Qu’est-ce qu’EthicsPoint et Speak Out ?
EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX afin d’aider la direction et les employés à travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif.
Speak Out est le nom interne que Thai Union a donné à sa ligne d’assistance pour le signalement des non-conformités.
Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?
Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?
Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme aussi bien par téléphone que par Internet.
Vous pouvez également signaler vos préoccupations par les canaux existants sur votre lieu de travail, tels que la ligne d’assistance de votre lieu de travail, les boîtes de suggestion, etc., selon le cas.
Quel genre de situations dois-je signaler ?
Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre Code de conduite ou toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir, y compris celles mentionnées sur la plateforme.
Veuillez noter que les informations que vous fournirez à votre sujet ou concernant vos collègues ou tout aspect du fonctionnement de l’entreprise pourront entraîner des décisions susceptibles d’avoir des répercussions sur d’autres personnes. C’est pourquoi nous vous demandons de fournir exclusivement des informations que vous estimez exactes. Soyez assuré(e) que vous ne ferez l’objet d’aucune forme de représailles de la part de votre entreprise si vous nous faites part de violations présumées en toute bonne foi, même s’il s’avère ensuite qu’elles sont inexactes. Sachez toutefois que le fait de fournir volontairement des informations trompeuses ou erronées ne saurait être toléré. Les informations que vous nous soumettez seront traitées de manière confidentielle, sauf exception pour des raisons légales ou nécessaires au bon déroulement de l’enquête, auquel cas elles seront traitées avec tact et discrétion. Nous vous encourageons à vous identifier afin de nous permettre de vous poser, si nécessaire, des questions concernant votre signalement.
Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?
Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Dans l’idéal, vous devriez signaler tout problème à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Nous comprenons néanmoins que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons établi ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez un problème de manière anonyme plutôt que de garder ces informations pour vous.
Ai-je d’autres moyens à disposition pour signaler les problèmes ? Si oui, lesquels ?
Oui. Bien que nous encouragions nos employés à effectuer leurs signalements par le biais de cette plateforme, vous pouvez utiliser les canaux existants sur votre lieu de travail.
Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de l’entreprise tout entière.
La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
Tout à fait. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Le fait de signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur l’entreprise et sur nos clients. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de l’entreprise.
Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?
Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint met ces signalements à la disposition de personnes spécifiques au sein de l’entreprise, en fonction du type de violation et du lieu de l’incident, et ces personnes sont alors chargées d’évaluer le signalement et d’enquêter à son sujet. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.
Qui, chez Thai Union, recevra mon signalement ?
L’affectation des signalements est gérée en ligne par les administrateurs du système, à l’aide de l’ensemble d’outils administratifs d’EthicsPoint. La transmission des signalements est personnalisée en fonction du lieu et du type de problème. Veuillez vous reporter à la « politique de dénonciation et d’enquête ». Les destinataires des signalements, une fois désignés, sont informés par e-mail lorsqu’ils ont un signalement à examiner dans le système.
Ce système n’est-il pas la preuve que l’on me surveille ?
Le système EthicsPoint s’efforce de garantir à nos employés un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives ou de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.
Nous avons soigneusement sélectionné cet outil de signalement pour répondre à nos obligations en matière de conformité, tout en garantissant un environnement de signalement positif.
Comment puis-je savoir si Thai Union a reçu mon signalement et quand ?
Une fois que vous avez fait votre signalement, il est envoyé aux personnes concernées. Vous devez alors vous connecter à la plateforme avec votre mot de passe afin de suivre son statut.
Comment puis-je suivre le statut de résolution du problème dans mon signalement ?
L’examen standard des signalements est d’environ 5 à 6 jours ouvrables. Vous pouvez suivre son statut en vous connectant à la plateforme et en naviguant vers « suivre mon signalement ».
Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’envoie depuis un ordinateur de l’entreprise génère un journal de serveur qui indique tous les sites Internet auxquels mon ordinateur s’est connecté. Ce journal ne permet-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant des adresses IP et, par conséquent, il ne subsiste aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est engagée contractuellement à préserver l’anonymat des auteurs des signalements.
Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez le faire sur un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) via le site Web sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette solution. Les statistiques d’EthicsPoint indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.
Puis-je soumettre un signalement depuis mon domicile tout en gardant l’anonymat ?
Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet restent sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant d’utilisateur et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagée à ne pas rechercher l’identité des auteurs des signalements.
Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne finissent par dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?
Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer de ne pas révéler votre identité par mégarde dans le contenu de votre signalement. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupond… » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière… »
Le numéro vert du service d’assistance téléphonique garantit-il également la confidentialité et l’anonymat ?
Oui. Vous devez, dans ce cas, fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisit vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.
Que dois-je faire si je souhaite être identifié dans mon signalement ?
Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.
J’ai connaissance d’agissements contraires à la déontologie, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de les signaler ?
Notre entreprise a choisi de promouvoir un comportement éthique. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, y compris vous. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou contraires à l’éthique, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.
Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement contraire à l’éthique, mais cela me semble suspect. Que dois-je faire ?
Vous devez signaler le problème. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à soumettre votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui se révèle, au final, innocente plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?
Le système EthicsPoint et l’affectation des signalements sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées des signalements dans lesquels elles sont citées et qu’elles n’y aient pas accès.
Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si l’entreprise a d’autres questions à me poser à son sujet ?
Lorsque vous soumettez un signalement sur le site Web d’EthicsPoint ou par l’entremise du centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et vous êtes invité(e) à choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint soit par Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails, répondre aux questions posées par un représentant de l’entreprise ou apporter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de l’entreprise. L’entreprise et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme », grâce auquel les situations, aussi complexes soient-elles, seront non seulement identifiées mais aussi résolues.
Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?
Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.
Comment puis-je procéder à un signalement si je n’ai pas accès à Internet ?
Vous pouvez soumettre un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez, par exemple, le faire chez vous. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.
Une fois votre signalement terminé, vous recevrez un code unique appelé « clé de signalement ». Notez ce code ainsi que votre mot de passe et conservez-les en lieu sûr. Au bout de 5 à 6 jours ouvrables, utilisez votre clé de signalement et votre mot de passe pour consulter les commentaires ou les questions concernant votre signalement.