Über EthicsPoint und Integrity Voice

Meldungen – Allgemein

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Tipps und bewährte Methoden

Über EthicsPoint und Integrity Voice

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Meldung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen. Knorr-Bremse hat sich mit NAVEX zusammengetan, um EthicsPoint für Integrity Voice bereitzustellen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

Reporting – General

Ich arbeite nicht bei Knorr-Bremse. Kann ich ein Anliegen melden?

Ja, auf jeden Fall. Wir begrüßen Berichte von externen Parteien. In Übereinstimmung mit der Whistleblower-Richtlinie der EU und anderen geltenden Gesetzen bieten wir Angestellten und Managern, Freiberuflern, Auftragnehmern, Subunternehmern, Lieferanten, Aktionären, ehemaligen Angestellten sowie Freiwilligen und Auszubildenden Meldungsmöglichkeiten an, unabhängig davon, ob sie bezahlt oder unbezahlt sind. Auch wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie unter die genannten Kategorien der Richtlinie fallen, empfehlen wir Ihnen, sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Ich mache mir Sorgen, dass ich mit Ressentiments oder nachteiligen Konsequenzen konfrontiert werden könnte, wenn ich eine Angelegenheit melde. Wie werde ich als meldende Person geschützt?

Die internen Richtlinien von Knorr-Bremse schützen Personen, die aus vernünftigen Gründen oder in gutem Glauben Meldung erstatten. Gegen solche meldenden Personen dürfen in keiner Weise Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eingeschüchtert wurden oder tatsächliche oder versuchte Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden, weil Sie Ihre Anliegen gemeldet oder dies versucht haben, melden Sie dies bitte an Integrity Voice, damit wir eine Überprüfung einleiten können.

Kann ich Meldungen per Internet oder per Telefon einreichen?

Ja. Mit Integrity Voice haben Sie die Möglichkeit, entweder telefonisch oder über das Internet anonym und vertraulich Meldung zu erstatten.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das Integrity Voice -System erlaubt es Arbeitnehmern, potenzielle Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, die Grundsätze der Unternehmensethik oder Richtlinien zu melden oder etwaige sonstige Anliegen vorzubringen.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, dies meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem/r unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Für solche Situationen sind wir die Partnerschaft mit NAVEX eingegangen, um Integrity Voice einzuführen. Anstatt die Informationen für sich zu behalten, erstatten Sie über einen unabhängigen Kanal direkt an das Compliance-Team Meldung.

Soll ich anonym Meldung erstatten oder meine Identität preisgeben?

Das liegt ganz in Ihrem Ermessen. Wir bitten Sie jedoch, nicht vorzugeben, jemand zu sein, der Sie nicht sind, da dies bei der Untersuchung nicht hilfreich ist. Wir werden angemessene Anstrengungen unternehmen, um Ihre Identität im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen zu schützen.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, dass es für uns viel einfacher ist, die Angelegenheit erfolgreich zu untersuchen, wenn wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen können, um Fragen zu klären. Wir haben manchmal Folgefragen. Auch wenn Sie gesetzlich nicht verpflichtet sind, darauf zu antworten, schätzen wir Ihre Bereitschaft, unsere Untersuchung weiter zu unterstützen. Überlegen Sie sich daher bitte, wie wir Sie kontaktieren können, z. B. über ein Inkognito-E-Mail-Konto, das Sie regelmäßig überprüfen.

Selbst wenn Sie sich für eine anonyme Meldung entschieden haben, kann der Sachverhalt manchmal zu Ihrer Identität führen. Sie können erwägen, bestimmte Informationen wegzulassen, um Ihre Identität zu schützen. Dies kann jedoch unsere Fähigkeit beeinträchtigen, die Angelegenheit angemessen zu untersuchen, wenn uns nicht alle verfügbaren Fakten vorliegen.

Wenn Sie sich Sorgen über nachteilige Folgen aus der Offenlegung Ihres Namens oder Ihrer Verbindung mit der Meldung machen, können Sie sicher sein, dass Knorr-Bremse sich voll und ganz für den Schutz von meldenden Personen einsetzt. Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Vergeltungsmaßnahmen. Ihre Anliegen können besprochen und angesprochen werden.

Warum soll ich melden, was ich weiß? Was habe ich davon?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld aufrechterhalten. Fehlverhalten kann eine existenzielle Bedrohung für das gesamte Unternehmen darstellen.

Will die Unternehmensleitung wirklich, dass ich eine Meldung vornehme?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Beschäftigten minimieren. Außerdem kann Ihr positiver Beitrag dazu beitragen, Probleme zu erkennen, und so zur Verbesserung der Unternehmenskultur und -leistung beitragen.

Wohin gelangen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?

Die Berichte werden direkt auf dem sicheren Server von Integrity Voice erfasst. Integrity Voice erlaubt nur bestimmten Personen aus dem Compliance-Team, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte. Jede dieser Personen wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln. Je nach Art der Anliegen können diese Berichte oder deren Auszüge danach an bestimmte Personen weitergegeben werden, um den Sachverhalt des Vorfalls zu ermitteln oder auf die Bedenken einzugehen.

Ist das System nicht nur ein Beispiel dafür, dass ich überwacht werde?

Nein. Integrity Voice ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie, der es uns ermöglicht, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend und dieses Werkzeug ist hervorragend zur Förderung der Kommunikation geeignet.

Wir haben sorgfältig das beste Meldeinstrument ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Meldeumfeld zu schaffen.

Reporting Security & Confidentiality

Ich glaube, dass jede Meldung, die ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich durch dieses Protokoll nicht als Verfasser der Meldung identifiziert?

NAVEX erstellt bzw. verwaltet keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, sodass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren PC mit Integrity Voice in Verbindung bringen.

Wenn Sie Ihre Meldung nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie die Meldung über die sichere Integrity Voice -Website auch von einem PC außerhalb Ihres Arbeitsumfelds einreichen (z. B. von einem Internetcafé, vom Haus eines Freundes aus usw.). Viele entscheiden sich für diese Option. Die NAVEX-Daten zeigen, dass weniger als 12 % der Meldungen während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie eine Meldung von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das Integrity Voice -System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, einen Bericht über Ihren privaten oder beruflichen PC einzureichen, können Sie auch einen PC außerhalb Ihrer beruflichen oder privaten Umgebung verwenden.

Ich bin besorgt, dass die Informationen, die ich an Integrity Voice weitergebe, letztlich meine Identität preisgeben werden. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das Integrity Voice -System schützt Ihre Anonymität. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als meldende Person sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner beruflichen Laufbahn...“.

Bitte behandeln Sie die Details der Meldung vertraulich, indem Sie sie nicht an Kollegen oder gemeldete Parteien weitergeben. Des kann uns in unserer Fähigkeit beeinträchtigen, die Angelegenheit angemessen zu untersuchen und Ihre Identität gegenüber anderen preiszugeben. Wir empfehlen Ihnen, sich an das Compliance-Team zu wenden, um Ihre Anliegen zu besprechen.

Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie auch in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der Integrity Voice -Website ein. Für diese Meldungen gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen wie bei der Übermittlung.

Was, wenn ich mit meiner Meldung meine Identität angeben möchte?

Die Meldung enthält einen Abschnitt, in dem Sie sich identifizieren können, wenn Sie dies wünschen. Für uns ist es viel einfacher, die Angelegenheit erfolgreich zu untersuchen, wenn wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen können, um Fragen zu klären.

Wir haben manchmal Folgefragen. Auch wenn Sie gesetzlich nicht verpflichtet sind, darauf zu antworten, schätzen wir Ihre Bereitschaft, unsere Untersuchung weiter zu unterstützen. Knorr-Bremse setzt sich voll und ganz für den Schutz von meldenden Personen ein. Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Vergeltungsmaßnahmen. Ihre Anliegen können besprochen und angesprochen werden.

Tips & Best Practices

Ich weiß, dass sich einige Personen unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Arbeitskräften, auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein ethisches Versagen auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Sie von irgendwelchen Vorfällen von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen wissen, betrachten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und Ihren Kollegen, diese zu melden.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie eine Meldung ein. NAVEX kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit diese richtig verstanden wird. Uns ist lieber, Sie melden eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, als dass mögliches unethisches Verhalten nicht geprüft wird.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Werden sie meine Meldung nicht erhalten und versuchen, den Vorfall zu vertuschen?

Das Integrity Voice -System und die Berichtsverteilung stellen sicher, dass betroffene Parteien nicht informiert werden. Ihnen wird kein Zugriff auf Meldungen gewährt, in denen sie genannt wurden. Wenn Sie diesbezüglich weitere Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an die Abteilung Corporate Compliance.

Wie soll ich vorgehen, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn Sie über die Integrity Voice -Website oder die Integrity Voice -Helpline telefonisch eine Meldung einreichen, erhalten Sie eine eindeutige, zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und werden aufgefordert, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und die ursprüngliche Meldung zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu antworten. Wir legen Ihnen dringend nahe, innerhalb der angegebenen Frist wieder auf die Website zuzugreifen, um Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur als problematisch identifiziert werden, sondern die Probleme auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind diese Nachfassaktionen zu Berichten genauso sicher wie der ursprüngliche Bericht?

Jeglicher Schriftwechsel mit Integrity Voice erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht und die Anonymität wird in jedem Fall gewahrt.

Was passiert, wenn ich meinen Meldeschlüssel oder das von mir erstellte Passwort vergessen habe?

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Meldeschlüssels oder Passworts eine neue Meldung einreichen. Erwähnen Sie in der neuen Meldung, dass sie sich auf eine Meldung oder eine Frage bezieht, die Sie bereits abgesendet haben.

Kann ich einen Bericht auch einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Sie können von jedem Computer aus, der einen Internetzugang hat, einen Bericht an Integrity Voice senden. Sie können die Meldung von zu Hause aus einreichen. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch die öffentliche Bibliothek, verfügen über Internet-Computer. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder sich im Umgang mit Computern nicht sicher fühlen, können Sie die Integrity Voice -Helpline anrufen, die an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung steht. Ein Dolmetscher kann hinzugezogen werden, um den Übersetzungsprozess zu unterstützen. Der Vertreter wird sich Ihre geschilderten Eindrücke und Beobachtungen notieren, um einen kurzen Bericht zu erstellen, damit die Angelegenheit weiter qualifiziert bearbeitet werden kann. Zu diesem Zweck werden Sie möglicherweise aufgefordert, weitere Einzelheiten zu Ihren Beobachtungen anzugeben oder, falls erforderlich, zusätzliche Unterlagen vorzulegen. Am Ende Ihres Telefonats wird der Vertreter mit Ihnen die geeigneten Optionen für einen zukünftigen Kontakt mit Ihnen vereinbaren, wenn Sie dies wünschen.