Whistleblowing-ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjät

LähiTapiola-ryhmä
Revontulenkuja 1
02010 LÄHITAPIOLA


ja

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Järvensivuntie 3
33100 TAMPERE

Rekisterinpitäjinä toimivat LähiTapiola-ryhmään kuuluvat seuraavat yhtiöt ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva:

1. LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö
2. LähiTapiola Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö
3. LähiTapiola Varainhoito Oy
4. Seligson & Co Rahastoyhtiö Oyj
5. LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy
6. LähiTapiola Vaihtoehtorahastot Oy
7. LähiTapiola Palvelut Oy
8. LähiTapiolan alueyhtiöt (19 kpl)*
9. LähiTapiola Rahoitus Oy.

Lisätietoja LähiTapiola-ryhmästä saa LähiTapiolan verkkosivuilta www.lahitapiola.fi ja Turvasta Turvan verkkosivuilta www.turva.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Lisätietoja henkilötiedoista ja niiden käsittelystä saa LähiTapiola-ryhmän tai Turvan tietosuojavastaavalta. Lisäksi LähiTapiolan ja Turvan internet sivuilta www.lahitapiola.fi ja www.turva.fi löytyy tietoa henkilötietojen käsittelystä LähiTapiolassa ja Turvassa.

Sähköpostitse: tietosuoja@lahitapiola.fi tai tietosuoja@turva.fi

Postitse: LähiTapiola-ryhmä
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
02010 LÄHITAPIOLA


tai

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Sähköpostitse:   sisainen.tarkastus@lahitapiola.fi
Postitse: LähiTapiola-ryhmä
      Sisäinen tarkastus
      02010 LÄHITAPIOLA

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Henkilötietoja käytetään väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn ja niiden perusteella suoritettavien jatkotoimien toteuttamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjien lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen ja oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyt henkilöryhmät

• Ilmoitusten tekijät
• Ilmoitusten kohteet
• Muut ilmoitukseen kirjatut henkilöt

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot

• Ilmoituksen tekijän perustiedot, jos ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti, kuten
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• Ilmoituksen kohteiden yksilöintitiedot, kuten
• nimi
• titteli
• esimiesasema
• Muiden ilmoitukseen kirjattujen henkilöiden yksilöintitiedot, kuten
• todistajan nimi
• Ilmoituksessa vapaamuotoisesti annetut muut henkilötiedot
• Ilmoituksen ja väärinkäytöksen käsittelyssä ja selvittämisessä saadut muut henkilötiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen luovutus

Tiedot hankitaan whistleblowing-ilmoituskanavasta ilmoituksen tekijältä. Tietoja voidaan saada ilmoituksen tekijältä myös lisäselvityksen kautta sekä muutoin ilmoituksen ja väärinkäytöksen käsittelyprosessissa.

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä LähiTapiolassa. Henkilötietoja luovutetaan LähiTapiola-ryhmän tai Turvan ulkopuolelle vain silloin, kun tietojen luovuttamiselle on erityinen lainsäädännöllinen peruste. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella esimerkiksi poliisille rikoksen tutkintaa varten.

Järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa käytetään ulkoisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjien lukuun.

Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n ja ETA:n ulkopuolella Iso-Britanniassa. Henkilötietojen siirto perustuu Euroopan komission vastaavuuspäätökseen, joka takaa, ettei henkilötietojen suojan taso vaarannu siirrossa.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjät määrittelevät henkilötietojen säilytysajat ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön vaatimukset. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi ja lain vaatimusten noudattamiseksi.

Ilmoituksia ja niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuotta ilmoituksen saapumisesta. Ilmeisen perusteettomat ilmoitukset anonymisoidaan heti ilmoituksen käsittelyn päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamiseen käytetään tarpeellisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja organisatorisia keinoja, kuten:

• käyttöoikeusrajaukset ja -hallinta
• henkilötietojen käsittelytapahtumien rekisteröinti
• henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistaminen
• erilaiset salaus- ja suojaustekniikat
• tietoturvan monitorointi
• palomuurit ja ympäristöjen eriyttämiset
• laitetilojen turvallisuuden varmistaminen
• kulunvalvonta.

LähiTapiola-ryhmä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista, ja alihankkijoiden toimintaa tarkastetaan ja auditoidaan tarvittaessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja oikeus saada jäljennös tiedoistaan. Tarkastusoikeutta voidaan joutua rajoittamaan yksittäisissä tapauksissa, jos se on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi.

Oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää hänen tieto jensa käsittely suoramarkkinointiin ja profilointiin, joka liittyy suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa, jos se on teknisesti toteutettavissa.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan käyttäen kohdan 3 yhteystietoja tai muuta tähän tarkoitukseen ilmoitettua yhteystietoa.

Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

*Alueyhtiöt:

LähiTapiola Etelä Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Etelä-Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Etelärannikko Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Sydkusten Ömsesidigt Försäkringsbolag

LähiTapiola Itä Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Kaakkois-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Kainuu-Koillismaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Keski-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Lappi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Loimi-Häme Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Länsi-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Pirkanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Österbotten Ömsesidigt Försäkringsbolag

LähiTapiola Pohjoinen Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Pääkaupunkiseutu Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Huvudstadsregionen Ömsesidigt Försäkringsbolag

LähiTapiola Savo Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Savo-Karjala Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Uusimaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Nyland Ömsesidigt Försäkringsbolag

LähiTapiola Varsinais-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö

LähiTapiola Vellamo Keskinäinen Vakuutusyhtiö