報告 － 一般事項

報告の安全性と機密性

ヒントとベストプラクティス

報告 － 一般事項

報告は、インターネットと電話のいずれかを使って行えますか?

はい。EthicsPoint では、機密性を確保した上で、電話またはオンラインから匿名で報告することができます。

どのような状況を報告すべきですか？

EthicsPoint システムには、シスメックスグループの事業に関連する、法令や グローバルコンプライアンスコード への違反またはその疑いがある場合に、その内容について通報することができます。

シスメックスは本当に私たちに報告してほしいと思っているのですか？

はい、もちろんです。会社は皆様からの報告を必要としています。あなたは社内で起きている良いことと悪いことの両方について、認識されています。問題となり得る行為を、あなたが最初に知る可能性があります。そのような状況を報告することで、会社および社員に悪影響を及ぼす状況を最小限に食い止めることができます。また、積極的な意見を述べると、企業の文化やパフォーマンスを改善できる問題を認識するのに役立つ場合があります。

報告した内容はどこに伝えられますか。誰がその内容にアクセスできますか。

セキュリティ違反が生じないよう、報告は EthicsPoint のセキュア サーバーに直接入力されます。NAVEX は、違反の種類や事案の場所に基づいて、社内の特定の個人を評価担当者として割り当て、この人物のみが報告にアクセスできるようにします。報告を担当するこの人物は、これらの内容の機密性を最大限に確保するよう訓練を受けています。

報告の安全性と機密性

会社のパソコンを使って報告すると、サーバーログが生成され、そのパソコンが接続したすべての Web サイトが記録されると理解しています。このログによって私が報告者であることが特定されませんか？

NAVEX は、 IP アドレスを含む内部接続ログを生成したり維持したりすることはありません。したがって、あなたのパソコンを EthicsPoint に関連付ける情報は存在しません。

職場の PC を使って報告したくない場合は、職場以外の場所（インターネットカフェ、友人宅など）にある PC から EthicsPoint の安全なウェブサイトを経由して報告することができます。EthicsPoint のデータによると、勤務時間中の報告が 12% 以下であることから、多くの人が職場以外から報告したことがわかります。

自宅から報告した場合でも匿名性が守られますか。

自宅、隣人のコンピュータ、またはインターネットポータルからの報告は、安全に匿名で処理されます。インターネット ポータルがスクリーン名から訪問者を特定することはありません。さらに、EthicsPoint システムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性が完全に確保されます。さらに EthicsPoint は、報告者を特定しないことについて契約で約束しています。

EthicsPoint に提供した情報によって、身元が特定されないか心配です。身元が特定されないことを、どのようにして約束してもらえますか？

EthicsPoint システムは、匿名性を確保するよう設計されています。報告者としての匿名性を確保したい場合は、報告の内容から身元が特定されることがないよう、注意することが必要です。たとえば、「ジャン・スミスさんの隣の私の席から....」や、「33 年間の勤務において...」などと記述してはなりません。

フリーダイヤルのホットラインは機密性が維持され、匿名での報告が可能ですか。

はい。電話の場合もオンラインによる報告と同じ情報を提供するよう求められます。回答いただいた内容は、インタビュアーが EthicsPoint のウェブサイトに入力します。これらの報告内容には、報告提出の際と同じセキュリティおよび機密保持手段が適用されます。

身元を明かして報告したい場合、どうすればよいですか。

希望する場合、自身を特定できる情報を入力する欄があります。

ヒントとベストプラクティス

自分が見聞きしたことが会社のポリシーに違反しているか、または倫理に反する行為かどうか確信が持てません。ですが、正しいことではないと感じています。どうすればよいですか。

報告してください。報告の内容が適切に理解してもらえるよう、NAVEX では報告の作成や提出に関しお手伝いします。倫理に反する可能性がある行動を、確信がないという理由で見過ごしてしまうことがないよう、必ず報告いただくようお願いします。後に問題がないと判明したとしてもかまいません。

自分の上司や他の管理職が違反に関与している場合はどうすればよいですか。彼らが報告内容を入手して隠ぺいを図ろうとしないでしょうか。

EthicsPoint システムでは、関与しているとされる当事者は、報告の通知を受け取ることができず、また当事者の名前が含まれている報告にアクセスすることができません。

報告した後で重要なことを思い出した場合は、どうしたらよいですか？また、報告した内容について、会社側からさらに質問がある場合はどうなりますか？

EthicsPoint のウェブサイトまたはコールセンターに報告すると、固有のユーザー名が与えられ、パスワードを設定するよう指示されます。オンラインまたは電話から再び EthicsPoint にアクセスすることで、元の報告を開いて詳細を追加したり、会社の担当者からの質問に回答する、あるいは問題の解決に役立つ情報を追加することができます。必ず指定された期日内にサイトにアクセスし、会社側の質問に回答するようお願いします。あなたと当社による「匿名による対話」が開始されました。これによって、いかなる複雑な問題でも、状況を特定し、解決することが可能です。

報告のフォローアップの内容も、最初の報告内容と同様にセキュリティ保護の対象となりますか？

EthicsPoint との通信はすべて、最初の報告時と同じく厳格に機密を守られ、引き続き匿名性が保たれます。

報告キーを紛失したり、登録したパスワードを忘れてしまった場合はどうしたらいいですか？

報告の機密性を守るため、報告キーあるいはパスワードが紛失したケースについては、新たに報告し直す必要があります。その際に、以前提出した報告内容と関連している旨を記載してください。

インターネットにアクセスできなくても報告できますか？

EthicsPoint の報告は、インターネットにアクセス可能な、どのコンピュータからでも報告できます。自宅からでも報告を提出できます。公共図書館など、多くの公共の施設でインターネットを利用できます。コンピュータが利用できない、またはコンピュータを使って報告したくない場合は、EthicsPoint のフリーダイヤル ホットラインにお電話ください。24 時間 365 日ご利用いただけます。