Mistä on kysymys?
Käytössämme on luottamuksellinen, NAVEXin toimittama raportointityökalu. Sen tarkoitus on auttaa henkilöstöä ja muita relevantteja sidosryhmiä tunnistamaan ja ilmoittamaan havaitsemiaan väärinkäytöksiä tai mahdollisia väärinkäytöksiä koskevia epäilyitä.
Miksi tarvitsemme whistleblowing-ilmoituskanavaa?
Luotettava raportointityökalu tukee yrityksemme toimintatapoja ylläpitää rehellistä ja turvallista toimintakulttuuria ja eettisesti hyväksyttävää päätöksentekomenettelyä.
Voinko ilmoittaa sekä puhelimitse että internetin kautta?
Toivomme sinun käyttävän raportointiportaalia. Myös puhelinpalvelu on käytettävissäsi.
Minkälaisissa tilanteissa minun tulisi tehdä ilmoitus?
Ilmoituskanavan etusivulta löytyy tietoa ja esimerkkejä mahdollisista väärinkäytöstilanteista. Voit ilmoittaa myös muista havaitsemistasi ongelmatilanteista.
Minne ilmoitukset menevät ja kuka niihin pääsee käsiksi?
Ilmoitukset tallentuvat suoraan NAVEXin suojatulle palvelimelle. Sisäisen tarkastuksen henkilöt arvioivat raportit ja tekevät niiden pohjalta tarvittavat jatkotoimenpiteet. Sisäisen tarkastuksen henkilöstöllä on asemansa sekä työnsä puolesta velvollisuus ja osaaminen käsitellä luottamuksellisia asioita asianmukaisesti. Järjestelmään on erittäin rajoitettu pääsy. Sisäisen tarkastuksen henkilöiden lisäksi pääsy järjestelmään on vain tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan puheenjohtajalla.
Voinko tehdä ilmoituksen ja säilyttää anonymiteettini?
Millä tahansa tietovälineellä tehty ilmoitus on turvallinen ja anonyymi. Portaali ei koskaan tunnista ilmoittajan käyttämää laitetta ja systeemi poistaa IP-osoitteet, joten anonymiteetti säilyy täysin turvattuna. Ilmoituskanava pitää ilmoittajan henkilöllisyyden salattuna.
Minua huolettaa, että ilmoituksessa antamieni tietojen perusteella minut voidaan tunnistaa. Miten voin varmistaa, ettei niin tapahdu?
Ilmoituskanava on teknisesti suunniteltu siten, että anonymiteetti säilyy. Ilmoitusta tehdessäsi sinun tulee kuitenkin kiinnittää huomiota siihen, miten esität asiasi. Joitakin yksityiskohtia mainitsemalla saatat antaa itsestäsi yksilöiviä tietoja.
Onko puhelimitse tehtävät ilmoitukset myös anonyymejä?
Kyllä. Sinulta kysytään samat tiedot kuin portaalin kauttakin antaisit. Puhelimeen vastannut henkilö kirjoittaa asian ilmoituksesi mukaisesti samaan portaaliin, joten suullisen ilmoituksen turvallisuustaso on sama kuin itse antamallasi raportilla.
Mitä jos haluan antaa ilmoituksen ja tunnistautua?
Ilmoitusta tehdessäsi voit itse valita, haluatko antaa itsestäsi tunnistetietoja.
Tiedän henkilöitä, jotka eivät mielestäni toimi eettisesti oikein, mutta sillä ei ole vaikutusta minuun. Miksi vaivautuisin ilmoittamaan siitä?
Turvan ja koko LähiTapiola-ryhmän tavoitteena on ylläpitää eettistä ja vastuullista toimintaympäristöä. Epäeettinen toiminta millä tahansa organisaation tasolla vahingoittaa sekä yhtiötä että sen työntekijöitä.
Joskus näennäisesti harmittomalta tuntuva yksittäinen eettisesti kyseenalainen teko tai käytös voi aiheuttaa yhtiön kannalta suuren maineriskin. Tämä voi tapahtua myös muuten täysin terveessä ja vastuullisesti toimivassa yrityksessä.
En ole varma liittyykö havaitsemani asia yhtiön ohjeiden vastaiseen toimintaan vai pitääkö se sisällään epäeettistä toimintaa. Mielestäni kuitenkin on toimittu väärin. Mitä teen?
Tee ilmoitus käyttäen ilmoituskanavaa. Järjestelmä auttaa sinua esittämään tilanteen ja raportoimaan asian oikeassa valossa siten, että se tulee ymmärretyksi. Ei ole mitään haittaa siitä, jos ilmoittamasi asia onkin harmiton eikä aiheuta toimenpiteitä. Myös epävarmoissa tilanteissa on syytä tarkistuttaa asia.
Mitä jos en muista antaa kaikkea tärkeää tietoa ilmoituksessa? Voidaanko minulta tiedustella asiasta lisää?
Kun tallennat ilmoituksesi portaaliin, saat yksilöllisen käyttäjätunnuksen ja sinun pitää valita salasana itsellesi. Voit palata järjestelmään ja omaan ilmoitukseesi myöhemmin antaaksesi siihen lisätietoja tai vastataksesi sinulle esitettyihin kysymyksiin. Suosittelemme, että kirjaudut annetussa määräajassa alkuperäiseen ilmoitukseesi, mikäli sinulta pyydetään lisätietoja. Myös tämä dialogi on suojattu ja anonyymi, ja asiasi voidaan ratkaista keskustelun pohjalta, olipa se miten monimutkainen tahansa.
Ovatko dialogin perusteella syntyvät raportit yhtä suojattuja kuin alkuperäinen?
Kaikki ilmoituskanavassa tapahtuva tietojen antaminen ja niiden lisääminen sekä kysymyksiin vastaaminen on täysin luottamuksellista ja suojattua.
Voinko käyttää ilmoituskanavaa, vaikka minulla ei olisi internet-yhteyttä?
Voit tehdä ilmoituksen millä tahansa tietokoneella, missä on toimiva internet-yhteys. Voit tehdä sen kotona tai julkisessa käytössä olevalla laitteella kuten kirjastossa. Mikäli sinulla ei ole mahdollisuutta käyttää sähköistä kanavaa, voit ottaa yhteyttä puhelimitse mihin tahansa vuorokaudenaikaan.