakiejkolwiek osoby lub dostawcy, który złoży skargę, zgłosi wątpliwości lub w dobrej wierze przekaże informacje na temat rzeczywistego lub potencjalnego niewłaściwego postępowania.

Jeśli uważasz, że podjęto względem Ciebie działania odwetowe, zgłoś to za pośrednictwem infolinii Drive Line lub innego kanału zgłaszania.

Czy infolinia Drive Line to jedyna metoda zgłaszania problemów?

Zachowywanie milczenia wówczas, gdy dana osoba wie o potencjalnym problemie, nigdy nie jest właściwym wyborem. Jeśli nie wiesz, co zrobić, po prostu o to zapytaj. Pracownicy mają dostęp do dodatkowych kanałów zgłaszania, które obejmują zgłaszanie wszelkich pytań lub wątpliwości bezpośrednio swojemu przełożonemu lub kierownikowi, lokalnym przedstawicielom kierownictwa, działowi kadr lub globalnemu działowi ds. prawa i zgodności. Osoby spoza firmy mogą również zgłaszać wątpliwości za pośrednictwem dodatkowych kanałów, takich jak osoba kontaktowa w firmie (np. kupiec lub dowolny członek działu ds. zarządzania łańcuchem dostaw) lub dowolny członek globalnego działu ds. prawa i zgodności w firmie, z którym można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem [contact email address to be updated].

Proces przeprowadzania dochodzenia

Otrzymanie zgłoszenia

Po przekazaniu zgłoszenia za pośrednictwem infolinii Drive Line lub innych kanałów, dział ds. prawa i zgodności sprawdzi zgłoszenie i potwierdzi jego otrzymanie. Odbiór zgłoszeń przekazanych za pośrednictwem infolinii Drive Line jest natychmiast potwierdzany. Osoba zgłaszająca otrzymuje numer zgłoszenia, klucz i hasło umożliwiające uzyskanie dostępu do zgłoszenia.

Sprawdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu

Dział ds. prawa i zgodności sprawdza dane i weryfikuje, czy zgłoszenie zawiera wystarczającą ilość informacji, aby przydzielić sprawę odpowiednim osobom i kontynuować dochodzenie. Gdy dział ds. prawa i zgodności uzyska wystarczającą ilość informacji, sprawa zostanie przydzielona osobie prowadzącej dochodzenie z odpowiedniego działu, zgodnie z przedmiotem zgłoszenia, w celu rozpatrzenia sprawy i wszczęcia dochodzenia.

Przydzielenie sprawy osobie prowadzącej dochodzenie

Dział ds. prawa i zgodności jest odpowiedzialny za nadzorowanie przydzielania zgłoszeń przekazanych za pomocą infolinii Drive Line odpowiednim pracownikom w celu przeprowadzenia dokładnego, niezależnego i bezstronnego dochodzenia. Osoby prowadzące dochodzenia w sprawach przekazanych za pomocą infolinii Drive Line zostały przeszkolone w zakresie wytycznych dotyczących dochodzeń, najlepszych praktyk i korzystania z narzędzia EthicsPoint. Podczas przetwarzania i badania sprawy osoba odpowiedzialna za dochodzenie musi przestrzegać zasad i procedur firmy, reguł przedstawionych podczas szkolenia z zakresu dochodzeń oraz przepisów prawa.

Uzyskiwanie dodatkowych informacji na potrzeby dochodzenia

Gdy będzie to możliwe, osoba prowadząca dochodzenie w sprawie skontaktuje się z osobą zgłaszającą w celu uzyskania dodatkowych szczegółowych informacji. Kontakt można zostać nawiązany bezpośrednio z osobą zgłaszającą, jeśli udostępni ona swoje dane kontaktowe. Z osobami, które przekazały zgłoszenie anonimowo za pomocą infolinii Drive Line, można skontaktować się za pośrednictwem narzędzia Drive Line – EthicsPoint. Osoby zgłaszające mogą pozostać anonimowe przez cały czas trwania dochodzenia i po jego zakończeniu.

Jeśli osoba zgłaszająca przekaże dodatkowe informacje lub jeśli podane informacje są wystarczające do kontynuowania postępowania, osoba badająca sprawę przeprowadzi szczegółowe dochodzenie. Jeśli jednak osoba zgłaszająca nie udzieli odpowiedzi na pytania o dodatkowe informacje pomimo wielokrotnych prób podjętych przez osobę prowadzącą dochodzenie, sprawa zostanie zamknięta, a osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o zamknięciu sprawy.

Działania podejmowane w przypadku uzasadnionych zgłoszeń

W przypadku uzasadnionych zgłoszeń podjęte zostaną odpowiednie działania. Wskazane problemy zostaną rozwiązane przez odpowiedni dział, przekazane dalej lub zakomunikowane kierownictwu i innym interesariuszom, stosownie do danego przypadku.

Zamknięcie sprawy

Osoby zgłaszające zostaną poinformowane o zamknięciu sprawy. Jeśli będzie to możliwe i w stosownych przypadkach, osoba zgłaszająca zostanie poproszona o wyrażenie opinii na temat działań, które należy podjąć lub które zostały już podjęte.

Pytania

W razie dodatkowych pytań należy skontaktować się z działem ds. prawa i zgodności pod adresem [Contact email to be updated].