Over EthicsPoint
EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingshulpmiddel dat door NAVEX is ontwikkeld om het management, de werknemers en uiteindelijk zakelijke partners van Covestro te helpen om samen te werken om mogelijke nalevingsschendingen (bijv. in verband met onze integriteit op de markt of wangedrag op de werkplek) aan te pakken en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren.
- Wij zijn van mening dat onze werknemers onze belangrijkste troef zijn. Door te zorgen voor open communicatiekanalen kunnen we een positieve werkomgeving bevorderen en een belangrijke bijdrage leveren aan het duurzame succes van Covestro.
- Beursgenoteerde ondernemingen zijn wettelijk verplicht om over effectieve nalevingsmaatregelen te beschikken.
- Een effectief meldingssysteem is een aanvulling op onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te onderhouden.
Melden – algemeen
Ja. Bij EthicsPoint hebt u de mogelijkheid een vertrouwelijke, anonieme melding te doen via het internet of de telefoon.
Het EthicsPoint-systeem is bedoeld voor werknemers en uiteindelijk zakelijke partners van Covestro die een mogelijke schending willen melden van onze Gedragscode of interne voorschriften of van bedrijfsgerelateerde schendingen van de wet.
Wanneer u gedrag ziet waarvan u meent dat het onze gedragscode, interne voorschriften of de wet schendt, verwachten we dat u dit meldt. In het ideale geval zou u uw zorgen naar voren kunnen brengen bij uw directe manager of een ander lid van ons managementteam. We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt om de kwestie op deze manier te melden. Voor dit soort omstandigheden zijn wij met EthicsPoint in zee gegaan. We hebben liever dat u anoniem een melding doet dan dat u de informatie voor uzelf houdt.
We hebben er allemaal recht op om te werken in een positieve omgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de juiste mensen ervan op de hoogte te stellen als iemand niet juist handelt of optreedt. Samen kunnen we een gezonde en productieve omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan het bestaan van het gehele bedrijf in gevaar brengen.
Dat willen wij echt. Sterker nog, wij hebben uw melding nodig. U weet wat er in ons bedrijf gaande is, zowel goed als slecht. Mogelijk bent u de eerste die kennis heeft van een gebeurtenis die reden geeft tot zorg. Uw melding kan de potentiële negatieve gevolgen voor Covestro en onze mensen beperken. Bovendien kan uw positieve inbreng helpen om kwesties te herkennen die de bedrijfscultuur en ‑prestaties kunnen verbeteren.
Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint om mogelijke beveiligingslekken te voorkomen. EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen Covestro die belast zijn met het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Al deze ontvangers van meldingen zijn getraind om de vertrouwelijkheid van deze meldingen volledig te waarborgen.
Het EthicsPoint-systeem sluit aan bij onze algehele filosofie en draagt in positieve zin bij aan het garanderen van een veilige, zekere en ethische werkplek. U wordt aangemoedigd advies in te winnen over ethische dilemma’s, positieve suggesties te doen en uw zorg te uiten. Effectieve communicatie is tegenwoordig essentieel op de werkplek en dit is een uitstekend middel om die communicatie te verbeteren.
We hebben zorgvuldig het beste meldingshulpmiddel gekozen dat overeenkomt met onze nalevingsverplichtingen en tegelijkertijd een positieve meldingsomgeving in stand houdt.
Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen
EthicsPoint genereert of onderhoudt geen interne verbindingslogboeken met IP-adressen. Er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan EthicsPoint koppelt. Sterker nog, EthicsPoint is contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen.
Wanneer u het niet prettig vindt om via uw werkcomputer een melding te doen, hebt u de mogelijkheid een computer buiten uw werkomgeving te gebruiken om een melding in te dienen via de beveiligde website van EthicsPoint. Veel mensen maken gebruik van deze optie: de statistieken van EthicsPoint tonen aan dat minder dan 12% van de meldingen tijdens kantooruren plaatsvindt.
Een melding vanuit huis of een andere computer blijft beveiligd en anoniem. Een internetportal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het EthicsPoint-systeem verwijdert internetadressen, zodat uw anonimiteit volledig behouden blijft. Bovendien is het EthicsPoint contractueel verboden om de identiteit van een melder te achterhalen.
Het EthicsPoint-systeem is ontworpen om uw anonimiteit te beschermen. Als u anoniem wilt blijven, moet u er als melder wel op letten dat de tekst van uw melding niet per ongeluk uw identiteit prijsgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries…’ of ‘In mijn 33 jaar…’.
Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via het internet zou opgeven en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van EthicsPoint. Voor deze meldingen gelden dezelfde maatregelen met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
Er is een gedeelte in de melding waar u zichzelf bekend kunt maken als u dat wilt.
Tips en beste praktijken
Covestro kiest ervoor ethisch gedrag te bevorderen. Elke vorm van onethisch gedrag, op wat voor niveau dan ook, brengt uiteindelijk het bedrijf en alle werknemers, waaronder uzelf, schade toe. U hoeft maar te kijken naar recente schandalen met bedrijven om de rampzalige effecten te zien die een schijnbaar onschuldige dwaling in ethiek kan hebben op een anderszins gezond bedrijf. Dus als u kennis hebt van wangedrag of ethische schendingen, kunt u het als uw plicht beschouwen tegenover uzelf en uw collega’s om dit te melden.
Een melding indienen. EthicsPoint kan u helpen bij het opstellen en indienen van een melding zodat deze goed wordt begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die achteraf onschuldig blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag niet wordt onderzocht omdat u twijfelde.
EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met het evalueren van de melding. Daarnaast zijn het EthicsPoint-systeem en de protocollen voor de verspreiding van meldingen zo ontworpen dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld en geen toegang hebben tot meldingen waarin zij worden genoemd.
Wanneer u een melding wilt doen op de website van EthicsPoint of via het callcenter van EthicsPoint, ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen. U kunt terugkeren naar het EthicsPoint-systeem via het internet of de telefoon en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer details toe te voegen of vragen van een vertegenwoordiger van het bedrijf te beantwoorden en extra informatie toe te voegen die open kwesties helpt op te lossen. We raden u dringend aan om binnen de opgegeven tijd terug te keren naar de website om de vragen van het bedrijf te beantwoorden. Het bedrijf en u zijn nu een ‘anonieme dialoog’ aangegaan waarin situaties niet alleen worden geïdentificeerd, maar ook kunnen worden opgelost, hoe ingewikkeld ook.
Alle correspondentie met EthicsPoint wordt in hetzelfde strikte vertrouwen gevoerd als de eerste melding en gaat verder onder bescherming van anonimiteit.
U kunt een melding bij EthicsPoint doen vanaf elke computer met een internetverbinding, bijvoorbeeld vanuit huis. Als u geen internettoegang hebt of liever geen computer gebruikt, kunt u gratis bellen naar de EthicsPoint-hotline die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar is.