À propos d’EthicsPoint

Signalements - Généralités

Sécurité et confidentialité des signalements

Conseils et pratiques exemplaires

À propos d’EthicsPoint

En quoi consiste EthicsPoint?

EthicsPoint est un outil de communication exhaustif et confidentiel créé par NAVEX Global afin d’aider la direction et les employés à travailler ensemble pour réagir face à des pratiques frauduleuses, des abus ou d’autres transgressions sur le lieu de travail, le tout en cultivant un milieu de travail positif.

Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint?

• Nous sommes convaincus que nos employés représentent notre actif le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un milieu de travail positif et augmenter au maximum la productivité. • La loi oblige les entreprises faisant publiquement appel à l’épargne à avoir un système de signalement anonyme pour que le comité d’audit puisse traiter directement les pratiques frauduleuses en matière de comptabilité et de vérification. • Un système de signalement efficace amplifiera tout ce que nous mettons également en œuvre pour encourager le développement d’une culture privilégiant l’intégrité et les processus décisionnels éthiques.

Signalements - Généralités

Puis-je communiquer en utilisant l’Internet ou le téléphone?

Oui. Grâce à EthicsPoint, vous avez la possibilité de faire un signalement de façon confidentielle et anonyme par téléphone ou par l’Internet.

Quel type de situations dois-je signaler?

Le système EthicsPoint est conçu pour que les employés signalent toute infraction aux déclarations de notre code de déontologie ou toute autre source d’inquiétude qu’ils peuvent avoir.

Si je constate une infraction, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon superviseur, à la sécurité ou aux Ressources humaines et les laisser la traiter?

Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, viole notre code de déontologie, vous êtes censé nous le signaler. Idéalement, vous devez signaler toutes vos sources d’inquiétude à votre superviseur immédiat ou à un membre de l’équipe de direction. Toutefois, nous reconnaissons qu’il peut y avoir des circonstances où vous n’êtes pas à l’aise pour signaler un problème de cette manière. C’est pour de telles circonstances que nous nous sommes associés avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez un problème de façon anonyme plutôt que de garder l’information pour vous-même.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais? En quoi cela me concerne-t-il?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif et ce droit est indissociable de la responsabilité d’agir d’une manière éthique et de faire savoir aux personnes appropriées que quelqu’un ne se conduit pas de façon normale. En œuvrant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. Une action fautive professionnelle peut menacer l’existence même de l’entreprise entière.

La direction souhaite-t-elle que je signale mes sources d’inquiétude?

Oui, nous le souhaitons vraiment. En fait, nous avons besoin que vous nous signaliez vos sources d’inquiétude. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, que ce soit bien ou mal. Vous pouvez avoir connaissance d’une activité qui vient juste d’être mise en œuvre et qui peut devenir préoccupante. La signaler peut atténuer son impact négatif potentiel sur l’entreprise et nos employés. En outre, offrir une contribution positive peut faciliter l’identification de problèmes et améliorer la culture d’entreprise et le rendement.

Où vont ces signalements? Qui peut y avoir accès?

Les signalements sont saisis directement dans le serveur sécurisé EthicsPoint afin d’empêcher toute brèche de sécurité. EthicsPoint met uniquement ces signalements à la disposition de personnes spécifiques travaillant dans l’entreprise et responsables de l’évaluation de chaque signalement en se basant sur le type d’infractions et le lieu de l’incident. Chaque destinataire de ces signalements a reçu une formation spécifique pour qu’il les conserve dans la plus stricte confidentialité.

Ce système n’est-il pas la preuve que quelqu’un m’observe?

Le système EthicsPoint se concentre sur l’aspect positif de notre philosophie globale et nous permet d’assurer un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Nous vous encourageons à chercher conseil sur les dilemmes d’ordre éthique, à fournir des suggestions positives ou à nous communiquer toute source d’inquiétude. Sur le lieu de travail d’aujourd’hui, il est essentiel de communiquer de manière efficace et ce système est un excellent outil d’amélioration de la communication.

Nous avons soigneusement choisi le meilleur outil de signalement pour remplir nos obligations en matière de conformité tout en maintenant un environnement permettant une communication positive.

Sécurité et confidentialité des signalements

Je crois comprendre que tout rapport que j’envoie depuis un ordinateur de l’entreprise génère un journal de serveur qui énumère tous les sites Web avec lesquels mon ordinateur de bureau se connecte; ce journal peut-il permettre de m’identifier comme étant l’auteur d’un signalement?

EthicsPoint ne génère ou ne tient à jour aucun journal des connexions internes avec des adresses IP et c’est pourquoi aucune information sur les liaisons entre votre ordinateur de bureau et EthicsPoint n’est disponible. En fait, EthicsPoint s’est engagée contractuellement à ne rechercher l’identité d’aucun dénonciateur.

Si vous n’êtes pas à l’aise pour faire un signalement sur votre ordinateur de bureau, vous avez l’option d’utiliser un ordinateur hors de notre environnement de travail (par exemple un ordinateur dans un café électronique, chez un ami, etc.) et de vous connecter au site Web sécurisé EthicsPoint. De nombreux employés choisissent cette option, les données d’EthicsPoint montrant que moins de 12 % des signalements sont générés pendant les heures d’ouverture de bureau.

Puis-je faire un signalement de chez moi et rester anonyme?

Tout signalement généré chez vous ou chez un voisin sur un ordinateur ou un portail Internet quelconque restera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur sous son nom d’utilisateur et le système EthicsPoint efface les adresses Internet pour que l’anonymat soit totalement respecté. En outre, EthicsPoint s’est engagée contractuellement à ne rechercher l’identité d’aucun dénonciateur.

Je m’inquiète, car les informations que je fournis à EthicsPoint pourraient finalement révéler mon identité. Comment pouvez-vous m’assurer que cela ne se produira pas?

Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez, en tant que partie dénonciatrice, vous assurer que le contenu du signalement ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple, « depuis mon bureau à cloisons, à côté de celui de Jean Durand… » ou « Au cours de mes 33 ans… ».

La ligne directe sans frais est-elle également confidentielle et anonyme?

Oui. On vous demandera de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez dans un signalement par Internet et la personne qui vous interrogera saisira vos réponses dans le site Web EthicsPoint. Ces signalements bénéficient des mêmes mesures de sécurité et de confidentialité que celles qui sont en vigueur pour leur communication.

Que se passe-t-il si je souhaite être identifié par mon signalement?

Il y a une section dans le signalement qui vous permet de vous identifier si vous le souhaitez.

Conseils et pratiques exemplaires

Je connais certaines personnes qui ont une conduite contraire à l’éthique, mais cela ne m’affecte pas. Pourquoi dois-je m’embêter à les dénoncer?

Notre entreprise a choisi de promouvoir les comportements éthiques. Toute conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, est au bout du compte néfaste pour l’entreprise et les employés, y compris vous. Vous n’avez qu’à vous souvenir des suites de scandales d’entreprise récents pour constater les effets désastreux qu’un écart de conduite apparemment inoffensif peut causer sur une entreprise considérée comme étant saine. Par conséquent, si vous êtes témoin de mauvaises conduites ou d’infractions d’ordre éthique, considérez comme étant votre devoir, envers vous-même et vos collègues de travail, de le signaler.

Je ne suis pas certain que ce que j’ai observé ou entendu constitue une infraction à la politique de l’entreprise ou caractérise une conduite contraire à l’éthique, mais j’ai l’impression que quelque chose ne va pas. Que dois-je faire?

Faire un signalement. EthicsPoint peut vous aider à préparer votre signalement afin qu’il soit convenablement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui se révélera être inoffensive plutôt que de laisser passer un comportement potentiellement contraire à l’éthique parce que vous manquiez de certitude.

Que se passe-t-il si mon patron ou d’autres superviseurs sont impliqués dans une infraction? Recevront-ils le signalement et essayeront-ils d’étouffer l’affaire?

Le système EthicsPoint et la distribution des signalements sont conçus pour que les parties impliquées ne soient pas averties et n’aient accès à aucun signalement dans lequel elles ont été nommées.

Que se passe-t-il si je me souviens de quelque chose d’important sur l’incident après avoir fait le signalement? Ou que se passe-t-il si l’entreprise veut me poser des questions sur le signalement que j’ai fait.

Lorsque vous faites un signalement sur le site Web EthicsPoint ou en appelant le centre d’appels EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez retourner sur le système EthicsPoint, au moyen d’Internet ou par téléphone, et accéder au signalement d’origine afin d’ajouter des détails ou de répondre aux questions posées par un représentant de l’entreprise et ajouter des renseignements qui faciliteront la résolution des problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de retourner sur le site dans les délais impartis pour répondre aux questions de l’entreprise. Vous et l’entreprise êtes alors rentrés dans une phase de « dialogue anonyme » où les problèmes sont non seulement identifiés, mais peuvent être également résolus, quelle que soit leur complexité.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sécurisés que le signalement initial?

Toute la correspondance avec EthicsPoint est tenue à jour avec le même degré de confidentialité que le signalement initial, tout continuant à se dérouler sous le couvert de l’anonymat.

Puis-je faire un signalement si je n’ai pas accès à l’Internet?

Vous pouvez faire un signalement EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur pouvant être connecté à l’Internet. Vous pouvez faire un signalement de chez vous. De nombreux endroits publics, y compris les bibliothèques publiques, ont des ordinateurs connectés à l’Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise pour utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne directe sans frais EthicsPoint qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.