Informazioni su EthicsPoint

Segnalazioni - Domande generiche

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

Suggerimenti e procedure ottimali consigliate

Informazioni su EthicsPoint

Che cos'è EthicsPoint?

EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX, concepito per favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando nel contempo un ambiente di lavoro positivo.

Perché è necessario un sistema come EthicsPoint?

• Riteniamo che i dipendenti rappresentino la risorsa più preziosa di un'azienda. La creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili ci consente di promuovere un ambiente di lavoro sereno che massimizza la produttività.
• Le società quotate in Borsa sono tenute per legge a dotarsi di un canale che consenta di segnalare direttamente al comitato di controllo e in forma anonima casi di frode in materia di contabilità e revisione contabile.
• Un sistema di segnalazione efficace rafforzerà le altre iniziative che abbiamo intrapreso per promuovere una cultura di integrità e processi decisionali etici.

Segnalazioni - Domande generiche

Le segnalazioni possono essere comunicate sia via Internet che per telefono?

Sì. Tramite EthicsPoint è possibile presentare una segnalazione anonima e riservata per telefono o via Internet.

Quali tipi di situazioni è consigliabile segnalare?

Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualsiasi altro dubbio personale.

Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio responsabile, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che possano occuparsene?

Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i dubbi dovrebbero essere comunicati al proprio diretto superiore o a un altro dirigente. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, ed è proprio per questo che abbiamo deciso di stabilire una partnership con EthicsPoint. Preferiamo infatti ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.

Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?

Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per l'intera azienda.

La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?

Certamente. Anzi, ne abbiamo bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola precocemente può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Esiste inoltre la possibilità di proporre suggerimenti utili all'evoluzione positiva della cultura e dei risultati aziendali.

Dove vengono indirizzate le segnalazioni? Chi può accedervi?

Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint, per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti i destinatari delle segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione per imparare a gestirle secondo criteri di massima riservatezza.

Questo sistema non è semplicemente un metodo per controllare i dipendenti?

Il sistema EthicsPoint deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o esprimere i propri dubbi. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.

Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda, su un server viene generata una registrazione che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificarmi come autore della segnalazione?

EthicsPoint non genera né mantiene alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint. Infatti, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.

In caso di timori all'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio, è preferibile usare un computer esterno all'azienda (situato ad esempio in un Internet Café, a casa di un amico e così via) per accedere al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa è la soluzione adottata dalla maggior parte degli utenti, poiché i dati di EthicsPoint mostrano che le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sono meno del 12%.

Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?

Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet, per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.

Temo che le informazioni inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?

Il sistema EthicsPoint è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Se desidera rimanere anonimo, tuttavia, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dal mio cubicolo accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…"

Anche la hotline telefonica con chiamata gratuita garantisce riservatezza e anonimato?

Sì. All'autore viene richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet. L'incaricato immette le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.

Cosa devo fare se desidero identificarmi quando presento una segnalazione?

La segnalazione include una sezione in cui è possibile identificarsi, se lo si desidera.

Suggerimenti e procedure ottimali consigliate

So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?

La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basti ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su una società altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di incidenti, scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.

Non sono certo che quello che ho visto o udito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento contrario all'etica, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Cosa dovrei fare?

Presentare una segnalazione. EthicsPoint consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare, piuttosto che ignorare un potenziale comportamento contrario all'etica a causa dell'incertezza dei testimoni.

Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?

Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.

Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso solo dopo aver presentato la segnalazione? Oppure, cosa avviene se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?

Quando viene presentata una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda e per aggiungere ulteriori informazioni utili a risolvere questioni ancora aperte. È consigliabile tornare al sito nel momento specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo, tra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere le situazioni, a prescindere dalla loro complessità.

Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?

Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.

Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo di un accesso a Internet?

È possibile presentare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere presentata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come la biblioteca civica, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si ha a disposizione un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare la hotline di EthicsPoint al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.