Veelgestelde vragen
Over EthicsPoint
Wat is EthicsPoint?
EthicsPoint is de uitgebreide en vertrouwelijke meldingstool van NAVEX waarmee het management en werknermers kunnen samenwerken om fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkplek aan te pakken en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren.
Waarom hebben we een systeem als EthicsPoint nodig?
- Onze werknermers zijn onze belangrijkste troef. Door open communicatiekanalen te creëren, bevorderen we een positieve werkomgeving en maximaliseren we de productiviteit.
- Een effectief meldingssysteem helpt ons een integere cultuur te creëren waarin ethisch verantwoorde beslissingen genomen worden.
Meldingen – Algemeen
Mag ik een melding doen via het internet of de telefoon?
Ja. Met EthicsPoint kan je vertrouwelijk en anoniem melding doen via de telefoon of het internet.
Over welke situaties moet ik melding maken?
Het EthicsPoint-systeem is bedoeld voor werknemers om elke schending van onze gedragscode of een andere kwestie te melden.
Als ik een overtreding zie, moet ik deze dan niet gewoon melden aan mijn manager, aan de beveiliging of aan human resources zodat zij het verder kunnen afhandelen?
Als je gedrag waarneemt waarvan je denkt dat het in strijd is met onze gedragscode, verwachten wij dat je dit meldt. Idealiter meld je elke kwestie bij je leidinggevende of bij een ander lid van het management team. Wij erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin je je niet comfortabel voelt bij deze manier van melden. Voor dergelijke gevallen zijn we de samenwerking met NAVEX aangegaan. We hebben liever dat je iets anoniem meldt, dan dat je de informatie niet deelt.
Waarom zou ik melden wat ik weet? Wat heb ik daaraan?
We hebben allemaal het recht om in een positieve omgeving te werken en met dat recht komt de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en de juiste personen op de hoogte te stellen van ongepast gedrag. Door samen te werken kunnen we een gezonde en productieve omgeving behouden. Wangedrag binnen het bedrijf kan het bestaan van een hele onderneming bedreigen.
Wil het management echt dat ik melding maak?
Absoluut. In feite hebben we jou nodig om verslag uit te brengen. Jij weet wat er binnen het bedrijf speelt, zowel goede als slechte dingen. Mogelijk ben jij de eerste die op de hoogte is van een activiteit die aanleiding kan geven tot bezorgdheid. Jouw melding kan de mogelijke negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze medewerkers tot een minimum beperken. Ook kan het aandragen van positieve input helpen bij het identificeren van problemen om de bedrijfscultuur en -prestaties te verbeteren.
Waar komen deze meldingen terecht? Wie heeft er toegang toe?
Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint. NAVEX stelt deze meldingen alleen ter beschikking van specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met de evaluatie van de melding, op basis van het type overtreding en locatie van het incident. Al deze personen zijn getraind om deze meldingen strikt vertrouwelijk te houden.
Is dit systeem niet gewoon een voorbeeld van iemand die mij controleert?
Nee. EthicsPoint is een positief aspect van onze algehele filosofie waardoor we een veilige, beveiligde en ethische werkplek kunnen verzekeren. Je wordt aangemoedigd om advies te vragen over ethische dilemma's, positieve suggesties te doen of je bezorgdheid mede te delen. Doeltreffende communicatie is van cruciaal belang op de werkplek van vandaag en dit is een geweldig hulpmiddel om die communicatie te verbeteren.
We hebben zorgvuldig de beste meldingstool gekozen om aan onze nalevingsverplichtingen te voldoen waarmee we tegelijkertijd een positief meldingsklimaat kunnen behouden.
Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen
Begrijp ik het goed dat elke melding, die ik indien vanaf een bedrijfscomputer verstuur, een serverlogbestand genereert dat elke website toont waarmee mijn pc verbinding maakt? Ben ik niet via dit logbestand te identificeren?
NAVEX genereert of onderhoudt geen interne verbindingslogboeken met IP-adressen, dus er is geen informatie beschikbaar die jouw pc kopppelt aan EthicsPoint.
Als je je ongemakkelijk voelt bij het indienen van een melding op je werk pc, dan kan je een pc gebruiken buiten onze werkomgeving (zoals een pc in een internetcafé of bij een vriend thuis) via de beveiligde website van EthicsPoint. Veel mensen kiezen voor deze optie, aangezien de gegevens van NAVEX aantonen dat minder dan 12% van de meldingen tijdens kantooruren worden gegenereerd.
Kan ik thuis een melding indienen en nog steeds anoniem blijven?
Een melding thuis indienen, vanaf de computer van een buur, of een internetportaal blijft veilig en anoniem. Een internetportaal identificeert een bezoeker nooit op basis van de schermnaam en het EthicsPoint-systeem verwijdert internetadressen zodat anonimiteit volledig wordt gehandhaafd.
Ik ben bezorgd dat de informatie die ik EthicsPoint geef uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kan je mij verzekeren dat dit niet zal gebeuren?
Het EthicsPoint-systeem is ontworpen om je anonimiteit te waarborgen. Als je anoniem wil blijven, moet je, als meldende partij, er echter voor zorgen dat de tekst van de melding jouw identiteit niet per ongeluk onthult. Bijvoorbeeld: "Vanuit mijn kantoorhokje naast Jan Smidts...." of "In mijn 33 jaar...".
Is de gratis hotline via de telefoon ook vertrouwelijk en anoniem?
Ja. Je wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die je in een webgebaseerde melding zou geven en een interviewer zal jouw antwoorden in de EthicsPoint-website typen. Op deze meldingen zijn dezelfde beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen van toepassing.
Wat als ik geïdentificeerd wil worden met mijn melding?
Het meldingsformulier bevat een gedeelte waarin je jezelf kan identificeren als je dat wenst.
Tips en beste werkwijzen
Ik weet dat sommige personen zich onethisch gedragen, maar het heeft geen invloed op mij. Waarom zou ik me druk maken?
Ons bedrijf promoot ethisch gedrag. Alle vormen van onethisch gedrag, op welk niveau dan ook, is schadelijk voor het bedrijf, de werknemers en jezelf. Je hoeft alleen maar te denken aan wat er is gebeurd in recente bedrijfsschandalen om de rampzalige effecten te zien van een ogenschijnlijk onschuldige ethische misstap voor een anders gezond bedrijf. Dus als je op de hoogte bent van incidenten van wangedrag of ethische schendingen, beschouw het dan als je plicht aan jezelf en je collega's om dit te melden.
Ik weet niet zeker of wat ik heb gezien of gehoord een overtreding van het bedrijfsbeleid is, of dat er sprake is van onethisch gedrag, maar het ziet er gewoon niet goed uit. Wat moet ik doen?
Dien een melding in. NAVEX kan je helpen bij het opstellen en indienen van je melding, zodat deze goed begrepen kan worden. We hebben liever dat je een situatie rapporteert die onschadelijk blijkt te zijn dan dat onethisch gedrag ongecontroleerd blijft omdat je erover twijfelt.
Wat als mijn baas of andere managers betrokken zijn bij een overtreding? Krijgen ze de melding niet onder ogen om vervolgens te proberen de zaak in de doofpot te stoppen?
Het EthicsPoint-systeem en de distributie van meldingen zijn zo ontworpen dat de betrokken partijen geen melding krijgen van of toegang krijgen tot de meldingen waarin zij worden genoemd.
Wat als ik me iets belangrijks herinner over het incident nadat ik de melding heb ingediend? Of wat als het bedrijf verdere vragen voor mij heeft met betrekking tot mijn melding?
Wanneer je een melding indient via de EthicsPoint-website of via het EthicsPoint-callcenter, ontvang je een unieke "meldingscode" en wordt je gevraagd een wachtwoord te kiezen. Je kan via het internet of per telefoon teruggaan naar het EthicsPoint-systeem en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer details toe te voegen of om vragen van een bedrijfsvertegenwoordiger te beantwoorden. Wij raden je ten zeerste aan om binnen de aangegeven tijd terug te gaan naar de website om vragen van het bedrijf te beantwoorden. Jij en het bedrijf zijn nu een "anonieme dialoog" aangegaan, waar situaties niet alleen worden geïdentificeerd, maar ook kunnen worden opgelost, hoe complex ook.
Zijn deze vervolgmeldingen net zo veilig als de eerste melding zelf?
Alle communicatie met EthicsPoint wordt op hetzelfde vertrouwelijkheidsniveau gehouden als je eerste melding en wordt voortgezet op basis van anonimiteit.
Wat als ik mijn meldingscode verlies of het wachtwoord vergeet dat ik heb aangemaakt?
Om ervoor te zorgen dat de beveiliging en vertrouwelijkheid behouden blijft, moet je als je je meldingscode of wachtwoord verliest, een nieuwe melding indienen. Vermeld in de nieuwe melding dat deze verband houdt met een eerder door jou ingediende melding of vraag.
Kan ik nog steeds een melding indienen, ook al heb ik geen toegang tot het internet?
Je kan een EthicsPoint-melding indienen vanaf elke computer met een internetverbinding. Je kan een melding ook thuis indienen. Veel openbare locaties, waaronder de openbare bibliotheek, hebben internetcomputers. Als je geen toegang heeft tot een computer of niet graag via een computer een melding indient, kan je de gratis hotline van EthicsPoint bellen, die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, beschikbaar is.