Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial e integral creada por NAVEX que le permite a la gerencia y a los empleados trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.
¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?- Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, fomentamos un ambiente de trabajo positivo y maximizamos la productividad.
- Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Denuncias: aspectos generales
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?Sí. EthicsPoint le permite presentar denuncias confidenciales y anónimas, ya sea por teléfono o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debería denunciar?El sistema EthicsPoint permite que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción de nuestro Código de conducta establecido.
Si observo una infracción, ¿no debería simplemente informarla a mi superior, al personal de seguridad o a Recursos Humanos y dejar que ellos se ocupen?Cuando observe alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal es que usted le presente cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que podría haber circunstancias en las que no se sienta a gusto denunciando el asunto de esta manera. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con NAVEX. Preferimos que presente una denuncia anónima y no que se guarde la información.
¿Por qué debería denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo?Todos tenemos derecho a trabajar en un ambiente positivo y, por ello, tenemos la responsabilidad de actuar de una manera ética y de informar a las personas indicadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Si colaboramos todos, podemos mantener un entorno saludable y productivo. Además, la conducta corporativa indebida puede amenazar la existencia misma del Banco.
¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?Por supuesto que sí. De hecho, necesitamos que presente denuncias. Usted sabe lo que sucede en nuestro Banco, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea la primera persona en enterarse de una actividad que podría ser motivo de preocupación. La denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en el Banco y en nuestro personal. Además, aportar comentarios constructivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?Las denuncias ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas dentro del Banco que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿No es este solo un sistema de vigilancia?No. El sistema de EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite brindarle un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos solicitar asesoramiento sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar sus inquietudes. En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y este sistema es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.
Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la presentación de denuncias.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Comprendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora del Banco genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi computadora. ¿No me identificarán en ese registro como el creador de la denuncia?NAVEX no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así que no hay información disponible que vincule a su computadora con EthicsPoint.
Si no le resulta cómodo hacer la denuncia desde su computadora del trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera del ambiente de trabajo (como la de un cibercafé o de la casa de un amigo) a través del sitio web seguro de EthicsPoint.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?Las denuncias presentadas desde su casa, desde la computadora de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato está totalmente garantizado.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?El sistema EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su presentación.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?En la denuncia, hay una sección para que se identifique, si desea hacerlo.
Consejos y mejores prácticas
Tengo conocimiento de que algunas personas están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciar de la situación?Nuestro Banco promueve un comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia al Banco y a todos los empleados, incluso a usted. Si usted tiene conocimiento de cualquier incidente de conducta indebida o infracción relacionada con la ética, tenga en cuenta que su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros es denunciarlo.
No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política del Bnaco o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?Presente una denuncia. NAVEX puede brindarle ayuda para preparar y presentar su denuncia para que se pueda comprender adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva, en lugar de permitir que una posible conducta poco ética pase inadvertida.
¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias garantizan que las partes implicadas no reciban una notificación ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si el Banco tiene más preguntas acerca de mi denuncia?Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio del centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un número único al azar denominado “clave de denuncia” y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia inicial para agregar más información o responder las preguntas que haya planteado un representante del Banco. Sugerimos enfáticamente que regrese al sitio web en el tiempo especificado para responder las preguntas del Banco. Usted y el Banco habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, por lo que continúa con la cobertura del anonimato.
¿Qué pasa si pierdo la clave de denuncia u olvido la contraseña que creé?A fin de garantizar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad, si pierde su clave de denuncia o contraseña, deberá presentar una nueva denuncia. En la nueva denuncia, mencione que esta se relaciona con una denuncia o irregularidad presentada anteriormente.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.