Sobre Ethicspoint

Comunicación-Aspectos generales

Seguridad y confidencialidad de la comunicación

Consejos y mejores prácticas

Sobre Ethicspoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de comunicación completa y confidencial creada por NAVEX que permite colaborar a la dirección y a los trabajadores con el fin de abordar cualquier fraude, abuso u otra conducta inadecuada en el lugar de trabajo fomentando un entorno laboral positivo

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Comunicación-Aspectos generales

¿Puedo informar a través de internet o por teléfono?

Sí. EthicsPoint le permite enviar un informe confidencial y anónimo tanto por teléfono como a través de internet.

¿Qué tipo de situaciones debo comunicar?

El sistema EthicsPoint permite a los trabajadores informar sobre cualquier vulneración de nuestro Código de Conducta establecido o sobre cualquier otra inquietud que pueda surgir relacionada con el mismo.

Si presencio una vulneración, ¿debo limitarme a informar a mi responsable o a recursos humanos para que sean ellos quienes se ocupen del asunto?

Esperamos que usted nos comunique cualquier comportamiento que considere que vulnera nuestro código de conducta. Lo ideal sería que trasladara cualquier inquietud a su responsable directo u otro miembro del equipo directivo. No obstante, entendemos que pueda incomodarle informar por estas vías en determinadas circunstancias. Es precisamente por este motivo por el que nos hemos asociado con NAVEX.

Preferimos que informe de forma anónima a que se guarde la información para usted.

¿Por qué debo comunicar lo que sé? ¿En qué me beneficia?

Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo y, de la mano de este derecho, va la responsabilidad de actuar de forma ética y de informar a los demás si alguien no se está comportando adecuadamente. Gracias a esta colaboración conjunta logramos mantener un entorno saludable y productivo.

¿La dirección realmente quiere que informe?

Sí, así es. De hecho, necesitamos que informe. Usted sabe tanto lo bueno como lo malo que ocurre dentro de la empresa. Podrá darse el caso de que detecte una actividad que le inquiete. Si usted informa, se podrá minimizar su posible impacto negativo para la sociedad y los trabajadores.

¿A dónde van estos informes? ¿Quién tendrá acceso a ellos?

Los informes se registran directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estos informes a disposición exclusiva de determinadas personas de la empresa encargadas de evaluarlos, a tenor del tipo de vulneración y de la ubicación del incidente. Todo aquel que reciba estos informes habrá recibido formación sobre cómo preservar estrictamente su confidencialidad.

¿Y no constituirá este sistema otra forma de tenerme vigilado?

No. EthicsPoint constituye uno de los elementos positivos de nuestra filosofía global que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Es clave mantener una comunicación efectiva en el lugar de trabajo y EthicsPoint constituye una magnífica herramienta para fomentarla.

Seguridad y confidencialidad de la comunicación

Entiendo que cualquier informe que envíe desde un ordenador de la empresa generará un registro del servidor que mostrará todos los sitios web a los que se conecta mi PC . ¿No me identificará este registro como el autor del informe?

NAVEX no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, por lo que no existirá información alguna que vincule su PC con EthicsPoint.

Si le incomoda generar un informe en su PC del trabajo, también podrá hacerlo desde un PC ajeno al entorno laboral (como uno situado en un ciber café o en casa de un amigo) a través de la web segura de EthicsPoint. Son muchos los que optan por esta opción, dado que los datos de NAVEX revelan que menos del 12 % de los informes se generan durante el horario laboral.

Si envío un informe desde casa, ¿seguirá siendo anónimo?

Cualquier informe enviado desde casa, desde el ordenador de un amigo o desde cualquier portal de internet seguirá estando protegido y siendo anónimo. Los portales de internet no identifican nunca al visitante por su nombre de usuario y el sistema de EthicsPoint borra las direcciones de internet por lo que la confidencialidad está totalmente garantizada.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden garantizarme que esto no suceda?

El sistema de EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato será responsabilidad suya, como informante, asegurarse de no revelar su identidad accidentalmente en el cuerpo del informe. Por ejemplo, “Desde mi puesto situado al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.

¿La línea telefónica gratuita es también confidencial y anónima?

Sí. Se le solicitará la misma información que usted proporcionaría en un informe generado a través de internet y un entrevistador transcribirá sus respuestas en la web de EthicsPoint. A la entrega de estos informes se aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.

¿Qué ocurre si quiero que se me identifique en el informe?

Dispondrá de una sección dentro del informe en la que podrá hacerlo, si así lo desea.

Consejos y mejores prácticas

Sé que determinadas personas están actuando de manera poco ética, sin que ello me afecte. ¿Por qué debería molestarme en informar?

Nuestra empresa fomenta el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, a cualquier nivel, perjudica en última instancia a la sociedad y a todos los trabajadores, entre los cuales se encuentra usted. Si advierte de cualquier incidente de conducta inadecuada o vulneración ética, sepa que es su deber para usted y para sus compañeros de trabajo informar al respecto.

No estoy seguro de si lo que he visto u oído vulnera la política de la empresa o constituye un comportamiento poco ético, pero lo cierto es que no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Envíe un informe. NAVEX puede ayudarle a elaborar y enviar el informe para que se entienda adecuadamente. Preferimos que comunique una situación que finalmente resulte ser inofensiva a dejar que un posible comportamiento poco ético quede sin abordar.

¿Qué ocurrirá si mi jefe u otros responsables están implicados en tal vulneración? ¿No recibirán el informe y empezarán a encubrirlo?

El sistema y la distribución de informes de EthicsPoint garantiza que las partes implicadas no sean informadas sobre, ni puedan acceder a, aquellos informes en los que se les haya mencionado.

¿Qué ocurrirá si recuerdo algo importante sobre el incidente una vez enviado el informe? o ¿qué ocurrirá si la empresa tiene más preguntas acerca de mi informe?

Cuando envíe un informe a la web de EthicsPoint Web o a través del servicio de atención telefónica de EthicsPoint, recibirá un número aleatorio y único denominado “Código de Informe” y se le solicitará que cree una contraseña. Podrá volver a entrar en el sistema de EthicsPoint tanto por internet como telefónicamente y acceder al informe original para incorporar detalles o responder a preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que acceda de nuevo a la página en el momento oportuno para responder a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán entablado un “diálogo anónimo” en el que no solo se detecten posibles situaciones, sino que también se puedan resolver, por complejas que sean.

¿Las actualizaciones del informe son igual de seguras que el informe inicial?

La confidencialidad de cualquier correspondencia mantenida con EthicsPoint es igual de estricta que la del informe inicial, al amparo del anonimato.

¿Qué ocurrirá si extravío mi Código de Informe u olvido la contraseña creada?

Para preservar la seguridad y confidencialidad, si pierde su código de informe o contraseña, tendrá que enviar un nuevo informe. Tendrá que mencionar en el nuevo informe que este se refiere a un informe o una cuestión enviado previamente por usted.

¿Podré enviar un informe si no dispongo de conexión a internet?

Podrá enviar un informe EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a internet. También podrá hacerlo desde su casa. Muchas ubicaciones públicas, incluidas las bibliotecas, disponen de conexión internet. Si no dispone de acceso a internet o no se siente seguro empleando un ordenador, puede llamar a la línea de atención telefónica gratuita de EthicsPoint que se encuentra disponible 24 horas al día, 365 días al año.