À propos d’EthicsPoint
Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?
EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX pour aider la direction et les employés à travailler main dans la main en vue de lutter contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif.
Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?
- Nous sommes convaincus que nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et maximiser la productivité.
- La loi impose aux sociétés cotées en bourse de disposer d’un moyen anonyme de signalement permettant de dénoncer les fraudes comptables ou de vérification directement au comité de vérification.
- Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.
Signalement – Généralités
Puis-je effectuer mon signalement par Internet ou par téléphone ?
Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone soit par Internet.
Quel type de situations dois-je signaler ?
Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre Code de conduite ou toute autre crainte qu’ils pourraient avoir.
Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?
Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre Code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est précisément pour ces cas de figure que nous avons noué ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.
Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir dans le respect de l’éthique et d’informer les personnes compétentes si quelqu'un n'agit pas de manière appropriée. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de la société tout entière.
La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
Absolument. Nous avons d’ailleurs besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur la société et sur notre personnel. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.
Où vont ces signalements ? Quelles personnes y ont accès ?
Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre spécifique de personnes au sein de la société qui sont chargées d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de la violation. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.
Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?
Le système EthicsPoint s’efforce d’être un aspect positif de notre philosophie globale en nous permettant de mettre à disposition un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme en matière d’éthique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.
Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement encourageant.
Sécurité et confidentialité des signalements
Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de la société générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est engagé contractuellement à préserver l’anonymat des auteurs des signalements.
Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette solution : les statistiques d’EthicsPoint indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.
Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?
Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagé à ne pas rechercher l’identité des auteurs des signalements.
J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?
Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... ».
Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.
Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?
Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.
Conseils et bonnes pratiques
J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?
Notre société a choisi de promouvoir l’éthique. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations de la déontologie, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.
Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue la violation d’une politique de la société ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que faire ?
Soumettre un signalement. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à déposer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui se révèle, au final, bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
Que faire si mon supérieur ou d’autres responsables sont impliqués dans une violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?
Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.
Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou que se passe-t-il si la société à d’autres questions à me poser concernant mon signalement ?
Lorsque vous soumettez un signalement sur le site Web d’EthicsPoint ou par l’entremise du centre d’appel d’EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint soit par Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails supplémentaires, répondre aux questions posées par un représentant de la société ou apporter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. La société et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations seront non seulement identifiées, mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.
Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?
Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.
Est-il possible de signaler un problème si je n’ai pas accès à Internet ?
Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez effectuer votre signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou s’il vous est difficile d’en utiliser un, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.