Effectuer un signalement
FAQ :
À propos d’EthicsPoint
Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?
EthicsPoint est un outil complet et confidentiel de signalement créé par NAVEX pour aider les parties prenantes à travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif. NAVEX est un fournisseur d’ArcelorMittal utilisé pour recueillir indépendamment des informations à l’échelle mondiale d’une manière transparente et neutre.
Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?
- Nous pensons que nos employés sont notre atout le plus précieux. Créer des canaux de communication ouverts nous permet de favoriser un environnement de travail positif et de maximiser la productivité.
- La loi impose aux sociétés cotées en bourse de disposer d’un moyen anonyme de signalement permettant de dénoncer les fraudes comptables ou d’audit directement au comité d’audit.
- Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour promouvoir une culture de conformité, d’intégrité et de prise de décisions éthiques.
Signalement – Généralités
Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?
Oui. EthicsPoint vous permet d’envoyer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone soit par Internet.
Quel genre de situations dois-je signaler ?
Le système EthicsPoint est conçu pour que les employés puissent signaler toutes les violations de notre Code de conduite professionnelle, des politiques d’ArcelorMittal, des réglementations locales ou tous les autres doutes qu’ils pourraient avoir.
Veuillez garder à l’esprit toutes les limitations juridiques qui existent dans votre pays.
Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?
Lorsque vous constatez des comportements qui vous semblent contraires à notre Code de conduite professionnelle, nous attendons de vous que vous les signaliez. Dans l’idéal, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur/responsable hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante, au service juridique et de conformité ou au service d’assurance mondiale.
Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons noué ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.
Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain, sûr et productif. Les comportements inopportuns en entreprise menacent la subsistance de l’entreprise tout entière.
La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
Sans l’ombre d’un doute. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur l’entreprise et sur nos clients. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de l’entreprise.
Où les signalements sont-ils envoyés ? Quelles personnes y ont accès ?
Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre spécifique de personnes au sein de l’entreprise qui sont chargées d’enquêter sur le signalement et de l’évaluer d’après le type et le lieu de l’incident. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.
Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?
Le système EthicsPoint s’efforce d’être un aspect positif de notre philosophie globale en nous permettant de mettre à disposition un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Une communication efficace représente aujourd’hui un enjeu crucial dans les entreprises et ce système est un très bon outil pour l’améliorer.
Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement positif.
Sécurité et confidentialité des signalements
Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de la société générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est contractuellement engagée à préserver l’anonymat des auteurs des signalements.
Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez le faire par téléphone ou en utilisant un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) via le site web sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette solution : les statistiques d’EthicsPoint indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.
Puis-je soumettre un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?
Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagée à ne pas rechercher l’identité des auteurs des signalements.
Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne finissent par dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?
Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas accidentellement votre identité. Voici des exemples de signalements qui pourraient identifier par inadvertance l’auteur du signalement, « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jan Smith » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... ».
Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.
Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?
Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.
Conseils et bonnes pratiques
J’ai connaissance d’agissements contraires à la déontologie, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?
Notre entreprise a choisi d’opter pour la déontologie. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales dans le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations de la déontologie, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.
Je ne sais pas si ce que j’ai vu ou entendu constitue une violation de la politique de la société ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que faire ?
Signalez le problème. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à déposer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?
Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.
Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant ce dernier ?
Lorsque vous envoyez un signalement sur le site Web ou par le biais du centre d’appel d’EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et vous êtes invité(e) à choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint soit par Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails supplémentaires, répondre aux questions posées par un représentant de la société ou apporter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. L’entreprise et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations ne seront pas seulement identifiées mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.
Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?
Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.
Je n’ai pas accès à Internet. Est-il quand même possible de signaler un problème ?
Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez signaler un problème depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an et dans plusieurs langues.