Domande frequenti

NAVEX è uno strumento di segnalazione completo e riservato, pensato per agevolare la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando al tempo stesso un clima sereno e costruttivo.

• Riteniamo che i dipendenti rappresentino la nostra risorsa più preziosa. La creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili consente di promuovere un ambiente di lavoro sereno in grado di favorire al massimo la produttività.

• Un sistema di segnalazione efficace può aiutarci a promuovere una cultura di integrità e un processo decisionale etico.

Sì. Tramite NAVEX è possibile presentare una segnalazione per telefono o via Internet.

Il sistema NAVEX è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualsiasi altra preoccupazione personale.

Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i problemi dovrebbero essere comunicati al proprio diretto superiore o a un altro membro del team dirigenziale. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, per questo motivo, abbiamo deciso di instaurare una partnership con NAVEX. Preferiamo ricevere una segnalazione anonima (nella misura consentita dalle leggi locali) piuttosto che rimanere all'oscuro.

Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente sereno. Insieme a tale diritto abbiamo anche il dovere di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati di altre persone. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.

Certo. Anzi, ne ha proprio bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sulla società e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono fornire indicazioni utili per identificare problemi che possono migliorare cultura e prestazioni aziendali.

Le segnalazioni vengono immesse direttamente in un server protetto di NAVEX per proteggerle da qualunque rischio di intrusione. NAVEX inoltra quindi tali segnalazioni esclusivamente agli uffici aziendali competenti e alle persone incaricate di valutarle in base al tipo di violazione e al luogo in cui quest'ultima si è verificata. Queste persone hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.

Il sistema NAVEX costituisce un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale e garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.

Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.

NAVEX non genera né mantiene alcun registro interno di connessione con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che possano collegare il tuo PC a NAVEX. Di fatto NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dal tentare di risalire agli autori delle segnalazioni.

Se si ha timore di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio si può decidere di usare un PC esterno all'azienda, situato ad esempio in un Internet Café, in biblioteca, a casa di un amico e così via, per connetterti al sito Web protetto di NAVEX. D'altronde questa è la soluzione adottata da molti utenti poiché dai dati statistici di NAVEX risulta che la percentuale di segnalazioni generate durante l'orario di lavoro è inferiore al 12%.

Se consentito dalle leggi locali, le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non identificano mai i visitatori tramite il nome utente e il sistema NAVEX elimina tutti i dati identificativi, come gli indirizzi IP, per garantire l'anonimato totale. Inoltre, NAVEX è tenuta per contratto ad astenersi dal tentare di risalire agli autori delle segnalazioni.

Il sistema NAVEX è progettato in modo da tutelare l'utente. Infatti, per contratto non possiamo utilizzare alcuno strumento con lo scopo di identificare gli autori delle segnalazioni. Per maggiore sicurezza, tuttavia, l'autore della segnalazione deve accertarsi che le informazioni inserite nel sistema non contengano dettagli che consentono di risalire alla sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…"

Sì, a condizione che le segnalazioni anonime siano consentite dalle leggi locali. Verrà richiesto di fornire gli stessi dati che si fornirebbero in una segnalazione via Internet e l'incaricato immetterà le risposte direttamente nell'ambiente sicuro di NAVEX. Alle segnalazioni telefoniche vengono applicate le stesse misure di protezione e riservatezza adottate per le segnalazioni via Internet.

Il modulo di segnalazione include una sezione in cui è possibile identificarsi, se lo si desidera.

La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta pensare ai recenti scandali che hanno coinvolto le grandi imprese per rendersi conto come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di incidenti, scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.

Presentare una segnalazione. NAVEX consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere un falso allarme piuttosto che rischiare la reiterazione di una situazione contraria all'etica perché i testimoni hanno esitato a segnalarla, impedendoci di verificarla.

Il sistema NAVEX e i protocolli di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti coinvolte non vengano informate né abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.

Quando si segnala un problema tramite Internet o il call center di NAVEX, si riceve un codice di segnalazione univoco e viene richiesto di scegliere una password. Grazie al codice di segnalazione e alla password è possibile accedere nuovamente al sistema NAVEX, tramite Internet o per telefono, riaprire la segnalazione originale e a quel punto, sarà possibile aggiungere ulteriori informazioni.

NAVEX offre funzioni che consentono ai rappresentanti aziendali di inserire domande indirizzate all'autore della segnalazione, anche se ha scelto di restare anonimo. Insieme al codice di segnalazione, l'autore riceve anche un'indicazione del periodo di tempo previsto per l'elaborazione della segnalazione inviata. Trascorso questo periodo, si consiglia vivamente di controllare il sito per vedere se sono state inserite domande. Oltre a individuare i problemi, questa forma di dialogo contribuisce anche a risolverli, indipendentemente dalla loro complessità.

Tutte le comunicazioni con NAVEX vengono gestite in via strettamente riservata, come la segnalazione iniziale, e sempre in forma anonima, se richiesto dall'autore della segnalazione e se consentito dalle leggi locali.

È possibile presentare una segnalazione a NAVEX da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, ad esempio le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si dispone di accesso a Internet o non ci si sente a proprio agio con il computer, è possibile chiamare la hotline di NAVEX al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.

Qualora il numero di telefono indicato in alto non funzioni, inviare la segnalazione online tramite questo sito Web. Nella segnalazione si prega di specificare che il numero di telefono non funziona.

Se il servizio non è disponibile nel proprio Paese, si prega di effettuare la segnalazione online tramite questo sito Web. Nella segnalazione va indicato che le istruzioni per le chiamate telefoniche non erano disponibili per il proprio Paese.