À propos d’EthicsPoint
EthicsPoint est un outil de lancement d’alertes complet et confidentiel créé par NAVEX pour aider la direction, les employés et éventuellement les partenaires commerciaux de Covestro à œuvrer ensemble pour résoudre les potentielles violations en matière de conformité (notamment concernant notre intégrité sur le marché ou des comportements répréhensibles sur le lieu de travail) tout en cultivant un environnement de travail positif.
- Nous sommes convaincus que nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous favorisons un environnement de travail positif et contribuons grandement à la réussite durable de Covestro.
- La loi impose aux sociétés cotées en bourse de mettre en place des mesures efficaces en matière de conformité.
- Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.
Signalement – Généralités
Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone soit par Internet.
Le système EthicsPoint est conçu pour que les employés et, éventuellement, les partenaires commerciaux de Covestro puissent signaler toutes les violations potentielles de notre code de conduite ou de nos règlements internes ou toutes les infractions à la loi en lien avec notre entreprise.
Lorsque vous être êtes témoin de comportements qui vous semblent enfreindre notre code de conduite, nos règlements internes ou la loi, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons noué ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir dans le respect de l’éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de la société tout entière.
Absolument. Nous avons d’ailleurs besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre société, ce qui est positif comme ce qui est négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait y avoir sur Covestro et ses employés. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.
Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre donné de personnes au sein de Covestro spécifiquement chargées d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de la violation. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.
Le système EthicsPoint s’efforce d’être un aspect positif de notre philosophie globale en nous permettant de mettre à disposition un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace, et cet outil se montre très performant à cet égard.
Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement positif.
Sécurité et confidentialité des signalements
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est engagé contractuellement à préserver l’anonymat des auteurs des signalements.
Si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée d’effectuer un signalement sur votre ordinateur au travail, vous avez la possibilité d’utiliser un ordinateur en dehors de votre environnement professionnel via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette solution : les statistiques d’EthicsPoint indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.
Tout signalement envoyé depuis votre domicile ou depuis n’importe quel autre ordinateur restera sûr et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagé à ne pas rechercher l’identité des auteurs des signalements.
Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.
Le signalement contient une rubrique qui vous permet de transmettre votre identité, si vous le souhaitez.
Conseils et bonnes pratiques
Covestro a choisi d’encourager les comportements éthiques. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une société par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations de la déontologie, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.
Signalez le problème. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à déposer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui se révèle, au final, bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre spécifique de personnes au sein de la société chargées d’évaluer les signalements. Par ailleurs, le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux rapports citant leurs noms.
Lorsque vous soumettez un signalement sur le site Web d’EthicsPoint ou par l’entremise du centre d’appel d’EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint soit par Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails supplémentaires, répondre aux questions posées par un représentant de la société ou apporter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. La société et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations seront non seulement identifiées, mais pourront également être résolues, quel que soit leur niveau de complexité.
Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.
Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, par exemple depuis chez vous. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.