Acerca de EthicsPoint

Informes — General

Seguridad y confidencialidad de los informes

Consejos y mejores prácticas

Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de informes integral y confidencial que ayuda a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para abordar el fraude, el abuso y otras faltas de conducta en el lugar de trabajo, a la vez que se fomenta un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Informes — General

¿Puedo reportar haciendo uso de Internet o del teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, tiene la posibilidad de presentar una denuncia anónima y confidencial por teléfono o por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo reportar?

El sistema EthicsPoint está diseñado para que los empleados reporten cualquier infracción de nuestro Código de Conducta establecido u otra inquietud que pueda tener.

Si veo una infracción, ¿no debería simplemente reportarla a mi gerente, al equipo de seguridad o al departamento de recursos humanos y dejar que ellos se ocupen de ella?

Cuando observe algún comportamiento que considere que infringe nuestro Código de Conducta, esperamos que lo reporte. Lo ideal es que transmita cualquier inquietud a su gerente directo u otro miembro de nuestro equipo de administración. Sin embargo, reconocemos que pueden haber circunstancias en las que no se sienta cómodo denunciando el problema de esta manera. Es por este motivo que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que reporte de forma anónima en vez de guardarse la información.

¿Por qué debo reportar lo que sé? ¿En que me beneficio yo?

Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo y con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de manera ética y de informar a las personas adecuadas si alguien no actúa de manera correcta. Al trabajar juntos, podemos mantener un entorno saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar el sustento de toda una empresa.

¿La gerencia realmente quiere que informe?

No cabe duda de que sí. De hecho, necesitamos que nos informe. Usted sabe lo que pasa en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que tenga conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Sus informes pueden minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, brindar aportaciones positivas puede ayudar a identificar los problemas que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.

¿A dónde van estos informes? ¿Quién puede acceder a ellos?

Los informes se ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible vulneración de la seguridad. EthicsPoint pone estos informes a disposición solo de personas específicas de la empresa que se encargan de evaluar el informe, según el tipo de infracción y la ubicación del incidente. Cada uno de los destinatarios de estos informes ha recibido capacitación para mantener estos informes con la máxima confidencialidad.

¿No es este sistema solo un ejemplo más de alguien observando todo lo que hago?

El sistema EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro y ético. Le recomendamos que busque orientación sobre los dilemas éticos, dé sugerencias positivas o comunique sus inquietudes. La comunicación efectiva es fundamental en el lugar de trabajo actual y esta es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.

Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de informes para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y, al mismo tiempo, mantener un entorno de informes positivo.

Seguridad y confidencialidad de los informes

Tengo entendido que cualquier informe que envíe desde el ordenador de una empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web a los que se conecta mi PC, y ¿este registro no me identificará como creador de informes?

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC a EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint se compromete contractualmente a no buscar la identidad de un informante.

Si se siente incómodo al hacer un informe desde su PC de trabajo, tiene la opción de utilizar un PC fuera de nuestro entorno de trabajo (como uno ubicado en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que las estadísticas de EthicsPoint muestran que menos del 12% de los informes se generan durante el horario de oficina.

¿Puedo presentar una reporte desde mi casa y seguir en el anonimato?

Un informe desde el hogar, desde la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerá seguro y anónimo. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para mantener el anonimato total. Además, EthicsPoint se compromete contractualmente a no buscar la identidad de un informante.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint finalmente revele mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a suceder?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, usted, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo del informe no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, «De mi cubículo junto a Jan Smith...» o «En mis 33 años...»

¿La línea de atención telefónica gratuita también es confidencial y anónima?

Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en un informe publicado en Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Estos informes tienen las mismas medidas de seguridad y confidencialidad aplicados a ellos.

¿Qué pasa si quiero que me identifiquen en mi informe?

Hay una sección en el informe para identificarse, si lo desea.

Consejos y mejores prácticas

Conozco a algunas personas involucradas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debo molestarme en reportarlo?

Nuestra empresa opta por promover un comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solo hay que tener en cuenta lo que ocurrió en los recientes escándalos corporativos para ver los efectos desastrosos que una falta de ética aparentemente inofensiva puede tener en una empresa que, por lo demás, sería saludable. Por lo tanto, si conoce alguna falta de conducta o infracción a la ética, considere que es un deber para usted y sus compañeros de trabajo reportarlo.

No estoy seguro de si lo que he observado u oído es una infracción de la política de la empresa o implica una conducta poco ética, pero simplemente no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Presente un informe. EthicsPoint puede ayudarlo a preparar y presentar su informe para que se comprenda correctamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte inofensiva antes que dejar que un posible comportamiento poco ético no se controle porque no estaba seguro.

¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están implicados en una infracción? ¿No obtendrán el informe y comenzarán a encubrirlo?

El sistema EthicsPoint y la distribución de informes están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificaciones ni se les conceda acceso a los informes en los que han sido nombradas.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar el informe? ¿O qué pasa si la empresa tiene más preguntas para mí en relación con mi informe?

Cuando presenta un informe en el sitio web de EthicsPoint o a través del centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un nombre de usuario único y se le pide que elija una contraseña. Puede volver al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder al informe original para agregar más detalles o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa y agregar más información que ayude a resolver las cuestiones pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa ahora han iniciado un «diálogo anónimo» en el que las situaciones no solo se identifican sino que se pueden resolver, sin importar cuán complejas sean.

¿Estos seguimientos de los informes son tan seguros como el primero?

Toda la correspondencia de EthicsPoint se mantiene bajo la misma estricta confidencialidad que el informe inicial, y continúa bajo la protección del anonimato.

¿Puedo presentar un informe si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar un informe de EthicsPoint desde cualquier computadora que pueda acceder a Internet. Puede presentar un informe desde casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso o se siente incómodo usando una computadora, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.