Acerca de EthicsPoint

Cómo informar - General

Seguridad y confidencialidad de proporcionar información

Consejos y mejores prácticas

Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta para proporcionar información amplia y confidencial creada por NAVEX Global que ayuda a la administración y a los empleados a trabajar juntos abordando el fraude, el abuso y otras malas conductas en el lugar de trabajo, todo esto mientras cultiva un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales abiertos podemos promover un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad. Las compañías de negocios con fondos públicos están obligadas por la ley a tener un medio de proporcionar información para abordar el fraude contable y de auditoria directamente al comité de auditoria. Un sistema de información efectivo aumentará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.

Cómo informar - General

¿Puedo informar usando ya sea el Internet o el teléfono?

Sí. Con EthicsPoint tiene la capacidad de presentar un informe confidencial y anónimo ya sea por teléfono o por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debería informar?

El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados informen cualquier violación de nuestro Código de Conducta o cualquier preocupación que pudieran tener.

Si veo una violación, ¿no debería informar de esto a mi jefe, seguridad o recursos humanos y dejarles que se encarguen de ello?

Cuando observe algún comportamiento que considere que viole el código de conducta, esperamos que nos informe. Idealmente, debe exponer cualquier preocupación a su supervisor directo, u otro miembro de nuestro equipo administrativo. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo de informar el asunto de esta manera. Es por tales circunstancias por las que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferiríamos que informe anónimamente antes que se guarde la información para usted.

¿Por qué debo informar lo que sé? ¿En qué me favorece esto a mí?

Todos tenemos el derecho a trabajar en un entorno positivo y con ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de una manera ética y permitir que las personas apropiadas sepan si alguien no está actuando correctamente. Trabajando juntos, podemos mantener un entorno sano y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar el sustento de toda una empresa.

¿Realmente la administración quiere que yo informe?

Por supuesto que queremos. De hecho, necesitamos que nos informe. Usted sabe lo que está sucediendo en nuestra empresa - tanto lo bueno como lo malo. Puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser causa de una preocupación. Su información pueden minimizar el impacto potencial negativo en la compañía y en nuestra gente. También, ofrecer una contribución positiva puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativo.

¿A dónde van estos informes? ¿Quién puede tener acceso a éstos?

Los informes se introducen directamente en el servidor de EthicsPoint para evitar cualquier posible brecha en la seguridad. EthicsPoint revela estos informes únicamente a personas específicas dentro de la empresa que son los encargados de evaluar el informe, basado en el tipo de violación y ubicación del incidente. Cada uno de estos destinatarios de informe han sido entrenados en el mantenimiento de estos informes con la mayor confidencialidad.

¿No es este sistema solo un ejemplo de que alguien me esta observando?

El sistema de EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro y ético. Se le alienta a buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas, o comunicar un problema. La comunicación eficaz es crítica en los lugares de trabajo de hoy en día y esta es una herramienta magnífica para mejorar la comunicación.

Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta para proporcionar información a fin de cumplir nuestras obligaciones de conformidad, manteniendo al mismo tiempo un entorno de proporcionar información positivo.

Seguridad y confidencialidad de proporcionar información

¿Es mi entendimiento de que cualquier informe que envíe desde un ordenador de la empresa genera un registro del servidor que muestra cada sitio web con el que mi computadora se conecta, y este registro no me identifica como un creador de este informe?

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna, por lo tanto la información que vincula su computadora a EthicsPoint está disponible. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no seguir una identidad del informante.

Si no se siente cómodo haciendo un informe en su computadora, tiene la opción de utilizar una computadora externa a nuestro entorno de trabajo (como una que se encuentre en un cibercafé, en casa de un amigo, etc.) a través de la página web segura de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que, los datos de EthicsPoint indican que menos de 12% de los informes se generan durante el horario de trabajo.

¿Puedo presentar un informe desde casa y aún permanecer en el anonimato?

Un informe desde la computadora de la casa, de un vecino, o cualquier portal de Internet seguirá siendo seguro y anónimo. Un portal de Internet nunca identifica al visitante por el nombre que aparece en la pantalla y el sistema de EthicsPoint quita las direcciones de Internet de manera que se mantiene totalmente el anonimato. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no seguir una identidad del informante.

Estoy preocupado que la información que proporcione a EthicsPoint finalmente revelará mi identidad. ¿Cómo puedo asegurarme que no va a suceder?

El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, usted, como parte informante - necesita asegurarse que el cuerpo del informe no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, "Desde mi puesto junto a Jan Smith…" o "En mis 33 años…".

¿Es la línea gratuita confidencial y anónima también?

Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que daría en un informe por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio Web de EthicsPoint. Estos informes tienen las mismas medidas de seguridad y confidencialidad al momento de proporcionar la información.

¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi informe?

Hay una sección en el informe para identificarse, si así lo desea.

Consejos y mejores prácticas

Soy consciente de algunas personas involucradas con una conducta poco ética, pero no me afecta. ¿Por qué debería tomarme la molestia de informar esto?

Nuestra empresa opta por promover el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, a cualquier nivel, en última instancia, perjudica a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Sólo tiene que pensar en lo sucedido en los últimos escándalos corporativos para ver los efectos desastrosos que un lapso aparentemente inofensivo en la ética puede tener de otra manera en una empresa sana. Así que si sabe de cualquier incidente de mala conducta o violaciones éticas, considere que es su obligación y las de sus compañeros de trabajo de informarlo.

No estoy seguro de si lo que he visto o escuchado es una violación de la política de la empresa, o que implique una conducta poco ética, pero simplemente no se ve bien para mí. ¿Qué debo hacer?

Presente un informe EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar su informe de manera que pueda ser comprendido adecuadamente. Preferimos que informe una situación que resulte ser inofensiva en lugar de dejar pasar por alto un posible comportamiento inmoral porque no estaba seguro.

¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una violación? ¿Ellos no van a recibir el informe y empezar un encubrimiento?

El sistema y distribución de informes de EthicsPoint está diseñado de modo que las partes implicadas no sean notificadas ni se les conceda acceso a informes en los cuales se les ha nombrado.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente tras presentar el informe? O ¿qué pasa si la compañía tiene más preguntas para mí sobre mi informe?

Cuando presenta un informe en el sitio Web de EthicsPoint o a través del Call Center de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único, y se le pedirá que elija una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint nuevamente, ya sea por Internet o por teléfono y acceder al informe original para agregar más detalle o responder a las preguntas formuladas por un representante de la empresa y añadir más información que le ayudará a resolver problemas abiertos. Sugerimos que regrese al sitio en el tiempo especificado para contestar las preguntas de la empresa. Usted y la empresa ahora han entrado en un “diálogo anónimo,”, donde las situaciones no sólo son identificadas, sino también pueden resolverse, no importa cuán complejas sean.

¿Son esos seguimientos sobre los informes tan seguros como al inicio?

Todas las correspondencia de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confianza como el informe inicial, continuando bajo el paraguas del anonimato.

¿Todavía puedo presentar un informe si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar un informe a EthicsPoint desde cualquier ordenador que tenga acceso a Internet. Puede presentar desde la casa Muchos lugares públicos, incluyendo la biblioteca pública, tienen ordenadores conectados a Internet. Si no tiene acceso a uno o no se siente cómodo utilizando un ordenador, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, la cual está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.