Meldungsabgabe – Allgemein
Meldesicherheit und Vertraulichkeit
Tipps und bewährte Praktiken
Über EthicsPoint
Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Meldeinstrument von NAVEX, das Management und Mitarbeitern ermöglicht, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und anderes Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Wieso benötigen wir ein System wie EthicsPoint?
- Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Durch die Schaffung offener Kommunikationskanäle fördern wir ein positives Arbeitsumfeld und maximieren unsere Produktivität.
- Börsennotierte Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet eine anonyme Meldestelle einzurichten, um Betrugsfälle im Bereich von Rechnungslegung und Abschlussprüfung direkt an den Prüfungsausschuss zu melden.
- Ein effektives Hinweisgebermeldesystem ergänzt unsere Bestrebungen eine Kultur der Integrität und ethischer Entscheidungsfindung zu fördern.
- Nach der europäischen Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern sind Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet spezielle Meldekanäle einzurichten.
Meldungsabgabe – Allgemein
Kann ich meinen Hinweis über das Internet oder per Telefon abgeben?
Ja. EthicsPoint ermöglicht es Ihnen, einen vertraulichen, anonymen Hinweis per Telefon oder Internet abzugeben.
Bei welchen Arten von Vorfällen sollte ich einen Hinweis abgeben?
Das EthicsPoint-System ermöglicht es Mitarbeitern oder Dritten Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex oder andere Bedenken zu melden.
An wen kann ich mich wenden, um Fragen zum regelkonformen Verhalten zu stellen oder Bedenken zu äußern?
Wir fördern ein Umfeld, in dem Fragen direkt gestellt und Probleme offen diskutiert werden können.
Unsere Führungskräfte sind der erste Ansprechpartner, wenn Sie Fragen zum korrekten Verhalten haben. Unsere Mitarbeiter der Abteilung Business Integrity beantworten gerne Ihre Fragen zu unseren Verhaltensgrundsätzen, den Regeln unseres Verhaltenskodex sowie den geltenden Unternehmensrichtlinien und allen Themen aus dem Bereich Compliance. Die Kolleginnen und Kollegen der Rechtsabteilung können Sie in rechtlichen Fragen, die nicht in den Bereich Compliance fallen, beraten.
Die Kontaktdaten der Teammitglieder von Business Integrity sind im Intranet unter Risk & Integrity (Compliance) abrufbar. Darüber hinaus können Sie dem Business Integrity Team unter der folgenden E-Mail-Adresse Fragen stellen: integrityline@fresenius.com .
Wir behandeln alle Fragen und Hinweise vertraulich.
Wenn ich einen Verstoß sehe, sollte ich ihn dann nicht einfach meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsdienst oder der Personalabteilung melden, damit diese sich darum kümmern?
Wenn Sie ein Verhalten beobachten, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie es melden. Idealerweise sollten Sie Ihre Bedenken gegenüber Ihrem direkten Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied unseres Managementteams vorbringen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nicht auf diese Weise melden möchten. Für solche Fälle arbeiten wir mit NAVEX zusammen. Uns ist es lieber, Sie melden sich anonym, als wenn Sie die Informationen für sich behalten.
Warum sollte ich das, was ich in Erfahrung gebracht habe, melden? Was habe ich davon?
Wir alle haben das Recht, in einem positiven Umfeld zu arbeiten. Mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und den zuständigen Personen mitzuteilen, wenn sich jemand nicht angemessen verhält. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld aufrechterhalten. Außerdem kann unternehmerisches Fehlverhalten die Existenz eines ganzen Unternehmens bedrohen.
Wollen die Führungskräfte wirklich, dass ich einen Hinweis abgebe?
Das tun wir natürlich. Wir benötigen Ihre Meldung sogar. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht - sowohl im Guten als auch im Schlechten. Vielleicht haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihr Hinweis kann mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann ein guter Hinweis dazu beitragen, Probleme zu erkennen, die die Kultur und Leistungen unseres Unternehmens verbessern.
Wo werden diese Hinweise gespeichert? Wer kann auf sie zugreifen?
Die Hinweise werden direkt in den sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX macht diese Hinweise nur bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens zugänglich, die je nach Art des Verstoßes und des Ortes des Vorfalls mit der Auswertung des Hinweises beauftragt sind. Jeder dieser Hinweisempfänger wurde dahingehend geschult, diese streng vertraulich zu behandeln.
Ist dieses System nicht nur ein Beispiel dafür, dass jemand mich überwacht?
Nein. EthicsPoint ist ein positiver Aspekt unserer Gesamtphilosophie, der es uns ermöglicht, einen sicheren und ethisch einwandfreien Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie werden ermutigt, sich bei ethischen Dilemmata beraten zu lassen, positive Vorschläge zu machen oder Ihre Anliegen mitzuteilen. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung und dies ist ein großartiges Instrument zur Verbesserung dieser Kommunikation.
Wir haben sorgfältig das beste Meldeinstrument ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Meldeumfeld zu schaffen.
Meldesicherheit und Vertraulichkeit
Ich nehme an, dass jeder Hinweis, den ich von einem Firmencomputer sende, ein Serverprotokoll erzeugt, das jede Website aufzeigt mit der sich mein PC verbindet. Wird dieses Protokoll mich nicht als Absender des Berichts identifizieren?
NAVEX erstellt oder unterhält keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, so dass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren PC mit EthicsPoint verbinden.
Wenn es Ihnen unangenehm ist, einen Hinweis an Ihrem Arbeits-PC zu erstellen, können Sie auch einen PC außerhalb unserer Arbeitsumgebung (z. B. in einem Internet-Café oder bei einem Freund) nutzen und mit diesem auf die sichere EthicsPoint-Website zugreifen. Viele Menschen entscheiden sich für diese Option. NAVEX-Daten zeigen, dass weniger als 12 % der Meldungen während der Arbeitszeiten erstellt werden.
Kann ich einen Hinweis von zu Hause aus einreichen und trotzdem anonym bleiben?
Ein Hinweis von zu Hause, vom Computer eines Nachbarn oder von jeglichem sonstigen Internetportal aus bleibt sicher und anonym. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals anhand seines Bildschirmnamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, so dass Ihre Anonymität vollständig gewahrt bleibt.
Ich befürchte, dass die Informationen, die ich EthicsPoint zur Verfügung stelle, letztendlich meine Identität preisgeben werden. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht passieren wird?
Das EthicsPoint-System schützt Ihre Anonymität. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie - als Hinweisgeber:in - sicherstellen, dass der Inhalt der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Zum Beispiel: "Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Smith..." oder "In meinen 33 Jahren...".
Ist die gebührenfreie Telefonhotline auch vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden gebeten, dieselben Informationen anzugeben, die Sie auch in einer internetbasierten Meldung angeben würden und ein Interviewer wird Ihre Antworten in die EthicsPoint-Website eingeben. Für diese Meldungen gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen bei der Übermittlung.
Was ist, wenn ich meine Identität mit meinem Hinweis offenlegen möchte?
In der Eingabemaske für Ihren Hinweis gibt es einen Abschnitt, in dem Sie sich namentlich ausweisen können, wenn Sie dies wünschen.
Tipps und bewährte Praktiken
Ich bin mir bewusst, dass einige Personen unethisch handeln, aber das betrifft mich nicht. Wieso sollte ich dennoch einen Hinweis abgeben?
Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welche katastrophale Auswirkungen ein Verstoß gegen ethische Grundsätze auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Sie von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen wissen, sehen Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und Ihren Kollegen an, dies zu melden.
Ich bin mir nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, ein Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien ist oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es sieht für mich einfach nicht richtig aus. Was sollte ich tun?
Reichen Sie eine Meldung ein. NAVEX kann Ihnen dabei helfen, Ihren Hinweis so vorzubereiten und einzureichen, dass er richtig verstanden werden kann. Uns ist es lieber, Sie melden eine Situation, die sich als harmlos herausstellt, als dass mögliches unethisches Verhalten nicht überprüft wird.
Was ist, wenn mein Chef oder andere Führungskräfte in einen Verstoß verwickelt sind? Werden sie den Hinweis erhalten und eine Vertuschungsaktion starten?
Das EthicsPoint-System und die Verteilung der Meldungen stellen sicher, dass die betroffenen Parteien nicht benachrichtigt werden oder Zugang zu den Meldungen erhalten, in denen sie genannt werden.
Was ist, wenn ich mich nach der Abgabe des Hinweises an etwas Wichtiges über den Vorfall erinnere? Oder was ist, wenn das Unternehmen ergänzende Fragen an mich hat?
Wenn Sie Ihre Meldung über die EthicsPoint-Website oder das EthicsPoint-Callcenter einreichen, erhalten Sie eine eindeutige, nach dem Zufallsprinzip vergebene Nummer, den so genannten "Meldungsschlüssel", und werden aufgefordert, ein Passwort zu vergeben. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon zum EthicsPoint-System zurückkehren und auf Ihre ursprüngliche Meldung zugreifen, um weitere Details hinzuzufügen oder Fragen eines Unternehmensvertreters zu beantworten. Wir empfehlen Ihnen dringend innerhalb der angegebenen Zeit auf die Website zurückzukehren, um die Fragen des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind nun in einen "anonymen Dialog" eingetreten, in dem Situationen nicht nur erkannt, sondern auch gelöst werden können, ganz gleich wie komplex sie sind.
Sind diese Follow-ups zu Meldungen genauso sicher wie die erste Abgabe der Meldung?
Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz wird ebenso streng vertraulich behandelt wie die ursprüngliche Meldung und steht weiterhin unter dem Schutz der Anonymität.
Was ist, wenn ich meinen Meldungsschlüssel verliere oder das von mir vergebene Passwort vergesse?
Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Meldungsschlüssels oder Passworts eine neue Meldung einreichen. Geben Sie in der neuen Meldung an, dass sie sich auf eine Meldung oder eine Frage bezieht, die Sie bereits zuvor eingereicht haben.
Kann ich auch dann einen Hinweis abgeben, wenn ich keinen Internetzugang habe?
Sie können eine EthicsPoint-Meldung von jedem Computer aus einreichen, der Zugang zum Internet hat. Sie können auch von zu Hause aus Meldungen abgeben. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch öffentliche Bibliotheken, verfügen über Internet-fähige Computer. Wenn Sie keinen Zugang zu einem Computer haben oder sich bei der Nutzung eines Computers unwohl fühlen, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr erreichbar ist.