住友電工グループホットラインとは
住友電工グループホットラインは、あなたの懸念を報告するための手段の一つです。法律や行動規範に対する違反の疑いや実際の違反、または違法、安全でない、または非倫理的であると思われる行為に気付いたら、質問し、ガイダンスを求めることをお勧めします。
EthicsPoint とは何ですか？
住友電工グループは、NAVEXと提携し、住友電工グループホットラインを提供しています。EthicsPointは、NAVEXが作成した包括的で機密性の高い報告ツールであり、電話またはインターネットで報告する方法を提供し、ポジティブな職場環境を育てています。
なぜ EthicsPoint のようなシステムが必要なのですか？
報告は、インターネットか電話を使って行えますか？
はい。 住友電工グループホットラインは、NAVEXを使用し、電話またはオンラインで、秘密裏に匿名で報告する方法を提供しています。
どのような状況を報告すべきですか？
EthicsPointシステムは、行動規範に反する違法行為や、あなたが抱いているその他の懸念を報告できるように設計されています。
違反を目撃した場合は、担当マネージャー、セキュリティ、または人事部門に報告し、対応を任すべきではないですか？
行動規範違反と確信できる行為に気付いた場合は、報告することを期待しています。 理想としては、懸念を直属の上司や他の経営陣に報告した方がよいでしょう。ただし、懸念を上記のようなローカルシステムを通じて報告することが難しい場合もあります。 そんな状況に対応するため、当社はNAVEXと提携しています。 当社は、皆さんが情報を自分で溜め込まずに、匿名でも報告してもらいたいと思っています。
私の知っていることについて、なぜ報告する必要があるのですか？私にどのような関係があるのですか？
私たちは皆、前向きな環境で働く権利がありますが、その権利には、倫理的に行動し、適切に行動していない人を適切な人に知らせる責任が伴います。みんなで協力することで、健全かつ生産的な職場環境を維持することができるのです。会社の不正行為は、全社員の生活を脅かすことになりかねません。不正行為やその他の懸念事項を報告することは、会社、同僚、コミュニティを保護するのに役立ちます。
会社は社員に報告してほしいと本当に思っていますか？
はい、もちろんです。あなたは社内に起きている良いことと悪いことの両方について、認識しています。懸念の原因となり得る行為について、最初にあなたが目にする可能性があります。そのような状況を報告することで、会社および社員に悪影響を及ぼす状況を最小限に食い止めることができます。また、ポジティブな意見を提供いただくことにより、企業文化や実績の改善につながる問題を特定しやすくなる可能性があります。
報告した内容はどこに伝えられるですか？誰がその内容にアクセスできますか？
セキュリティ違反が生じる可能性を防ぐため、住友電工グループホットラインでの報告は EthicsPoint のセキュア サーバーに直接入力されます。NAVEXでは、報告された内容は、違反の種類および場所を基に、報告内容を評価する人物にのみアクセスを許可しています。報告を担当する人物は、これらの内容の機密性を最大限に保持するよう訓練を受けています。
このシステムは、単に私を監視するために使われるのではないですか？
EthicsPointシステムは、全社的に取り組んでいる倫理的精神の強化という側面に重点を置いており、このシステムによって私たちは安全で安心できる、倫理的な職場を確保することができます。倫理的なジレンマに陥った場合は、指針がありますのでそれをご利用いただき、その際には提案や懸念事項を是非伝えてください。今日の職場においては、コミュニケーションを効果的に行うことが強く求められており、その点このシステムはコミュニケーションを強化するには優れたツールと言えます。
当社は最良の報告ツールを注意深く選択することによって、前向きな報告環境を保ちながら、当社のコンプライアンス義務を満たすようにしています。
電話が通じない場合はどうすればよいですか？
記載されている電話番号にかけても通じない場合、このウェブサイトからオンラインで報告してください。その際に、電話番号が通じなかった旨を記入してください。
私が居住している国が電話番号リストに含まれていない場合、どうすればよいですか？
居住している国でサービスが受けられない場合は、このウェブサイトからオンラインで報告してください。その際に、居住国で電話によるサービスが利用できなかった旨を記入してください。
会社のパソコンを使って報告すると、サーバーログが作成され、そのパソコンが接続したすべてのウェブサイトが記録されると理解しています。このログによって私が報告者であることが特定されませんか？
住友電工グループホットラインは、EthicsPointシステムを使用しており、IPアドレスが記載される内部接続ログを生成、保管しません。したがって、あなたのPCをホットラインと結びつける情報が残ることはありません。 実際 EthicsPoint は、契約によって報告者を特定しないよう表明しています。
職場のPCを使って報告したくない場合は、職場以外の場所（インターネットカフェ、友人宅など）にあるPCから（EthicsPointの安全なウェブサイトを使用し）住友電工グループホットラインを通じて報告できます。 EthicsPoint のデータによると、業務時間中の報告が 12% 以下であることから、多くの人が職場以外から報告したことがわかります。
自宅から匿名で報告した場合でも匿名性が守られますか？
自宅、隣人のコンピュータ、またはインターネットポータルからの報告は、安全かつ匿名で処理されます。 インターネットポータルがハンドルネームから訪問者を特定することはありません。また、EthicsPointシステムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性が完全に維持されます。さらに EthicsPointは、契約によって報告者を特定しないよう表明しています。
住友電工グループホットラインに提供した情報で個人が特定できるのではないかと心配しています。どのようにして、個人が特定されないことを約束してもらえますか？
徹底的かつ公正な調査を行う必要性に合わせて、あらゆる合理的な予防措置を講じて、あなたの身元の機密を維持します。
また、法的に制限されている場合を除き、住友電工グループホットラインを通じて匿名で報告することが可能です。ただし、匿名性を確実にするには、報告する際に身元がわかるような情報をうっかり入れないよう注意してください。たとえば、「ジャン・スミスさんの隣の私の席から....」や、「33年間の勤務において...」などと記述してはなりません。
最後に、住友電工は、全従業員が誠意をもって問題や懸念を報告することを支援し、報復のない職場づくりに努めています。その信頼を裏切り報復した者は、懲戒処分を受けることになります。
フリーダイヤルのホットラインは秘密が保たれ、匿名も可能ですか？
はい。電話の場合も、インターネットからの通報の場合と同じ情報を提供するよう求められ、電話応対者があなたの回答をEthicsPointシステムに入力します。これらの報告内容には、報告の提供時に適用されるものと同じセキュリティおよび秘密保持対策が適用されます。
報告で身元が特定されても良い場合、どうすればよいですか？
希望する場合、自身を特定できるセクションに情報を提供することができます。
倫理に反する行為に複数の人が関与していることに気付きましたが、私自身には影響がありません。 それでも報告すべきですか？
住友電工は倫理的な行動を推進しています。 倫理に外れた行為はその度合いに関係なく、最終的に当社および当社の全社員に影響を及ぼします。最近起きた企業スキャンダルでは、一見無害に見える倫理上のささいな過ちによって、健全な会社に悲惨な結果がもたらされました。このことを思い出してください。したがって、不正行為または倫理違反に気付いたら、報告することがあなたとあなたの同僚の義務であると考えてください。
自分が見聞きしたことが会社規程に違反しているか、または倫理に反する行為であるか確信がありません。しかし、正しくないことは明らかです。どうすればよいでしょうか？
利用できる手段の 1 つを通じて、誠実にこれを報告する必要があります。倫理に反する可能性がある行動を、確信がないという理由で見過ごしてしまうことがないよう、報告いただくようお願いします。後にその行為が無害であると判明したとしてもかまいません。
自分の上司や他の管理職が不正行為に関与している場合はどうすればよいですか？彼らが報告内容を入手して隠ぺいを図ろうとはしないでしょうか？
EthicsPoint のシステムでは、関与しているとされる当事者は、報告の通知を受け取ることができず、また当事者の名前が含まれている報告にアクセスすることができません。
報告した後で重要なことを思い出した場合は、どうしたらよいですか？また、報告した内容について会社側から質問がある場合、どうなりますか？
インターネットまたは電話から住友電工グループホットラインで報告すると、あなたには固有のユーザー名が与えられ、パスワードを作成するように指示されます。インターネットまたは電話で住友電工グループホットラインに戻り、自分の報告にアクセスして、さらに詳しい情報を提供する、または会社の担当者による質問に答えていただくと、問題の解決に役立ちます。指定された期日後にサイトにアクセスし、質問に回答するようお願いします。報告者と会社は、問題の複雑性に関係なく状況を特定し、問題を解決することができる「匿名の会話」を開始することになります。
報告のフォローアップ機能も最初の報告時と同様に安全ですか？
ホットラインによる応対はすべて、初めて報告した場合と同様に秘密保持を厳守し、匿名性の下で行われます。
インターネットにアクセスできなくても報告できますか？
インターネットにアクセス可能なコンピュータからならどこからでも報告できます。自宅からでも報告を提出できます。公共図書館などの多くの公共の施設では、インターネットを利用できます。コンピュータが利用できない、またはコンピュータを使って報告したくない場合は、住友電工グループホットラインのフリーダイヤル番号までお電話ください。この電話は、年中無休（24時間利用可能）です。