Acerca de EthicsPoint

Denuncias: aspectos generales

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Consejos y prácticas recomendadas

Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es un portal web para denunciar casos de conducta ética indebida. Se trata de una herramienta de denuncias exhaustiva y confidencial para que empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas denuncien casos de conducta ética indebida reales o potenciales según el Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı, las políticas relacionadas o las leyes y normativas aplicables.

¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?

EthicsPoint aumenta nuestros esfuerzos por mantener y fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas. Al crear canales de comunicación abiertos, fomentamos un entorno laboral positivo que nos permite crear más valor para todas nuestras partes interesadas.

Denuncias: aspectos generales

¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?

Sí. EthicsPoint le permite presentar una denuncia confidencial y anónima por teléfono o por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

Debe informar sobre casos de conducta ética indebida según el Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı, las políticas relacionadas o las leyes y reglamentos aplicables. Algunos ejemplos podrían ser, entre otros:

• Fraude
• Conflictos de intereses
• Uso indebido de recursos o activos de la empresa
• Soborno
• Discriminación
• Acoso
• Irregularidades en la contabilidad
• Infracciones de las normativas del Grupo Sabancı

Puede consultar el Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı para conocer mejor nuestros valores y directrices de ética empresarial.

¿Por qué debería informar sobre lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?

Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de forma ética y de informar a las personas adecuadas de que alguien no está actuando como corresponde. Si colaboramos todos, podemos mantener un entorno saludable y productivo.

¿La dirección desea realmente que denuncie?

Claro que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Es posible que tenga conocimientos iniciales de una actividad que podría ser causa de preocupación desde el punto de vista de la ética empresarial. Sus denuncias pueden minimizar el posible impacto negativo de los casos de conducta ética indebida en el Grupo Sabancı y en nuestras partes interesadas y ayudar a reforzar el entorno de control interno. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.

¿Cómo puedo acceder al Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı y a las políticas relacionadas?

Puede acceder al Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı a través del siguiente enlace:

https://www.sabanci.com/en/management-approach/sabanci-group-code-of-business-ethics

¿Adónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. Solo pueden acceder a estas denuncias las personas autorizadas específicas dentro del Grupo Sabancı encargadas de evaluar la denuncia, en función de su contenido, naturaleza, la entidad, así como el nivel de gestión al que se refiere su denuncia. Cada una de estas personas ha recibido formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad. Puede consultar el Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı para obtener información más detallada sobre los principios de trabajo de la Junta de Ética, incluido cómo procesa los informes.

¿No es este solo un sistema de vigilancia?

No. EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le animamos a solicitar asesoramiento sobre dilemas éticos, aportar sugerencias positivas o comunicar sus inquietudes. La comunicación eficaz es fundamental en el entorno de trabajo de hoy en día y esta es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación. Hemos implantado esta herramienta de denuncias para digitalizar nuestros procesos de notificación de ética empresarial con una perspectiva integral y mejorar de forma continua nuestros procesos de notificación de ética empresarial.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Hasta donde yo sé, cualquier denuncia que envíe a través de un ordenador de la empresa genera un registro del servidor en el que se recoge a qué sitios web se conecta mi PC. ¿No me identificará este registro como el origen de la denuncia?

NAVEX no genera ni mantiene registros internos de conexiones con direcciones IP, por lo que no existe ninguna información que vincule su ordenador con EthicsPoint.

Si no se siente cómodo presentando una denuncia desde su ordenador de trabajo, tiene la opción de usar otro fuera de nuestro entorno laboral (como uno ubicado en un cibercafé o en la casa de un amigo) a través del sitio web seguro de EthicsPoint.

¿Puedo denunciar desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?

Las denuncias presentadas desde su casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet, se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato está totalmente garantizado.

Me preocupa que la información que facilite a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?

El sistema de EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como parte denunciante, debe asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por error.

¿El teléfono gratuito de presentación de denuncias también es anónimo y confidencial?

Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que proporcionaría en una denuncia enviada por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su presentación.

¿Y si deseo que se me identifique en el informe de denuncia?

Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.

¿Se graban mis conversaciones telefónicas con el entrevistador cuando utilizo la Línea directa de ética?

No, las conversaciones telefónicas no se graban.

¿Cuál es su política de confidencialidad de los números de teléfono si llamo a la Línea directa de ética?

No revelamos los números de teléfono de las personas que llaman. Puede que prefiera no compartir su número de teléfono. El personal de la línea directa recibe formación sobre políticas y procedimientos de confidencialidad. Comprenden la importancia de proteger el anonimato de las personas que llaman y la información confidencial.

¿Cuál es su política respecto a las personas que denuncian problemas éticos?

El Comité de Ética mantiene la confidencialidad de las denuncias y de la identidad de los denunciantes. Los denunciantes están bajo la protección del Comité de Ética, no se permite ningún tipo de influencia sobre ellos, como el abuso colectivo, la discriminación o la presión.

¿Quién tiene acceso a las denuncias?

En la medida en que lo permita la ley, los detalles de una cuestión planteada por un denunciante solo se compartirán con quienes tengan autoridad para (i) investigar; (ii) evaluar el asunto y (iii) tomar medidas, en función de la necesidad de información y cuyos nombres no se alegan en el incidente relacionado.

¿Cómo se tramitan las denuncias?

Consulte los principios de trabajo del Comité de Ética para obtener más información sobre la tramitación de las denuncias.

Consejos y prácticas recomendadas

Tengo conocimiento de que algunas personas actúan de forma poco ética, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciar la situación?

Según el Código de Ética Empresarial del Grupo Sabancı, es un deber primordial denunciar los casos de conducta ética indebida propios o ajenos. Esto ayuda al Grupo Sabancı a mantener un entorno laboral ético y positivo. Si tiene conocimiento de alguna conducta indebida o conflicto ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.

No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de la política de la empresa o de si se puede considerar una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Presentar una denuncia. NAVEX puede ayudarle a preparar y presentar la denuncia para que se entienda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva que dejar que un comportamiento potencialmente no ético no sea investigado por razones de no estar seguro.

¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?

El sistema de EthicsPoint y su distribución de denuncias garantizan que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni puedan acceder a las denuncias en las que puedan haber sido nombradas.

¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?

Cuando presenta una denuncia a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un número exclusivo asignado al azar denominado “clave de denuncia” y se le pide que escoja una contraseña. Podrá volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.

¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?

Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, con lo que se preserva el anonimato de los denunciantes en todo momento.

¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia u olvido la contraseña?

Para garantizar el mantenimiento de la seguridad y la confidencialidad, si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Deberá mencionar en su nueva denuncia que el problema está relacionado con otra denuncia o cuestión presentada anteriormente.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar una denuncia a través de EthicsPoint desde cualquier ordenador que tenga acceso a Internet. Puede hacerlo desde su casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso a un ordenador o no se siente cómodo usando uno, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.