Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial y completa creada por NAVEX, que ayuda a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
- Creemos que nuestros empleados son nuestro bien más valioso. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar la productividad.
- Las empresas que cotizan en la bolsa están obligadas por ley a tener un medio anónimo de denuncias para remitir los fraudes de contabilidad y auditoría directamente al comité de auditoría.
- Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Presentación de denuncias: aspectos generales
¿Puedo hacer una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, podrá presentar denuncias confidenciales y anónimas, ya sea por teléfono o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción a nuestro Código de conducta establecido u otra inquietud que tengan.
Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla solamente a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?
Cuando observe algún comportamiento que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que lo denuncie. Lo ideal es que usted le presente cualquier inquietud a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que podría haber circunstancias en las que no le resulte cómodo informar el asunto de esta manera. Es por dichas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que haga una denuncia anónima y no que se guarde la información.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La conducta indebida corporativa puede amenazar el sustento de toda una empresa.
¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?
Claro que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea el primero en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, el hecho de ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.
¿Adónde se dirigen estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible filtración en la seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias a disposición únicamente de personas específicas dentro de la empresa que se encargan de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar donde ocurrió el incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿No es este sistema simplemente un ejemplo de que alguien me vigila?
El sistema EthicsPoint se centra en representar un aspecto positivo de nuestra filosofía general, y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro y ético. Le recomendamos que busque asesoramiento sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique inquietudes. En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y este sistema es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.
Elegimos cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias a fin de respetar nuestras obligaciones de cumplimiento y, a la vez, mantener un entorno positivo para presentar denuncias.
Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa generará un registro del servidor que mostrará cada sitio web al que se conecte mi computadora personal. ¿Este registro no revelará mi identidad como el creador de la denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexiones internas con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC a EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de un denunciante.
Si no se siente cómodo haciendo la denuncia desde su computadora del trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera del ambiente de trabajo (como la de un cibercafé o de la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se genera durante horas hábiles.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet serán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para que se mantenga totalmente el anonimato. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no perseguir la identidad de un denunciante.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme que eso no sucederá?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo: “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que se aplican durante su presentación.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.
Consejos y mejores prácticas
Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería denunciarlo?
Nuestra empresa desea fomentar el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes y verá los efectos desastrosos que un desliz ético, aparentemente inofensivo, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Por lo tanto, si usted tiene conocimiento de incidentes de conducta indebida o infracciones a la ética, considere que denunciarlos es su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros.
No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debería hacer?
Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulta ser inofensiva que permitir que posibles conductas poco éticas no se controlen porque no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No conseguirán la denuncia y comenzarán un encubrimiento?
El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya formulado un representante de la empresa y para agregar información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el plazo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa acaban de establecer un “diálogo anónimo”, en el que se identifican las situaciones y estas pueden resolverse, independientemente de cuál sea su complejidad.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea telefónica directa y gratuita de EthicsPoint, la cual está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.