La Plateforme d’Alerte de Klépierre est un outil permettant de recevoir et traiter des signalements de comportements répréhensibles impliquant les employés et partenaires commerciaux de Klépierre, tout en cultivant un environnement de travail et d’affaires positif.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre est détenue et exploitée par NAVEX, en toute indépendance par rapport à Klépierre.
NAVEX est une société indépendante sélectionnée par Klépierre pour fournir des systèmes sécurisés, confidentiels et hébergés sur Internet à l'usage des employés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes de Klépierre qui souhaitent faire un signalement.
Le rôle de NAVEX n'est pas de prendre des mesures pour remédier à la situation, mais uniquement de transmettre le signalement aux personnes habilitées chez Klépierre, le cas échéant, afin de diligenter une enquête (« référents »).
Klépierre fournit la Plateforme d’Alerte par le biais de la solution de gestion des incidents de NAVEX. Vos données personnelles sont collectées et traitées conformément à la Charte de protection des données de la Plateforme d’Alerte de Klépierre. La Charte de protection des données de NAVEX n'est applicable que dans la mesure où NAVEX collecte des données personnelles par le biais de cookies et autres technologies similaires sur sa plateforme de gestion des incidents NAVEX. Dans ce cas, NAVEX est seule responsable de ces données collectées sur son site Internet et du respect des lois applicables.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre est importante car l'intégrité, l'équité et la responsabilité comptent pour Klépierre. Le Code de conduite de Klépierre rassemble les règles internes de Klépierre qui visent à maintenir des relations justes et de confiance avec ses clients, fournisseurs et autres parties prenantes.
La plateforme d'alerte de Klépierre vous offre un moyen facile de contacter Klépierre si vous voyez, entendez ou soupçonnez que quelque chose n'est pas approprié lors de vos interactions avec le Groupe, ses employés, clients, fournisseurs ou autres parties prenantes. Il n'y aura pas de représailles de la part de Klépierre pour avoir signalé un problème éventuel et vous pouvez choisir de rester anonyme sauf la loi applicable en dispose autrement.
Toute préoccupation concernant notre conduite et éthique des affaires, notre conformité et toute violation ou suspicion de violation de nos Codes et Chartes, des exigences légales, comptables ou réglementaires, des politiques et des normes, peut être signalée par le biais de la Plateforme d’Alerte de Klépierre.
Tous les signalements doivent être faits de bonne foi et non dans la poursuite d’un intérêt personnel.
"Bonne foi" signifie qu'au moment de votre signalement, vous pensiez que les informations que vous avez fournies étaient complètes, honnêtes et exactes, même s'il est apparu ultérieurement qu'il s'agissait d'une erreur. Si vous vous rendez compte après l’émission du signalement que vous avez fait une erreur, vous devez immédiatement l’indiquer en utilisant le même canal.
"Absence d'intérêt personnel" signifie que vous ne devez attendre aucune forme de récompense pour avoir effectué un signalement.
Via sa Plateforme d’Alerte, Klépierre offre la possibilité de faire un signalement par téléphone (coût d’un appel local) ou en remplissant un formulaire en ligne.
Si vous travaillez pour Klépierre et vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter votre Responsable Conformité ou le département Gestion des Risques du Groupe.
If you need assistance and do not work at Klépierre, you can send an email to ethics-compliance@klepierre.com.
Quel que soit le canal de communication utilisé, vous devez, en toutes circonstances, fournir toutes les informations et tous les documents à votre disposition (quelles que soient leur forme et leur nature) pour étayer votre rapport. Vous êtes également encouragé à partager toutes les informations qui permettront à Klépierre d'échanger avec vous.
Signalement en ligne via un ordinateur
La soumission de signalement via le formulaire en ligne est disponible dans de nombreuses langues et permet de fournir de nombreux détails.
Signalements téléphoniques
Si vous appelez la Plateforme d’Alerte de Klépierre, vous entendrez un message enregistré en anglais et aurez la possibilité de basculer vers votre langue locale (si disponible). En fonction de votre sélection, l'opérateur vous parlera ensuite dans la langue choisie. Si vous ne parvenez pas à trouver un spécialiste qui parle votre langue lors de la sélection de la langue dans le menu d'appel, un interprète peut être dépêché si vous en avez besoin. L'interprète agira alors comme un lien entre vous et le spécialiste et vous aidera à compléter votre signalement. Veuillez noter que pour les langues rares, il peut y avoir un temps d'attente plus long avant de vous connecter à l'interprète.
L'opérateur vous demandera au sujet de quelle entreprise vous appelez. Il vous lira une brève déclaration de confidentialité des données concernant l'utilisation des informations que vous fournirez. Vous devrez l’accepter verbalement pour pouvoir continuer.
Ensuite, il vous sera posé une série de questions standards sur la nature exacte de vos préoccupations ou de l'incident que vous signalez. Plus vous fournissez d'informations, plus il sera facile pour Klépierre d'enquêter.
Code QR
Un code QR est disponible pour effectuer un signalement à l'aide d'appareils personnels, notamment des appareils mobiles. Le formulaire de déclaration pour appareil mobile est une version simplifiée pour une déclaration beaucoup plus rapide.
Une fois que vous aurez effectué votre signalement, vous recevrez une clé et un mot de passe qui pourront être utilisés pour voir l'évolution de votre déclaration. Vous pouvez l'utiliser pour suivre votre dossier, ajouter des informations supplémentaires et répondre aux questions de du référent interne de Klépierre en charge de l’enquête. Vous serez informé de la réception de votre signalement et recevrez une estimation du temps nécessaire pour recevoir une réponse préliminaire sur la recevabilité de votre signalement. Vous serez ensuite régulièrement informé des suites données à votre signalement, via la plateforme d'alerte.
Ce site n'est pas destiné à signaler des événements présentant une menace immédiate pour des personnes ou des biens. Les signalements soumis par le biais de ce service peuvent ne pas recevoir de réponse immédiate. Si vous avez besoin d'une aide d'urgence, veuillez contacter les services d'urgence locaux.
Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, viole les Codes ou Chartes de Klépierre ou toute autre règle interne, la loi ou l’éthique des affaires vous devez le signaler. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique ou à un autre membre de l’équipe de direction. Dans certaines circonstances, il se peut toutefois que vous ne soyez pas à l'aise pour signaler le problème de cette manière. Klépierre a établi un partenariat avec NAVEX pour de tels cas. Il est préférable que vous fassiez un signalement anonyme plutôt que de garder l'information pour vous.
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s'accompagne de la responsabilité d'agir de manière éthique et de faire savoir aux personnes concernées si quelqu'un n'agit pas d’une manière correcte. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif.
Oui ! Klépierre a besoin que vous fassiez un signalement. Vous avez peut-être connaissance d'une activité qui peut être préoccupante. Votre signalement peut minimiser l'impact négatif potentiel sur le Groupe et ses employés. De plus, offrir une contribution positive peut aider à identifier les problèmes et améliorer la culture et les performances du Groupe.
Ne supposez jamais qu'un autre employé a signalé la violation ou la préoccupation. Si le problème potentiel n'est pas signalé, Klépierre peut rester dans l'ignorance des agissements. Klépierre compte sur vous pour signaler en temps utile tout cas de mauvaise conduite ou de comportement inapproprié dont vous avez connaissance.
Les signalements sont saisis directement sur un serveur tiers sécurisé afin de prévenir toute faille éventuelle de sécurité.
Les signalements ne sont accessibles qu'à certaines personnes de Klépierre (les Référents Groupe et les Référents Locaux, voir l’illustration sur la page d’accueill) qui sont chargées d'évaluer le signalement. Ces personnes ont le devoir de conserver ces signalements en respectant des règles strictes de confidentialité.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre a pour but de permettre à Klépierre de garantir un environnement de travail sûr, sécurisé et éthique. Vous êtes encouragé à demander conseil sur des dilemmes éthiques, à faire des suggestions constructives ou à communiquer vos préoccupations.
Une communication de qualité est essentielle au sein du Groupe et la Plateforme d’Alerte de Klépierre est un excellent outil pour améliorer cette communication.
Nous avons soigneusement choisi le meilleur outil de signalement pour répondre à nos obligations de conformité tout en maintenant un environnement de signalement positif.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre est un système conçu pour vous permettre de déclarer tout comportement qui va à l'encontre des normes juridiques applicables, des règles internes de Klépierre, de ses valeurs et de ses limites morales.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre est un mécanisme déclaratif. Elle n’est pas conçue pour contrôler ou surveiller les actions d'une personne ou d'un service. Klépierre ne possède pas et n'utilise pas de technologies permettant de suivre ou de surveiller un individu et opère dans les limites de la loi. La Plateforme d’Alerte de Klépierre garantit votre anonymat si vous choisissez de le conserver, vous protège contre les représailles et encourage un environnement de travail sain, sûr et éthique.
Le système permet au Référent qui a examiné votre signalement de poster des questions à votre intention sur la Plateforme d’Alerte de Klépierre, même si votre signalement est anonyme (via la clé remise au moment du dépôt de votre signalement).
Si le numéro de téléphone ne fonctionne pas, veuillez faire votre signalement en ligne via ce site web. Veuillez indiquer dans le signalement que le numéro de téléphone ne fonctionnait pas.
Si vous ne voyez pas votre pays dans la liste, veuillez faire votre signalement en ligne. Veuillez sélectionner la localisation « Autres » et préciser votre pays dans le formulaire.
Pour permettre aux Référents de mener leur enquête vous devez contribuer en toute transparence et répondre à leurs interrogations.
Les Référents sont tenus à des obligations déontologiques et de confidentialité strictes.
En fonction de la gravité du problème et de ce que l’enquête a révélé, les mesures peuvent aller de l'absence d'action à, par exemple : la mise en place de formation et de coaching, la prise de mesures disciplinaires, une réorganisation de service, une refonte des processus, la rédaction de nouvelles politiques et codes, la résiliation de contrats de travail ou commercial ou encore des actions en justice.
Veuillez noter que les informations que vous fournissez peuvent entraîner des décisions qui affectent d'autres employés de Klépierre ou des tiers impliqués dans l'incident en question.
Nous vous demandons donc de ne fournir que des informations qui, à votre connaissance, sont exactes et pertinentes pour votre signalement.
Vous ne ferez pas l'objet de représailles de la part de Klépierre pour tout signalement effectué de bonne foi d'une violation présumée même s'il s'avère par la suite que les faits dénoncés étaient incorrects.
Toutefois, le fait de fournir sciemment des informations inexactes ou trompeuses ne sera pas toléré et pourra entraîner des mesures disciplinaires ou des procédures judiciaires.
La Plateforme d’Alerte de Klépierre ne génère ni ne maintient aucun journal de connexion avec des adresses IP, de sorte qu'aucune information reliant votre ordinateur à la Plateforme d’Alerte de Klépierre n'est disponible. NAVEX (qui est le prestataire de services tiers qui gère la Plateforme d’Alerte de Klépierre) s'est engagé contractuellement à ne pas rechercher l'identité d'un auteur de signalement.
Néanmoins, si vous ne vous sentez pas à l'aise pour faire un signalement sur votre ordinateur professionnel, vous avez la possibilité d’accéder au site Internet sécurisé de la Plateforme d’Alerte de Klépierre via un ordinateur en dehors de l'environnement de travail de Klépierre (tel qu'un ordinateur situé dans une médiathèque, chez un ami, etc.) ou un appareil mobile.
Un signalement depuis mon domicile, l'ordinateur d'un voisin ou tout portail Internet restera sécurisé et anonyme, dans la mesure où les lois locales l’imposent ou l’autorisent. Un portail Internet n'identifie jamais un visiteur par son identifiant et le système NAVEX supprime les informations d'identification, telles que l'adresse IP, afin de préserver l'anonymat. En outre, les administrateurs de NAVEX se sont engagés par contrat à ne pas retracer l'identité d'un auteur de signalement.
Une enquête plus complète et plus approfondie peut être menée si vous vous identifiez et si vous identifiez les personnes impliquées, car cela permet aux Référents de Klépierre en charge de l’enquête d'assurer directement un suivi auprès de vous et des autres personnes, ainsi que de fournir des mises à jour tout au long de l’enquête.
Si vous choisissez de vous identifier lorsque vous faites votre signalement, Klépierre fera tous les efforts raisonnables pour garder votre identité confidentielle pendant l'enquête.
Si vous décidez de faire un signalement anonyme, le système NAVEX protégera votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez, en tant que déclarant, vous assurer que le contenu du signalement ne révèle pas votre identité par accident.
Le système NAVEX ne suivra ni n'enregistrera votre adresse IP ou toute autre information d'identification.
En raison du haut niveau de confidentialité des signalements, si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, vous devrez faire un nouveau signalement. Veuillez mentionner dans le nouveau signalement que cette affaire concerne un signalement précédemment déposé.
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez pour un signalement en ligne, et l’opérateur tapera vos réponses dans le site web de NAVEX. Ces signalements bénéficient des mêmes mesures de sécurité et de confidentialité tout au long de leur traitement.
Klépierre choisit de promouvoir un comportement éthique. Tout comportement non éthique, à quelque niveau que ce soit, peut nuire en fin de compte au groupe Klépierre dans son ensemble et avoir des effets désastreux qu'un manquement apparemment anodin peut avoir sur une société par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance d’une mauvaise conduite ou de violation des règles éthique, considérez qu'il est de votre devoir, ainsi que de celui de vos collègues, de le signaler.
Le système et les protocoles de distribution des signalements sont conçus de manière à ce que les parties impliquées ne soient pas informées des signalements dans lesquels elles ont été nommées et n'y aient pas accès.
Déposez un signalement. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avère être inoffensive plutôt que de laisser un comportement potentiellement inapproprié passer inaperçu parce que vous n'êtes pas sûr.
Tous les signalements doivent être faits sans intention malveillante, ni dans l’espérance d’une récompense et la personne qui fait la déclaration doit avoir une raison raisonnable de croire que son signalement est justifié.
Lorsque vous déposez un signalement, vous recevez une clé de signalement unique et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez revenir au système NAVEX et accéder au signalement original pour ajouter des détails, répondre aux questions posées par les Référents ou ajouter des informations supplémentaires qui aideront à résoudre les questions en suspens. Nous vous conseillons vivement de répondre aux questions car cela permettra aux Référents en charge de l’enquête d'évaluer correctement la violation suspectée
Lorsque vous remplissez le signalement, incluez toutes les informations que vous jugez pertinentes pour l'enquête, y compris les personnes impliquées, la date et l'heure de la violation, toute documentation/annexe pertinente, une description détaillée de l'incident et toute autre information pertinente qui aiderait le référent interne de Klépierre en charge de l’enquête pour l’examen approfondi du signalement.
Toute la correspondance de NAVEX est régie par les mêmes règles strictes de confidentialité que le signalement.
Oui. Toute la correspondance est conservée selon les mêmes règles de confidentialité que le signalement soumis initialement. Vous pouvez continuer à rester anonyme, si vous le souhaitez et si la législation locale le permet.