Informazioni su EthicsPoint
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX per aiutare la direzione, i dipendenti e, eventualmente, i partner commerciali di Covestro a collaborare per affrontare possibili violazioni della conformità (ad es. facendo riferimento alla nostra integrità sul mercato o alla cattiva condotta sul posto di lavoro), il tutto coltivando un ambiente di lavoro positivo.
- Riteniamo che i dipendenti rappresentino la nostra risorsa più preziosa. La creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili ci consente di promuovere un ambiente di lavoro positivo in grado di dare un contributo importante al successo sostenibile di Covestro.
- Le società quotate in borsa sono tenute per legge ad adottare misure di conformità efficaci.
- Un sistema di segnalazione efficace può aiutarci a promuovere una cultura di integrità e un processo decisionale etico.
Segnalazioni - Informazioni generali
Sì. Tramite EthicsPoint è possibile inviare una segnalazione anonima e riservata per telefono o via Internet.
Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti ed eventualmente ai partner commerciali di Covestro di segnalare qualsiasi possibile violazione del nostro Codice di condotta, dei nostri regolamenti interni o violazioni della legge relative all'azienda.
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta, regolamenti interni o la legge è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio responsabile diretto o a un altro membro del team dirigenziale. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, ed è proprio per questo che abbiamo deciso di stabilire una partnership con EthicsPoint. Preferiamo infatti ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
Certo. Anzi, ne ha proprio bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola tempestivamente può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi su Covestro e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono fornire indicazioni utili per identificare problemi che possono migliorare cultura e prestazioni aziendali.
Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint, per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate da Covestro di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato il problema. Queste persone hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
Il sistema EthicsPoint deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
EthicsPoint non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint. Infatti, per contratto EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Se un dipendente non si sente a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, può scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa soluzione viene adottata dalla maggior parte degli utenti, come dimostrano i dati di EthicsPoint secondo i quali le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sarebbero meno del 12%.
Le segnalazioni presentate da casa o da qualsiasi altro computer rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Il sistema EthicsPoint è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Se desidera rimanere anonimo, tuttavia, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".
Sì. All'autore della segnalazione sarà richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet e l'incaricato inserirà le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
Covestro ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Presentare una segnalazione. EthicsPoint consente di preparare e presentare la segnalazione in modo tale che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare piuttosto che ignorare un comportamento potenzialmente contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi vi ha assistito.
EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone designate dall'azienda alla loro valutazione. Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono inoltre progettati in modo che le parti implicate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Quando si presenta una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda e aggiungere altre informazioni utili per risolvere le questioni ancora aperte. Consigliamo di accedere nuovamente al sito entro il periodo di tempo specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo, fra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere i potenziali problemi, a prescindere dalla complessità.
Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.
È possibile presentare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet, ad esempio da casa. Se non si dispone di un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare il numero verde della hotline di EthicsPoint, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.