Speak Up: Preguntas frecuentes

Speak Up es un servicio que proporciona Vodafone y que permite a los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales, socios de empresas conjuntas y agentes de Vodafone plantear irregularidades si ven o escuchan un comportamiento en el trabajo que sientan que puede suponer una infracción de nuestro Código de conducta o parece ilegal o poco ético.

La Línea directa Speak Up la opera NAVEX, es decir, una empresa independiente a Vodafone. La independencia de NAVEX de Vodafone proporciona a los empleados un nivel añadido de comodidad y seguridad de que sus denuncias serán confidenciales.

Vodafone tiene el compromiso de crear y mantener un entorno en el que se puedan plantear inquietudes acerca de la ética comercial sin miedo a represalias. Como muchas grandes empresas, Vodafone proporciona la Línea directa Speak Up como un servicio opcional para que los empleados planteen inquietudes acerca de cuestiones relacionadas con nuestro Código de conducta. Aunque la mayoría de las irregularidades se pueden resolver rápidamente si los trata directamente con su gerente, la Línea directa Speak Up le ofrece una forma adicional de obtener ayuda en caso de que no se sienta cómodo cuando realiza preguntas o expone irregularidades a la gerencia. La Línea directa Speak Up no pretende sustituir las conversaciones que se mantienen entre los empleados y los gerentes correspondientes, sino proporcionar un recurso adicional a los empleados.

Si observa un comportamiento en el trabajo que considera que puede ser una infracción de nuestro Código de conducta o parece ilegal o poco ético, denúncielo. Debe denunciar cualquier comportamiento que sospeche que es ilícito o delictivo. Esto podría ser un soborno, fraude, fijación de precios o una filtración de la privacidad de los datos. Asimismo, debe denunciar el abuso de nuestros sistemas, procesos o políticas. Esto podría ser hostigamiento o acoso, un conflicto de intereses, peligro a la salud y seguridad de los empleados o del público, abusos potenciales de los derechos humanos o problemas ambientales graves. Vodafone tiene una política contra represalias para cuando se ha denunciado una irregularidad real. No se tomará ninguna medida en su contra si denuncia dichas irregularidades, incluso si no existiera una conducta ilegal.

Cuando plantea una irregularidad, se tomará una decisión con respecto a qué área procesará el asunto: equipo de Recursos Humanos, Seguridad corporativa, Asuntos Legales o sus equivalentes de grupo. A continuación, nos comunicaremos con la persona que plantea la irregularidad (esto puede realizarse a través de la línea externa Speak Up o a través de la opción “Seguimiento” del sistema del portal de comunicación a través de Internet, al que se puede acceder con la clave digital y contraseña), para asegurarnos de que tenemos toda la información que necesitamos y para hablar de los siguientes pasos. Si decidimos avanzar con una investigación, un experto cualificado investigará y mantendrá a la persona que planteó la irregularidad informada durante todo el proceso.

Conservaremos registros transparentes y precisos de todas las divulgaciones y medidas subsiguientes.

Nuestra prioridad es proteger la identidad de las personas que plantean inquietudes de buena fe. Vodafone no tolerará represalias en contra de un empleado que plantee una irregularidad real. Mantendremos la privacidad y la confidencialidad de la información que nos facilite durante el proceso de investigación, con sujeción a nuestras obligaciones legales. Las denuncias anónimas también están disponibles y se incluyen como una opción cuando se realizan a través de nuestra línea externa Speak Up. Nota: Las denuncias anónimas pueden limitar nuestra habilidad para llevar a cabo una investigación.

Speak Up tiene dos métodos de comunicación. El primero es mediante un número de teléfono gratuito, que está disponible para usted 24/7 durante todo el año. Cuando llame, un especialista en denuncias profesionalmente formado lo guiará a través de una serie de preguntas diseñadas para identificar los detalles relevantes de la irregularidad.

Le alentamos a indicar su nombre e información de contacto; dicho especialista anotará también esos datos. Si decide mantener el anonimato, no llevaremos a cabo ninguna acción por rastrear la llamada o identificarle. Si decide identificarse cuando se contacta con la Línea directa Speak Up, Vodafone hará todo lo posible para mantener la confidencialidad de su nombre durante la investigación o el seguimiento.

Al final de la llamada, el especialista le hará un resumen de la información facilitada y efectuará los cambios necesarios para asegurarse de que está satisfecho con la precisión de la irregularidad que plantea. Hay disponibles operadores que hablan varios idiomas para que las personas que llamen puedan plantear las irregularidades en su idioma nativo.

La segunda opción consiste en usar el sistema del portal de comunicación por Internet. En el portal de comunicación se le solicita el mismo tipo de detalles sobre la irregularidad que plantea que en el sistema telefónico. También en este caso, si elige mantenerse en el anonimato, no llevaremos a cabo ninguna acción con el fin de identificarle, ya sea por el seguimiento de su dirección web o mediante otro modo.

Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de comunicación por Internet está disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana, todos los días del año. Puede acceder al sistema desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con acceso a Internet.

Cuando plantee una irregularidad, ya sea a través de Internet o del teléfono, recibirá una clave de denuncia única y se le pedirá que especifique una contraseña. Para volver al sistema de Speak Up y acceder a la denuncia original, utilice su clave de denuncia y contraseña ya sea a través de Internet o por teléfono. En ese momento, puede añadir más detalles.

Si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia dado el alto nivel de confidencialidad que se mantiene con respecto a las denuncias. Puede mencionar en la nueva versión que el asunto está relacionado con otra denuncia que ya presentó anteriormente.

Sí, su solicitud se almacena directamente en el servidor seguro de NAVEX para evitar posibles filtraciones de seguridad. Solo un número muy reducido del personal de Vodafone tendrá acceso a esta información.

Si se identifica al plantear una inquietud, la empresa hará todo lo posible por mantener confidencial su nombre durante la investigación. Las investigaciones se pueden completar más rápida y efectivamente cuando el denunciante se identifica, ya que esto les permite a los investigadores de la empresa realizar el seguimiento directamente con el denunciante. Si decide mantenerse en el anonimato, ni NAVEX ni Vodafone realizarán ningún esfuerzo por identificarle.

Cuando recibe la clave de denuncia y la contraseña, podrá hacer un seguimiento ya sea por teléfono o por la web. Si un investigador desea ponerse en contacto con usted por algo relacionado con la irregularidad que plantea, podrá dejarle un mensaje o realizarle una pregunta a través de la plataforma Speak Up.

Se le proporcionará una clave de denuncia y una contraseña. Asegúrese de anotar estos datos y de guardarlos en un lugar seguro. Podrá usar la clave de denuncia y la contraseña para volver a conectarse para comprobar el estado de su caso, proporcionar más información o responder a preguntas de seguimiento del personal que esté investigando el asunto.

Solo un número muy reducido y selecto del personal de Vodafone tiene acceso a estos informes. La plataforma NAVEX y sus protocolos de distribución están diseñados para que las personas a las que se nombra en la denuncia no reciban notificación alguna ni tengan acceso a ella.

Sí. La línea externa Speak Up es para el uso de empleados, empleadas y contratistas, así como también proveedores, socios comerciales, socios de empresas conjuntas y agentes de Vodafone.