À propos du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient

1. Qu’est-ce qu’EthicsPoint et quel est sa relation avec le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient ?

EthicsPoint est un outil de signalement confidentiel complet créé par NAVEX Global que nous avons appelé « Service d’assistance en matière d’éthique de Quadient » dans notre entreprise. NAVEX Global aidera la direction et les employés à travailler main dans la main dans la lutte contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement professionnel positif.

2. Pourquoi avons-nous besoin d’un système de signalement tel que le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient ?

- Nous sommes convaincus que nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et maximiser la productivité.
- La loi impose aux entreprises cotées en bourse de disposer d’un moyen anonyme de signalement permettant de dénoncer les fraudes comptables ou d’audit directement au comité d’audit.
- Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.

3. Pourquoi devrais-je signaler mes préoccupations en matière d’éthique à l’entreprise ?

À Quadient, nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif pour tous les employés, quelles que soient leurs activités et leur zone géographique. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de l’entreprise tout entière.

4. J’ai connaissance d’agissements contraires à une conduite éthique, mais ils ne m’affectent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?

Quadient a choisi d’encourager les comportements éthiques. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations de la déontologie, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.

5. Est-il possible de signaler une préoccupation si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez déposer un signalement auprès du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.

6. Comment puis-je contacter le comité d’éthique et de conformité ou mon responsable régional de la conformité concernant mes questions à propos du Code d’éthique ?

Veuillez consulter notre Code d’éthique et le lien suivant qui vous fournira les noms et les coordonnées de votre responsable régional de la conformité et des membres du comité d’éthique et de conformité.

Signaler une préoccupation

7. Puis-je effectuer mon signalement par Internet ou par téléphone ?

Oui. Grâce au service d’assistance en matière d’éthique de Quadient, vous pouvez effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone, soit par Internet.

8. Quel genre de situations dois-je signaler ?

Le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient permet aux employés de signaler toutes les violations de notre Code d’éthique ou toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir.

9. Que faire si la situation que je signale est une urgence ?

Les risques immédiats de préjudices corporels ou matériels ne doivent pas être signalés à EthicsPoint. Au lieu de cela, veuillez contacter les services de premiers secours locaux.

10. De quelle façon Quadient enquête-t-elle sur les préoccupations signalées ?

Les préoccupations d’éthique sont signalées soit en ligne, soit par téléphone via le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient. Le comité d’éthique et de conformité est informé de tous les signalements. Le comité transmet les signalements aux responsables régionaux de la conformité appropriés et à leurs équipes d’enquête. Conformément aux réglementations locales et aux pratiques de l’entreprise, une enquête est menée. Toutes les enquêtes sont menées de manière objective, opportune et approfondie. Les auteurs de signalement peuvent vérifier le statut d’une enquête en cliquant sur le lien Suivi sur le site Web du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient.

11. Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre Code d’éthique, nous comptons sur vous pour les signaler. Dans l’idéal, vous devriez signaler toute préoccupation à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons noué ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez une préoccupation anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

12. Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement non éthique, mais cela me semble suspect. Que faire ?

Veuillez d’abord consulter notre Code d’éthique et nos politiques. En cas de doute, veuillez effectuer un signalement. Nous préférons que vous signaliez une situation bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.

13. Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant ce dernier ?

Lorsque vous effectuez un signalement via le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient, vous recevez une clé de signalement unique et vous devez choisir un mot de passe. Vous pourrez ainsi revenir sur le système soit par Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails supplémentaires, répondre aux questions posées par un enquêteur de l’entreprise ou apporter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours.

14. Que faire si mon supérieur ou d’autres cadres sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient et le processus de transmission des signalements et d’enquête à leur propos sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

15. Et si j’ai des inquiétudes concernant les représailles ?

Quadient interdit strictement les représailles à l’encontre des employés qui ont signalé des préoccupations en matière d’éthique à l’entreprise. Les plaintes effectuées en toute bonne foi ne vous exposent à aucune sanction, que les faits sous-jacents s’avèrent être corrects ou non, ou qu’ils entraînent une action corrective ou non. Si vous pensez que vous avez fait l’objet de représailles en raison de votre plainte en matière d’éthique, veuillez le signaler à un responsable de la conformité ou via le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient afin que l’entreprise puisse enquêter et prendre les mesures appropriées. Les employés qui fournissent sciemment des informations fausses ou trompeuses à l’entreprise peuvent être soumis à des sanctions disciplinaires.

Sécurité et confidentialité

16. Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de l’entreprise générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?

Le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient ne génère ou ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP. Il n’y aura aucune information reliant un ordinateur au service d’assistance en matière d’éthique de Quadient. Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis votre ordinateur de travail, vous pouvez utiliser un ordinateur extérieur à votre environnement de travail tel que celui d’un cybercafé, d’un ami, etc.

17. Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé de NAVEX Global afin d’éviter toute faille de sécurité. Le service d’assistance en matière d’éthique ne communiquera ces signalements qu’à certaines personnes au sein de l’entreprise spécifiquement chargées d’évaluer le signalement en fonction du type de violation ou du lieu où le problème est survenu. Certains cadres peuvent avoir accès à des statistiques et aux signalements si nécessaire.

18. Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Internet du service d’assistance en matière d’éthique de Quadient. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.

19. Puis-je soumettre un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. En outre, NAVEX Global s’est engagée par contrat à ne pas rechercher l’identité d’une personne à l’origine d’un signalement.

Remarque : Veuillez noter que la fonction d’anonymat peut ne pas être disponible dans certains pays en raison de la réglementation locale. Dans ce cas, la possibilité de rester anonyme ne s’affichera pas.

20. Quels types de données et d’informations personnelles sont collectées et traitées ?

Si vous signalez un incident au service d’assistance en matière d’éthique de Quadient, les données et informations personnelles suivantes vous seront demandées :

> Votre nom et vos coordonnées (sauf si vous choisissez de faire un signalement anonyme) ;
> Si vous êtes un(e) employé(e) de Quadient
> Le nom et l’emplacement de l’entreprise des personnes que vous nommez dans votre signalement (si vous incluez ces informations pour permettre une enquête efficace) ; et
> Une description du comportement inapproprié ainsi que des circonstances de l’incident.

21. Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance avec le service d’assistance en matière d’éthique de Quadient est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.