「責任ある業務遂行ホットライン」って何？
リコーは、社外のステークホルダーのための報告窓口として、「責任ある業務遂行ホットライン」を設置しています。 リコーグループ企業行動規範、リコーグループ方針、国際法、国内法、規制、基準、ガイドラインへの違反の可能性を含む、人権侵害や責任ある業務遂行への疑念や懸念を、電話やインターネットを通じて提起する秘密のチャネルです。
インターネットと電話のどちらからでも報告できますか？
はい。「責任ある業務遂行ホットライン」では、電話またはインターネットのいずれかを通じて、秘密厳守で匿名の報告を行うことができます。
どのような状況を報告すべきですか？
リコーグループ企業行動規範、リコーグループ方針、国際法、国内法、規制、基準、ガイドラインへの違反の可能性を含め、人権侵害や責任ある業務遂行に関する疑いや懸念を提起することができます。
報告した内容はどこに伝えられますか？ 誰が報告にアクセスできますか？
報告は、「責任ある業務遂行ホットライン」の安全なサーバーに直接入力されます。 NAVEXでは、違反の種類や事案のロケーションに基づいて、社内の特定の人が評価担当者として任命され、この個人のみが報告にアクセスすることができます。 報告を受け取った担当者はそれぞれ、これらの内容の機密性を最大限に確保するよう訓練を受けています。
会社のパソコンを使って報告すると、サーバーログが生成され、そのパソコンが接続したすべてのウェブサイトが記録されるものと私は理解しています。 このログによって、私が報告者であることが特定されませんか？
NAVEX では、IP アドレスを含む社内接続ログを生成したり維持したりすることはありません。 したがって、あなたのPCと「責任ある業務遂行ホットライン」を結びつける情報は存在しません。
職場のパソコンを使って報告することに不安を感じる場合は、当社職場環境以外（インターネットカフェ、友人宅等）のパソコンを使い、「責任ある業務遂行ホットライン」のセキュアなウェブサイトにアクセスすることができます。 NAVEXのデータによると、勤務時間中の報告が 12% 以下であることから、多くの人が職場以外から報告していることがわかります。
自宅から報告した場合でも匿名性が守られますか？
自宅、隣人のコンピューター、またはインターネットポータルからの報告も、安全に匿名で処理されます。 インターネットポータルがスクリーン名から訪問者を特定することはありません。また、「責任ある業務遂行ホットライン」システムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性が完全に維持されます。
「責任ある業務遂行ホットライン」を介して提供した情報により、最終的に私の身元が特定されるのではないかと心配です。 身元が特定されないことを、どのように約束してもらえますか？
「責任ある業務遂行ホットライン」システムは、あなたの匿名性を保護します。 ただし、報告者としての匿名性を確保したい場合は、報告の内容から身元が特定されることがないように注意する必要があります。 たとえば、「ジャン・スミスさんの隣の私の席から....」とか、「33 年間の勤務において...」などと記述してはなりません。
フリーダイヤルのホットラインは機密性が維持され、匿名での報告が可能ですか？
はい。インタビュアーは、オンライン報告と同じ情報の提供を依頼し、あなたの回答を「責任ある業務遂行ホットライン」のウェブサイトに入力します。 これらの報告には、報告提出時と同じセキュリティおよび機密保持対策が適用されます。
身元を明かして報告したい場合は、どうすればよいですか？
身元の開示を希望する場合は、自身を特定できるセクションに情報を提供することができます。
自分が見聞きしたことが会社のポリシーに違反しているか、または倫理に反する行為かどうか確信が持てません。ですが、正しいことではないように感じています。 どうすればよいですか？
報告してください。 NAVEXは、報告の内容が正しく理解されるように、報告の作成や提出をサポートします。 倫理に反しているかもしれない行動を見過ごさず、報告いただくようお願いします。後に問題がないと判明したとしてもかまいません。
上司や他の管理職が違反に関与している場合はどうすればよいですか？ 彼らが報告内容を入手して隠ぺいを図ろうとしないでしょうか？
「責任ある業務遂行ホットライン」システムと報告の配布は、報告対象者が、自身の名前が記載された報告の内容を通知されたり、アクセスを許可されたりしないことを確実にします。
報告した後で重要なことを思い出した場合は、どうしたらいいですか？ また、報告した内容について、会社側からさらに質問がある場合はどうなりますか？
「責任ある業務遂行ホットライン」のWebサイトまたは EthicsPointコールセンターを通じて報告すると、「報告キー」と呼ばれる ランダム化された固有の番号を受け取り、パスワードを選択するように求められます。 オンラインまたは電話から再び「責任ある業務遂行ホットライン」システムにアクセスすることで、元の報告を開いて詳細を追加したり、会社の担当者からの質問に答えることができます。 指定された期日内にサイトにアクセスし、必ず会社からの質問に答えることを強くお勧めします。 これで、あなたと当社による「匿名による対話」が開始されました。これによって、いかなる複雑な問題でも、状況を特定し、解決することが可能です。
これらの報告のフォローアップの内容も、最初の報告内容と同様にセキュリティ保護の対象となりますか？
「責任ある業務遂行ホットライン」による応対はすべて、初めて報告した場合と同様に秘密保持を厳守し、匿名性の下で行われます。
報告キーを紛失したり、作成したパスワードを忘れた場合はどうすればよいですか？
報告の機密性を確保するため、報告キーあるいはパスワードを紛失した場合は、新たに報告し直す必要があります。 その際に、以前提出した報告または質問の内容と関連している旨を記載してください。
インターネットにアクセスできなくても報告できますか？
「責任ある業務遂行ホットライン」の報告は、インターネットにアクセス可能な、どのコンピューターからでも報告できます。 自宅からでも報告を提出できます。 公共図書館など、多くの公共施設でインターネットを利用できます。 コンピューターが利用できない、またはコンピューターを使って報告したくない場合は、フリーダイヤルの「責任ある業務遂行ホットライン」にお電話ください。24 時間 365 日ご利用いただけます。