Zgłoś problem
Często zadawane pytania:
Informacje o EthicsPoint
Czym jest system EthicsPoint?
EthicsPoint to stworzone przez firmę NAVEX kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania problemów, które ułatwia interesariuszom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innych przypadków niewłaściwego postępowania w miejscu pracy przy jednoczesnym kreowaniu pozytywnej atmosfery. NAVEX jest dostawcą firmy ArcelorMittal, dla której zbiera informacje na całym świecie w sposób przejrzysty, niezależny i neutralny.
Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?
- Uważamy, że naszym największym kapitałem są pracownicy. Tworząc otwarte kanały komunikacji, promujemy pozytywne środowisko pracy i zwiększamy produktywność.
- Prawo wymaga, aby firmy notowane publicznie na giełdzie udostępniały narzędzie do zgłaszania oszustw związanych z księgowością i audytami bezpośrednio do komisji ds. audytu.
- Skuteczny system zgłaszania wspomoże nasze wysiłki zmierzające do budowania kultury opartej na przestrzeganiu prawa, uczciwości oraz etycznym podejmowaniu decyzji.
Zgłaszanie: informacje ogólne
Czy mogę dokonać zgłoszenia przez Internet lub telefon?
Tak. Dzięki EthicsPoint możesz złożyć poufne, anonimowe zgłoszenie przez telefon lub Internet.
Jakie sytuacje należy zgłaszać?
System EthicsPoint został zaprojektowany w taki sposób, aby pracownicy mogli zgłaszać wszelkie naruszenia naszego Kodeksu etyki w biznesie, zasad firmy ArcelorMittal, lokalnych przepisów oraz wszelkie inne obawy czy wątpliwości.
Należy jednak pamiętać o wszelkich ograniczeniach prawnych, które obowiązują w Twoim kraju.
Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?
Jeśli zauważasz jakieś zachowanie, które w twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania w biznesie, masz obowiązek to zgłosić. Idealnym rozwiązaniem jest omówienie sprawy z bezpośrednim przełożonym/kierownikiem lub innym członkiem kadry zarządzającej, pracownikiem działu prawnego lub zgodności.
Rozumiemy jednak, że w pewnych okolicznościach możesz czuć się niekomfortowo, zgłaszając sprawę w taki sposób. Ze względu na takie sytuacje nawiązaliśmy współpracę z EthicsPoint. Wolimy otrzymać anonimowe informacje niż nie uzyskać ich wcale.
Dlaczego należy zgłosić coś, o czym wiem? Co będę z tego mieć?
Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Dzięki wspólnej pracy możemy utrzymać odpowiednie warunki pracy, które zapewnią bezpieczeństwo, zdrowie i wysoką produktywność. Niewłaściwe postępowanie może zagrażać istnieniu całej firmy.
Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?
Oczywiście, że tak. Bardzo nam na nim zależy. Wiesz, co dzieje się w firmie – i dobrego, i złego. Możesz mieć wiedzę o początkowych etapach niepokojących działań. Zgłoszenie może zminimalizować potencjalne negatywne skutki, które odbiłyby się na firmie i jej pracownikach. A konstruktywne opinie pomogą zidentyfikować obszary, które pozwolą ulepszyć kulturę korporacyjną i wydajność.
Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint, co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko tym osobom z firmy, do których należy zbadanie i ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Wszystkie osoby otrzymujące zgłoszenia zostały wyszkolone w zakresie zachowywania najwyższej poufności przy ich obsłudze.
Czy ten system nie jest po prostu narzędziem nadzoru i kontroli?
System EthicsPoint skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do szukania wytycznych w razie dylematów etycznych, przedstawiania pozytywnych sugestii i dzielenia się wszelkimi wątpliwościami. Skuteczna komunikacja ma w obecnych realiach kluczowe znaczenie, a system ten jest odpowiednim narzędziem jej usprawniania.
Rozważnie wybraliśmy najlepsze narzędzie, aby jednocześnie spełnić obowiązki związane z przestrzeganiem przepisów oraz tworzyć pozytywne środowisko zachęcające do zgłaszania problemów.
Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis na serwerze, pokazując wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?
System EthicsPoint nie generuje i nie utrzymuje żadnych dzienników wewnętrznych połączeń z adresami IP, nie są więc dostępne żadne informacje łączące twój komputer z systemem EthicsPoint. Co więcej firma EthicsPoint jest zobowiązana kontraktem, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.
Jeśli czujesz dyskomfort w związku ze składaniem zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z telefonu lub komputera poza biurem (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych itp.) i złożyć je przez bezpieczną stronę internetową EthicsPoint. Wiele osób korzysta z tej możliwości, co potwierdzają statystki: według EthicsPoint, zgłoszeń dokonywanych w godzinach pracy jest mniej niż 12%.
Czy mogę wysłać zgłoszenie z domu i jednocześnie zachować anonimowość?
Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzających po nazwie użytkownika, a sam system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, dzięki czemu zachowana jest całkowita anonimowość. Co więcej system EthicsPoint jest objęty zobowiązaniem umownym, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.
Boję się, że informacje, które podam EthicsPoint, umożliwią odkrycie mojej tożsamości. Jak możecie mnie zapewnić, że do tego nie dojdzie?
System EthicsPoint zaprojektowaliśmy tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jeśli chcesz jednak zagwarantować sobie anonimowość, musisz zwrócić uwagę na to, aby informacje podane w treści zgłoszenia nie zdradziły przypadkowo Twojej tożsamości. Przykłady sformułowań, które mogą zdradzić zgłaszającego to: „Siedzę obok Jana Kowalskiego...” czy „W ciągu 33 lat pracy...”.
Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów jest również poufna i anonimowa?
Tak. Zgłaszający zostanie poproszony o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi na witrynie internetowej EthicsPoint. Do rejestrowania tych zgłoszeń stosuje się takie same środki bezpieczeństwa i zachowania poufności.
A jeśli chcę podać swoją tożsamość?
W zgłoszeniu internetowym jest sekcja, w której — jeśli sobie tego życzysz — możesz ujawnić swoją tożsamość.
Wskazówki i najlepsze praktyki
Wiem o nieetycznych zachowaniach pewnych osób, jednak nie dotyczą one mnie w żaden sposób. Dlaczego mam to zgłaszać?
Chcemy promować etyczne zachowania w ArcelorMittal. Każde nieetyczne postępowanie na każdym poziomie może w ostatecznym rozrachunku dotknąć firmę i wszystkich pracowników, w tym także Ciebie. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o przypadkach niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.
Nie wiem na pewno, czy to, co udało mi się zauważyć, jest naruszeniem polityki firmy ani czy wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale wydaje mi się niewłaściwe. Co mam zrobić?
Zgłoś to. Operator linii EthicsPoint pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy zgłoszenie sytuacji, która okaże się nieszkodliwa, niż pozostawienie bez sprawdzenia potencjalnie nieetycznego zachowania tylko dlatego, że nie masz pewności.
Co dzieje się, gdy w sprawę naruszenia zasad zamieszany jest mój szef lub inne osoby z kierownictwa? Czy nie otrzymają zgłoszenia i nie zaczną zacierać śladów?
System zgłoszeń EthicsPoint jest tak skonstruowany tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.
Co zrobić, jeśli po złożeniu zgłoszenia przypomni mi się coś ważnego związanego ze zdarzeniem? Lub co zrobić, jeśli firma będzie miała do mnie dalsze pytania w odniesieniu do mojego zgłoszenia?
Składając zgłoszenie przez stronę internetową EthicsPoint lub przez centrum telefoniczne EthicsPoint, otrzymasz unikatową nazwę użytkownika oraz podasz własne hasło. Dzięki nim możesz wrócić do systemu EthicsPoint (czy to przez Internet, czy przez telefon), przejść do swojego zgłoszenia i uzupełnić szczegóły lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy, a także wpisać dodatkowe informacje, które ułatwią rozstrzygnięcie otwartych kwestii. Dlatego zdecydowanie zachęcamy, aby po złożeniu anonimowego zgłoszenia wracać na stronę internetową w podanym czasie w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania od firmy. Prowadzisz „anonimowy dialog” z ArcelorMittal, w którym nie tylko identyfikuje się konkretne sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak bardzo są skomplikowane.
Czy takie uzupełniające zgłoszenia są równie bezpieczne jak pierwsze zgłoszenie?
Wszelkie kontakty z EthicsPoint traktowane są tak samo poufnie i z taką samą anonimowością, co samo zgłoszenie.
Czy mogę złożyć zgłoszenie w przypadku gdy nie mam dostępu do Internetu?
Zgłoszenie do EthicsPoint można złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Zgłoszenia można dokonać z domu. Wiele miejsc publicznych, włączając biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli nie masz dostępu do Internetu lub niechętnie korzystasz z komputera, możesz zadzwonić na bezpłatną linię pomocy EthicsPoint, która jest czynna przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku, do tego jest obsługiwana w wielu językach.