Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint lo strumento globale selezionato dal Gruppo Enel per favorire la collaborazione tra dirigenza e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando nel contempo un ambiente di lavoro positivo.
Le segnalazioni possono essere comunicate sia via Internet che per telefono?
Sì. Tramite EthicsPoint è possibile presentare una segnalazione anonima e riservata per telefono o via Internet.
Quali tipi di situazioni è consigliabile segnalare?
EthicsPoint è uno strumento di comunicazione che consente di segnalare possibili violazioni del Codice etico di Enel.
Dove vengono indirizzate le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint, per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti i destinatari delle segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione per imparare a gestirle secondo criteri di massima riservatezza.
Questo sistema non è semplicemente un metodo di controllo dei dipendenti?
Il sistema EthicsPoint deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o esprimere le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda viene generata una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificarmi come autore della segnalazione?
EthicsPoint non genera né mantiene alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint. Infatti, per contratto EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
In caso di timori all'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio, è preferibile usare un computer esterno all'azienda (situato ad esempio in un Internet Café, a casa di un amico e così via) per accedere al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa è la soluzione adottata dalla maggior parte degli utenti, poiché i dati di EthicsPoint mostrano che le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sono meno del 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet, per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Temo che le informazioni da me inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?
Il sistema EthicsPoint è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Se desidera rimanere anonimo, tuttavia, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dal mio cubicolo accanto a Mario Rossi…" oppure "In tutti i miei 33 anni di vita…".
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. All'autore viene richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet. L'incaricato immette le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando presento una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui è possibile identificarsi, se lo si desidera.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sull'incidente solo dopo aver presentato la segnalazione? Oppure, cosa avviene se l'azienda deve pormi ulteriori domande riguardanti la segnalazione?
Quando viene presentata una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda e per aggiungere ulteriori informazioni utili a risolvere questioni ancora aperte. È consigliabile tornare al sito nel momento specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo, tra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un “dialogo anonimo”, che consente di identificare e risolvere le situazioni, a prescindere dalla loro complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.
Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo di accesso a Internet?
È possibile presentare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere presentata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come la biblioteca civica, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si ha a disposizione un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare la hotline di EthicsPoint al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.