La « Leasys Ethics Helpline » est un outil de signalement complet et confidentiel destiné à aider les membres du personnel de Leasys à signaler leurs préoccupations concernant les principes de Leasys décrits dans le Code de conduite ou d’autres politiques d’entreprise (y compris les allégations de fraude, d’abus et d’autres fautes sur le lieu de travail) ou les lois applicables, les règlements régissant les banques et les lois pertinentes de l’Union.
Notre personnel constitue notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, Leasys peut favoriser la création d’un environnement de travail positif et maximiser la productivité. Une ethics helpline en matière d’éthique permet d’avoir un système de signalement efficace qui soutiendra les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques et de mettre en place un système efficace de surveillance des règles et règlements pertinents.
NAVEX est un fournisseur de services tiers indépendant qui a été retenu par Leasys pour administrer le « Leasys Ethics Helpline » et l’application de gestion des cas.
EthicsPoint est le nom des ethics helpline et de l’application de gestion de dossiers détenus et gérés par NAVEX, Inc.
La « Ethics Helpline » a été conçu pour permettre aux employés de signaler leurs préoccupations en lien avec les principes énoncés par le « Code de conduite » de Leasys, nos autres politiques d’entreprise, les lois applicables, les règlements régissant les banques et les lois pertinentes de l’Union.
La « Ethics Helpline » est une ressource pour le personnel de Leasys.
Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, pourrait enfreindre les principes contenus dans le Code de conduite, d’autres politiques d’entreprise ou les lois et règlements applicables, nous vous encourageons à signaler le problème dès que vous en avez connaissance.
Les canaux de signalement disponibles sont les suivants : la « Ethics Helpline » (de préférence) ; la boîte de réception dédiée pour les e-mails fcabank_whistleblowing@fcagroup.com ; par lettre ; par communication orale ou écrite au responsable de la conformité et des relations de surveillance (nommé responsable des alertes) ou à l’Organismo di Vigilanza.
Oui, le processus permet d’utiliser ces deux services.
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif et pour une société conforme aux règles et réglementations internes ou externes pertinentes. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir de manière éthique et d’informer les personnes habilitées si vous pensez qu’une personne agit de manière inappropriée. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les violations du Code de conduite, d’autres politiques d’entreprise ou des lois applicables peuvent menacer les actifs, la bonne volonté et la réputation de l’ensemble de la société. Le signalement d’une préoccupation permet aux personnes chargées de mener des vérifications de diligence raisonnable de s’assurer que la question est correctement traitée.
Absolument ! Nous vous encourageons à signaler vos préoccupations. Les membres de notre personnel savent ce qui se passe dans notre société et peuvent découvrir une activité qui pourrait être préoccupante. Votre signalement peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’elle pourrait avoir sur la société et notre personnel.
Les préoccupations sont directement saisies dans le serveur sécurisé de NAVEX afin d’éviter tout risque de faille de sécurité.
NAVEX ne mettra ces signalements qu’à la disposition des personnes travaillant chez Leasys spécifiquement chargées d’évaluer le signalement, en fonction du type de préoccupations signalées ou du lieu où le problème est survenu. Chacun de ces destinataires a reçu une formation pour garder ces signalements confidentiels dans toute la mesure du possible dans les circonstances.
Le système de NAVEX est un outil utilisé par Leasys pour nous aider à maintenir un lieu de travail sûr, sécurisé, éthique et conforme sur le plan juridique. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.
Leasys a soigneusement choisi cet outil de signalement pour répondre à nos besoins en termes de conformité, tout en préservant un environnement propice aux signalements.
NAVEX ne génère pas de journaux de connexion interne assortis d’adresses IP et n’en assure pas non plus la tenue ; aucune information reliant votre ordinateur à NAVEX n’est disponible lorsque vous accédez à la « Ethics Helpline». NAVEX s’est d’ailleurs engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalement.
Si vous hésitez toujours à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur via le site Internet sécurisé de NAVEX. De nombreuses personnes choisissent cette solution.
Peu importe l’endroit où le signalement est saisi, ce dernier restera protégé, confidentiel et anonyme. Les portails Internet n’identifient jamais les personnes effectuant un rapport par pseudonyme, et le système NAVEX élimine toutes les informations d’identification, telles que les adresses IP, dans un souci de préservation de l’anonymat. NAVEX s’est de plus contractuellement engagée à préserver l’anonymat des auteurs de signalement.
Veuillez noter que les signalements anonymes peuvent ne pas être autorisés dans certains pays.
Le système NAVEX est conçu pour protéger votre anonymat. NAVEX s’est d’ailleurs engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalement. Pour préserver du mieux possible votre anonymat, il vous incombe, en tant qu’auteur du signalement, de veiller à ne révéler aucun élément d’identification dans le cadre de votre signalement.
Veuillez noter que les signalements anonymes peuvent ne pas être autorisés dans certains pays.
L’enquête sur un signalement est généralement plus rapide et plus efficace lorsque l’équipe de Leasys est en mesure de faire un suivi du problème directement avec la personne qui a fait le signalement. Si vous vous identifiez, des efforts raisonnables seront déployés pour respecter votre confidentialité. Votre identité ne sera pas divulguée, sauf si cela se révèle nécessaire pour les besoins de l’enquête, dans le cadre d’une procédure juridique ou si les lois locales ou les politiques en vigueur au sein de la société l’exigent.
Leasys ne tolère aucune forme de représailles à l’encontre des personnes ayant signalé un problème en toute bonne foi.
Lorsque vous aurez terminé de signaler votre préoccupation, un code de signalement vous sera communiqué et vous serez invité à créer un mot de passe. Grâce à ses deux moyens d’identification, vous aurez la possibilité de suivre un signalement en vous rendant sur le portail de la « Ethics Helpline ». Il vous faudra peut-être attendre quelques jours après votre signalement avant de pouvoir suivre son avancement et consulter les éventuelles demandes d’informations complémentaires qui vous seront adressées. Pour permettre la protection du dossier et des parties impliquées, les détails du dossier ne peuvent pas être fournis.
Afin de maintenir un haut niveau de confidentialité, il vous sera demandé d’effectuer un nouveau signalement si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe. Vous devrez alors indiquer que votre nouveau signalement concerne un problème signalé précédemment.
Leasys choisit de promouvoir un comportement éthique et est tenu de se conformer aux lois et réglementations applicables. Tout comportement contraire à l’éthique ou non conforme, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses employés, vous y compris. Les effets désastreux peuvent se produire dans un laps de temps très court suite à une mauvaise décision. Si vous avez connaissance d’un quelconque incident concernant d’éventuelles conduites répréhensibles ou violations de l’éthique ou de non respect de la règlementation, il vous incombe de les signaler, aussi communs qu’ils puissent paraître au départ.
Signalez votre préoccupation. Le système de NAVEX peut vous aider à préparer et à signaler votre préoccupation, de façon à ce qu’elle soit parfaitement comprise. Leasys préfère que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement possiblement contraire à l’éthique ou illégal parce que vous aviez des doutes.
Le système NAVEX et les protocoles de distribution des signalements ont été spécialement conçus de façon à ce que les parties concernées ne soient pas informées et n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms, sauf si requis par la législation locale.
Lorsque vous signalez une préoccupation via la « Ethics Helpline » par le biais du portail Internet dédié, une clé unique de signalement vous est attribuée, et vous devez également choisir un mot de passe. Votre clé de signalement et votre mot de passe vous permettent de retourner dans le système de NAVEX et d’accéder au signalement initial. Vous pourrez alors ajouter des détails supplémentaires.
NAVEX propose une fonctionnalité qui permet aux représentants de Leasys de vous envoyer des questions, même si le signalement est anonyme. Le délai de traitement de votre signalement vous est communiqué lorsque vous recevez votre clé de signalement. À l’expiration du délai, nous vous recommandons vivement de vérifier si des questions vous ont été posées. Le fait de vous offrir la possibilité d’un tel dialogue aide à enquêter sur les signalements.
Toutes les correspondances de NAVEX garantiront le même niveau de confidentialité que pour le premier signalement et vous pourrez continuer à préserver votre anonymat si vous le souhaitez, dans la mesure où la loi locale ou la politique de la société le permet.