Whistleblowing-ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja whistleblowing-ilmoituskanavan rekisteriin tallennetaan, mihin tietoja käytetään, miten tiedot suojataan ja mistä rekisteröity voi saada lisätietoja omien henkilötietojensa osalta.

  1. Rekisterinpitäjät

    LähiTapiola-ryhmä
    Revontulenkuja 1
    02010 LÄHITAPIOLA

    ja

    Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
    Järvensivuntie 3
    33100 TAMPERE

    Rekisterinpitäjinä toimivat LähiTapiola-ryhmään kuuluvat seuraavat yhtiöt ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva

    1. LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö
    2. LähiTapiola Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö
    3. LähiTapiola Varainhoito Oy
    4. LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy
    5. LähiTapiola Vaihtoehtorahastot Oy
    6. LähiTapiola Palvelut Oy
    7. LähiTapiolan alueyhtiöt (19 kpl)
    8. LähiTapiola Rahoitus Oy

    Lisätietoja LähiTapiola-ryhmästä saa LähiTapiolan verkkosivuilta www.lahitapiola.fi ja Turvasta Turvan verkkosivuilta www.turva.fi.

  2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

    Lisätietoja henkilötiedoista ja niiden käsittelystä saa LähiTapiola-ryhmän tai Turvan tietosuojavastaavalta. Lisäksi LähiTapiolan ja Turvan internet sivuilta www.lahitapiola.fi ja www.turva.fi löytyy tietoa henkilötietojen käsittelystä LähiTapiolassa ja Turvassa.

    Sähköpostitse: tietosuoja@lahitapiola.fi tai tietosuoja@turva.fi

    Postitse:
    LähiTapiola-ryhmä
    Hallinto ja compliance / tietosuojavastaava
    02010 LÄHITAPIOLA

    tai

    Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
    Hallinto ja compliance / tietosuojavastaava
    P.O. BOX 117
    33101 Tampere

  3. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

    Sähköpostitse: sisainen.tarkastus@lahitapiola.fi

    Postitse:
    LähiTapiola-ryhmä
    Sisäinen tarkastus
    02010 LÄHITAPIOLA

  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

    Henkilötietoja käytetään väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn ja niiden perusteella suoritettavien jatkotoimien toteuttamiseen.

    Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjien lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen ja oikeutettuun etuun.

  5. Rekisteröidyt henkilöryhmät

    • Ilmoitusten tekijät
    • Ilmoitusten kohteet
    • Muut ilmoitukseen kirjatut henkilöt

  6. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot

    • Ilmoituksen tekijän perustiedot, jos ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti, kuten
      • nimi
      • puhelinnumero
      • sähköpostiosoite
    • Ilmoituksen kohteiden yksilöintitiedot, kuten
      • nimi
      • titteli
      • esihenkilöasema
    • Muiden ilmoitukseen kirjattujen henkilöiden yksilöintitiedot, kuten
      • todistajan nimi
    • Ilmoituksessa vapaamuotoisesti annetut muut henkilötiedot
    • Ilmoituksen ja väärinkäytöksen käsittelyssä ja selvittämisessä saadut muut henkilötiedot

  7. Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen luovutus

    Tiedot hankitaan whistleblowing-ilmoituskanavasta ilmoituksen tekijältä. Tietoja voidaan saada ilmoituksen tekijältä myös lisäselvityksen kautta sekä muutoin ilmoituksen ja väärinkäytöksen käsittelyprosessissa.

    Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä LähiTapiola-ryhmässä. Henkilötietoja luovutetaan LähiTapiola-ryhmän tai Turvan ulkopuolelle vain silloin, kun tietojen luovuttamiselle on erityinen lainsäädännöllinen peruste. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella esimerkiksi poliisille rikoksen tutkintaa varten.

    Järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa käytetään ulkoisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjien lukuun.

  8. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

    Henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n ja ETA:n ulkopuolella Iso-Britanniassa. Henkilötietojen siirto perustuu Euroopan komission vastaavuuspäätökseen, joka takaa, ettei henkilötietojen suojan taso vaarannu siirrossa.

  9. Henkilötietojen säilytysaika

    Rekisterinpitäjät määrittelevät henkilötietojen säilytysajat ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön vaatimukset. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi ja lain vaatimusten noudattamiseksi.

    Ilmoituksia ja niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuotta ilmoituksen saapumisesta. Ilmeisen perusteettomat ilmoitukset anonymisoidaan heti ilmoituksen käsittelyn päättymisen jälkeen.

  10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

    1. Tietojenkäsittelyoikeuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt.
    2. Rekisterin tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.
    3. Rekisteriä pidetään verkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla.
    4. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.
    5. Rekisterin tietojen käytöstä pidetään rekisteriä.
    6. Rekisterin asiakirja-aineisto säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käsittelyoikeuksien hallinnan avulla.

  11. Rekisteröidyn oikeudet

    Tarkastusoikeus

    Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan sekä jäljennös tiedoistaan. Tarkastusoikeutta voidaan joutua rajoittamaan yksittäisissä tapauksissa, jos se on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi.

    Oikaisuoikeus

    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä.

    Muut oikeudet

    Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa, mikäli se on teknisesti toteutettavissa.

    Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan käyttäen kohdan 3 yhteystietoja tai muuta tähän tarkoitukseen ilmoitettua yhteystietoa.

    Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

    *Alueyhtiöt:

    LähiTapiola Etelä Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Etelä-Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Etelärannikko Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Sydkusten Ömsesidigt Försäkringsbolag

    LähiTapiola Itä Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Kaakkois-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Kainuu-Koillismaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Keski-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Lappi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Loimi-Häme Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Länsi-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Pirkanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Österbotten Ömsesidigt Försäkringsbolag

    LähiTapiola Pohjoinen Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Pääkaupunkiseutu Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Huvudstadsregionen Ömsesidigt Försäkringsbolag

    LähiTapiola Savo Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Savo-Karjala Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Uusimaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Nyland Ömsesidigt Försäkringsbolag

    LähiTapiola Varsinais-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

    LähiTapiola Vellamo Keskinäinen Vakuutusyhtiö

HYVÄKSYN,
HYVÄKSYN, Olen lukenut ja hyväksynyt henkilötietoni käsiteltäväksi, kuten tässä selosteessa on kuvattu.