Informacje o EthicsPoint

Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Wskazówki i najlepsze praktyki

Informacje o EthicsPoint

Co to jest EthicsPoint?

EthicsPoint to stworzone przez firmę NAVEX kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości, które ułatwia kierownictwu i pracownikom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innych przypadków niewłaściwego postępowania w miejscu pracy przy jednoczesnym pielęgnowaniu pozytywnego środowiska pracy.

Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?

Wierzymy, że nasi pracownicy są naszym najważniejszym kapitałem. Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne środowisko pracy i maksymalizować wydajność.

Prawo wymaga, aby firmy notowane publicznie na giełdzie udostępniały narzędzie do zgłaszania oszustw związanych z księgowością i audytami bezpośrednio do komisji audytowej.

Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości będzie stanowił uzupełnienie naszych pozostałych wysiłków na rzecz promowania kultury uczciwości i etycznego podejmowania decyzji.

Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne

Czy mogę dokonać zgłoszenia przez Internet lub telefon?

Tak. Dzięki EthicsPoint możesz złożyć poufne, anonimowe zgłoszenie przez telefon lub Internet.

Jakiego rodzaju sytuacje należy zgłaszać?

System EthicsPoint służy pracownikom do zgłaszania wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania lub innych problemów, jakie mogą się pojawić.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?

Jeśli zauważasz jakieś zachowanie, które w twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania, masz obowiązek to zgłosić. Idealnym rozwiązaniem jest omówienie sprawy z bezpośrednim menedżerem lub naszym zespołem zarządzającym. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w pewnych okolicznościach możesz nie czuć się komfortowo, zgłaszając problem w ten sposób. Ze względu na takie sytuacje nawiązaliśmy współpracę z EthicsPoint. Wolimy otrzymać anonimowe informacje niż nie uzyskać ich wcale.

Dlaczego miałbym informować o tym, co wiem? Co ja z tego będę miał?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Pracując razem, możemy utrzymać zdrowe i wydajne środowisko. Niewłaściwe postępowanie korporacji może zagrozić istnieniu całej firmy.

Czy kierownictwo naprawdę chce, żebym zgłaszał nieprawidłowości?

Oczywiście, że tak. Tak naprawdę potrzebujemy takich zgłoszeń. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie – zarówno dobrego, jak i złego. Możesz mieć wiedzę na temat początkowych etapów działań, które mogą być powodem do niepokoju. Twoje zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników. Ponadto pozytywny wkład może pomóc w zidentyfikowaniu problemów, rozwiązanie których może pomóc poprawić kulturę korporacyjną i zwiększyć wydajność.

Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto może mieć do nich dostęp?

Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint, co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko konkretnym osobom z firmy, do których należy ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Każdy z tych odbiorców zgłoszeń przeszedł szkolenie w zakresie zapewnienia im jak największej poufności.

Czy ten system nie jest właśnie przykładem na to, że ktoś mnie monitoruje?

System EthicsPoint skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do poszukiwania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania obaw. Skuteczna komunikacja jest kluczowa we współczesnym miejscu pracy, a to jest świetne narzędzie do jej usprawnienia.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie zgłaszania nieprawidłowości, aby wypełnić nasze obowiązki w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnego środowiska zgłaszania nieprawidłowości.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis w dzienniku serwera, pokazując wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?

EthicsPoint nie generuje ani nie prowadzi dziennika połączeń wewnętrznych z adresami IP, dlatego nie są dostępne żadne informacje łączące komputer osoby zgłaszającej z EthicsPoint. W rzeczywistości firma EthicsPoint jest zobowiązana umową, aby nie ustalać tożsamości osoby składającej zgłoszenie.

Jeśli nie czujesz się wystarczająco pewnie, aby dokonać zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza naszym środowiskiem pracy (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych, itp.) i złożyć je przez bezpieczną stronę internetową EthicsPoint. Wiele osób korzysta z tej możliwości. Dane EthicsPoint pokazują, że nie więcej niż 12% zgłoszeń dokonywanych jest w godzinach pracy.

Czy mogę przesłać zgłoszenie z domu i nadal zachować anonimowość?

Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do Internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie ustala tożsamości użytkownika za pomocą nazwy użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, co gwarantuje zachowanie pełnej anonimowości. Ponadto firma EthicsPoint jest zobowiązana umową, aby nie ustalać tożsamości osoby składającej zgłoszenie.

Obawiam się, że informacje, które udostępniam EthicsPoint, mogą ostatecznie ujawnić moją tożsamość. Jak możecie zagwarantować, że tak się nie stanie?

Zaprojektowaliśmy system EthicsPoint tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jeśli jednak chcesz zachować anonimowość, jako osoba zgłaszająca musisz zadbać o to, aby treść zgłoszenia przypadkowo nie ujawniła Twojej tożsamości. Na przykład: „Z mojego biurka obok Jana Nowaka...” lub „W ciągu moich 33 lat pracy...”.

Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?

Tak. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi na witrynie internetowej EthicsPoint. Zgłoszenia te podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności, jakie są stosowane podczas ich składania.

Co zrobić, jeśli chcę ujawnić moją tożsamość w składanym zgłoszeniu?

W zgłoszeniu jest część, w której możesz podać swoją tożsamość, jeśli sobie tego życzysz.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Wiem o pewnych osobach zaangażowanych w nieetyczne postępowanie, ale to mnie nie dotyczy. Dlaczego miałbym to zgłaszać?

Nasza firma dąży do promowania etycznego zachowania. Wszelkie nieetyczne postępowanie, na każdym poziomie, w ostatecznym rozrachunku szkodzi firmie i wszystkim pracownikom, łącznie z Tobą. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o przypadkach niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.

Nie jestem pewien, czy to, co widziałem lub usłyszałem, jest naruszeniem polityki firmowej lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale w mojej ocenie było to nie w porządku. Co powinienem zrobić?

Zgłoś to. Operator linii EthicsPoint pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy, żebyś zgłosił sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż żebyś pozwolił, aby ewentualne nieetyczne zachowanie umknęło naszej uwadze, ponieważ nie byłeś pewien, czy należy je zgłosić.

Co zrobić, jeśli mój szef lub inni menedżerowie są zamieszani w naruszenie przepisów? Czy nie dostaną zgłoszenia i nie zaczną tuszować sprawy?

System zgłoszeń EthicsPoint i dystrybucja zgłoszeń są skonstruowane tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.

Co jeśli przypomnę sobie coś ważnego o zdarzeniu po dokonaniu zgłoszenia? Albo co zrobić, jeśli firma będzie miała do mnie dodatkowe pytania dotyczące mojego zgłoszenia?

Składając zgłoszenie przez stronę internetową EthicsPoint lub przez call center EthicsPoint, otrzymasz unikatową nazwę użytkownika i wybierzesz własne hasło. Dzięki nim możesz wrócić do systemu EthicsPoint (przez Internet lub telefonicznie), przejść do swojego zgłoszenia i uzupełnić szczegóły lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy, a także podać dodatkowe informacje, które ułatwią rozstrzygnięcie otwartych kwestii. Dlatego zdecydowanie zachęcamy, aby po złożeniu anonimowego zgłoszenia wracać na stronę internetową w podanym czasie w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania od firmy. Prowadzisz bowiem od teraz „anonimowy dialog” z firmą, w którym nie tylko wskazuje się na sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak są skomplikowane.

Czy te kolejne zgłoszenia uzupełniające są tak samo bezpieczne jak pierwsze?

Wszelkie kontakty z EthicsPoint traktowane są tak samo poufnie i zapewnieniem takiego samego stopnia anonimowości jak w przypadku pierwotnego zgłoszenia.

Czy mogę dokonać zgłoszenia, jeśli nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie do EthicsPoint możesz złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Możesz przesłać je z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli nie masz dostępu do Internetu lub niechętnie korzystasz z komputera, możesz zadzwonić na bezpłatną infolinię EthicsPoint, która jest czynna przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku.