Sobre EthicsPoint
Denunciar algo – General
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Consejos y buenas prácticas

Sobre EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de denuncia completa y confidencial creada por NAVEX que permite a la dirección y a los empleados trabajar juntos para abordar el fraude, el abuso y otras conductas indebidas en el lugar de trabajo, cultivando al mismo tiempo un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

• Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales de comunicación abiertos, fomentamos un entorno de trabajo positivo y maximizamos la productividad.
• Las empresas cotizadas están obligadas por ley a disponer de un medio de denuncia anónima para dirigir los fraudes contables y de auditoría directamente al comité de auditoría.
• Un sistema eficaz de denuncia aumenta nuestros esfuerzos por fomentar una cultura de integridad y ética en la toma de decisiones.
• Según la legislación europea de protección de los denunciantes, los empleadores con al menos 50 empleados están obligados a establecer canales de denuncia específicos.

Denunciar algo – General

¿Puedo denunciar por Internet o por teléfono?

Sí. EthicsPoint le permite presentar una denuncia confidencial y anónima por teléfono o Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema EthicsPoint permite a los empleados o otras partes relacionadas denunciar cualquier infracción de nuestro Código de Conducta declarado, o cualquier otra preocupación que pueda tener.

Promovemos un entorno en el que se puedan plantear preguntas directamente y debatir los problemas abiertamente.

Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla a mi jefe, al personal de seguridad o a los recursos humanos y dejar que ellos se ocupen?

Cuando observe algún comportamiento que considere que infringe nuestro código de conducta, esperamos que lo denuncie. Lo ideal es que comunique sus preocupaciones a su jefe directo o a otro miembro de nuestro equipo directivo. Reconocemos, sin embargo, que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo denunciar el asunto de esta manera. Por eso, nos hemos asociado con NAVEX. Preferimos que denuncie de forma anónima en vez de guardar la información.

¿Por qué debo denunciar de lo que sé? ¿Qué gano yo con ello?

Tenemos todos el derecho a trabajar en un entorno positivo y ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a quien corresponda si alguien no está actuando adecuadamente. Trabajando juntos, podemos mantener un entorno sano y productivo. Y, la mala conducta corporativa puede amenazar la existencia misma de una empresa entera.

¿De verdad quiere la dirección que presento una denuncia?

Seguramente que sí. De hecho, necesitamos que denuncie. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que tenga conocimiento inicial de una actividad que pueda ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestra gente. Además, haciendo una contribución positiva puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y los resultados de la empresa.

¿Adónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias a disposición únicamente de personas particulares de la empresa encargadas de evaluarlas, en función del tipo de infracción y de la localización del incidente. Cada uno de estas receptores de denuncias ha recibido una formación para mantener estas denuncias en la máxima confidencialidad.

¿No es este sistema un ejemplo de que alguien vela por mí?

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Tengo entendido que cualquier denuncia que envío desde un ordenador de la empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi ordenador. ¿No me identificará este registro como el emisor de la denuncia?

¿Puedo presentar una denuncia desde casa y al mismo tiempo quedar anónimo?

Una denuncia desde casa, el ordenador de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerá segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de pantalla y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de modo que el anonimato se mantiene totalmente.

Me preocupa que la información que comparto con EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no ocurrirá?

El sistema EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea quedar anónimo, usted, como denunciante, debe asegurarse de que la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, "Desde mi cubículo junto a Jan Smith..." o "En mis 33 años...".

¿La línea telefónica gratuita es también confidencial y anónima?

Sí, se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en una denuncia en línea y un entrevistador tecleará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Se aplicarán las mismas medidas de seguridad y confidencialidad a estas denuncias durante su presentación.

¿Y si quiero que se me identifique con mi denuncia?

Hay un apartado en la denuncia para identificarse, si lo desea.

Consejos y buenas prácticas

Soy consciente de que algunos individuos actúan de forma poco ética, pero no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, a cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Sólo tiene que considerar lo ocurrido en recientes escándalos corporativos para ver los desastrosos efectos que un fallo en la ética puede tener en una empresa por lo demás sana. Si sabe de algún incidente de mala conducta o infracciónes de la ética, considere que es su obligación consigo mismo y con sus compañeros de trabajo de denunciarlo.

No estoy seguro de si lo que he observado u oído constituye una infracción de la política de la empresa o implica una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer??

Presentar una denuncia. NAVEX puede ayudarle a preparar y presentar su denuncia para que se entienda correctamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva a que deje sin control un posible comportamiento poco ético.

¿Y si mi jefe o otros directivos están involucrados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia y empezarán a encubrirla?

El sistema EthicsPoint y la distribución de las denuncias garantizan que no se notifique a las partes involucrados ni se les dé acceso a las denuncias en las que han sido mencionados.

¿Y si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿Y si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?

Cuando presenta una denuncia en el sitio Web de EthicsPoint o a través del Centro de atención telefónica de EthicsPoint, recibe un número único y aleatorio denominado "Clave de denuncia" y se le pide que elija una contraseña. Puede volver de nuevo al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más detalles o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio web en el plazo especificado para responder a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa han entrado ahora en un "diálogo anónimo", en el que las situaciones no sólo se identifican, sino que también pueden resolverse, por complejas que sean.

¿Son estos seguimientos de denuncias tan seguros como la primera?

Toda la correspondencia de EthicsPoint se mantiene en la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, continuando bajo el paraguas del anonimato.

¿Qué ocurre si pierdo mi Clave de Denuncia o olvido la contraseña que he creado?

Para garantizar la seguridad y la confidencialidad, si pierde su clave o contraseña de denuncia, deberá presentar una nueva denuncia. Mencione en la nueva denuncia que está relacionada con una denuncia o pregunta que presentó anteriormente.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar una denuncia en EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Puede hacerlo desde casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso a un ordenador o no se siente cómodo utilizándolo, puede llamar al teléfono gratuito de EthicsPoint, disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.