Weitere Informationen zum das Meldesystem Speak up und dem Umgang mit Meldungen
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Beim Meldesystem Speak up handelt es sich um das Hinweisgebersystem „EthicsPoint“, welches vom externen Anbieter NAVEX betrieben wird. Mit Speak up besteht somit ein sicheres und vertrauliches Meldesystem, um die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über potenzielles Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien und sonstige Vorschriften von Helios zu erleichtern.
Es ist wichtig, dass Helios über potenzielles Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien und sonstige Vorschriften informiert ist. Eine Meldung ermöglicht es Helios, frühzeitig zu reagieren und Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Dies trägt zum langfristigen Erfolg von Helios bei.
Mit Speak up steht Ihnen ein Meldesystem zur Verfügung, über das Sie rund um die Uhr eine Meldung abgeben können. Wenn Sie es wünschen, können Sie dabei anonym bleiben.
Bitte beachten Sie: Speak up ist kein Notfallsystem!
Bitte melden Sie keine unmittelbaren Bedrohungen für Leben, Gesundheit oder Eigentum, da dieses Meldesystem nicht für die Entgegennahme und Bearbeitung derartiger Vorfälle vorgesehen ist. In diesen Fällen informieren Sie bitte unverzüglich die zuständigen internen Stellen oder Behörden.
Jene Tatsachen, Handlungen und Unterlassungen, die innerhalb des Unternehmens geschehen und die potenzielles Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien und sonstige Vorschriften darstellen können. Dazu zählen insbesondere Verstöße und Fehlverhalten von Mitarbeitenden und der Geschäftsführung im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit innerhalb der Helios Kliniken Gruppe aus den unten aufgeführten Bereichen:
Keine Compliance-Verstöße sind hingegen Patientenbeschwerden und Personalangelegenheiten. Bitte wenden Sie sich im Falle von Patientenbeschwerden an das lokale Beschwerdemanagement des betroffenen Helios-Standortes und für Personalangelegenheiten an die lokale Personalabteilung.
Detaillierte Informationen und konkrete Beispiele zu jedem Thema werden im Laufe des Meldeprozesses aufgezeigt.
Wenn Sie Vorwürfe gegen eine Person erheben, kann dies schwerwiegende Folgen für diese Person haben. Das Meldesystem Speak up sollte daher verantwortungsvoll genutzt werden. Es dürfen nur solche Informationen weitergegeben werden, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung gilt ebenfalls als Compliance-Verstoß und wird entsprechend untersucht.
Jeder, der Kenntnis von potenziellen Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Verstößen gegen Gesetze, Richtlinien und sonstige Vorschriften von Helios erlangt, kann eine Meldung abgeben. Dazu gehören sowohl Interne wie Mitarbeitende und die Geschäftsführung als auch Externe wie Patienten und Kunden, Geschäftspartner und sonstige Dritte.
Meldungen über einen potenziellen oder tatsächlichen Compliance-Verstoß müssen auf einem begründeten Verdacht beruhen. Das bedeutet, dass es entweder eindeutige Anzeichen oder Beweise für einen Verstoß gibt oder dass Aussagen oder Handlungen persönlich beobachtet wurden. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Verhalten einen Verstoß darstellen könnte, wenden Sie sich bitte die interne Meldestelle der Helios Health GmbH.
Alle Meldungen werden von der internen Meldestelle der Helios Health GmbH entgegengenommen und bearbeitet. Die Informationen werden vertraulich behandelt und jede Meldung wird sorgfältig und umfassend geprüft. Es erfolgt eine Bewertung, ob die Meldung einen Compliance-Verstoß darstellen könnte und ob sie nachvollziehbar, plausibel und schlüssig ist. Liegen hinreichende Anhaltspunkte für einen möglichen Compliance-Verstoß vor, wird eine Untersuchung zur Klärung des Sachverhalts eingeleitet.
Sie erhalten eine Rückmeldung über den Postkasten. Darüber können Sie um zusätzliche Informationen gebeten werden. Zudem werden Sie von der internen Meldestelle der Helios Health GmbH über den Fortschritt Fortschritt der Bearbeitung Ihrer Meldung informiert.
Über den Postkasten können Sie (anonym) mit der internen Meldestelle der Helios Health GmbH kommunizieren. Wenn Sie eine Meldung einreichen, erhalten Sie eine eindeutige, zufällige Nummer, den so genannten Meldungsschlüssel, und werden aufgefordert ein Passwort festzulegen. Mit diesen Daten können Sie sich in den Postkasten einloggen. Dort erhalten Sie eine Rückmeldung von der Person, die Ihre Meldung bearbeitet. Zudem können Sie dort weitere Fragen beantworten und werden über den Fortschritt der Bearbeitung Ihrer Meldung informiert.
Wenn Sie diese Kommunikationsmöglichkeit nicht nutzen, kann die Person, die Ihre Meldung bearbeitet, Sie bei Rückfragen oder Unklarheiten nicht kontaktieren. Wenn nicht ausreichende Informationen vorliegen, kann die Meldung ggf. nicht weiter bearbeitet werden.
Speak up erstellt oder unterhält keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, sodass keine Informationen verfügbar sind, die Ihre Geräte mit Speak up in Verbindung bringen. Speak up ist vertraglich verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person nicht zu verfolgen.
Wenn es Ihnen unangenehm ist, eine Meldung über ein Unternehmensgerät abzugeben, können Sie auch ein Gerät außerhalb der Arbeitsumgebung nutzen, etwa einen privaten Laptop.
Speak up ist so konzipiert, dass Ihre Identität geschützt wird. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte, dass der Inhalt Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Zum Beispiel: "Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Smith..." oder "In meinen 33 Jahren in diesem Unternehmen..."
Für Helios ist Integrität, rechtskonformes Handeln und die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und sonstigen Vorschriften selbstverständlich. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet dem gesamten Unternehmen und muss deshalb verhindert, frühzeitig erkannt und abgestellt werden. Sollten Sie von potenziellen Compliance-Verstößen Kenntnis erlangen, zögern Sie nicht, dies anzusprechen. Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag und tragen aktiv zu einer integren Unternehmenskultur bei.
Auch wenn Sie sich unsicher sind, können Sie sich an die interne Meldestelle der Helios Health GmbH wenden. Speak up unterstützt Sie dabei, Ihre Meldung einfach und strukturiert abzugeben. So können möglichst viele Informationen zum potenziellen Verstoß übermittelt werden, was eine Einschätzung durch die interne Meldestelle der Helios Health GmbH erleichtert. Es ist besser einen Vorfall zu melden, der sich im Nachgang als rechtskonform herausstellt, als einen Vorfall unentdeckt zu lassen.
Speak up und der Bearbeitungsprozess von Meldungen innerhalb von Helios sind so gestaltet, dass die von der Meldung betroffenen Personen nicht benachrichtigt werden oder Zugang zu Meldungen erhalten. Darüber hinaus werden alle Meldungen von der internen Meldestelle der Helios Health GmbH entgegengenommen und bearbeitet.
Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Meldungsschlüssels oder Passworts eine neue Meldung abgeben. Es wird empfohlen, dass Sie in der neuen Meldung angeben, dass Sie sich auf eine zuvor eingereichte Meldung beziehen.