HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN & VERFAHRENSORDNUNG

Die Aptiv Drive Line – Unsere Ethik-Helpline

Die Aptiv Drive Line – unsere Ethik-Helpline – ist ein vertraulicher Meldekanal, den Sie nutzen können, um Bedenken über ein Verhalten zu äußern, das Ihrer Meinung nach unangemessen, unethisch oder illegal sein könnte.

Wer kann die Drive Line nutzen?

Aptiv ermutigt alle derzeitigen und ehemaligen Mitarbeiter sowie alle derzeitigen und ehemaligen Interessengruppe von Aptiv, wie z. B. Vertreter, Vertragspartner, Kunden, Lieferanten oder sonstige Dritte, Bedenken hinsichtlich rechtlicher oder ethischer Themen zu melden. Die frühzeitige Identifizierung solcher Probleme ermöglicht es Aptiv, eine zeitnahe Untersuchung durchzuführen und mögliche Auswirkungen zu minimieren, indem Bedenken adressiert und mitigiert werden.

Welche Art von Situationen sollte ich melden?

Sie sollten die Drive Line nutzen, um Aptiv auf Verhalten aufmerksam zu machen, das möglicherweise gegen unseren Aptiv Code of Ethical Business Conduct, unsere Richtlinien, behördliche Vorschriften, Produktsicherheitsanforderungen oder das Gesetz verstoßen oder ein Risiko dafür schafft. Dies umfasst folgende, nicht abschließende Beispiele:

• Belästigung am Arbeitsplatz,
• Diebstahl,
• Betrug,
• Bestechung, Korruption oder Schmiergeldzahlungen,
• Unzulässige Weitergabe von vertraulichen Informationen,
• Unrichtige Finanzberichterstattung,
• Wettbewerbswidriges Verhalten,
• Menschenrechtsthemen, z.B. Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit,
• Umweltthemen, z.B. unsachgemäßer Umgang mit Abfall oder gefährlichen Stoffen,
• Bedenken hinsichtlich Aptivs Geschäftspartnern und Lieferanten,
• Jegliches Verhalten, das Sie nach Treu und Glauben für unangemessen halten.

Meldungen über die Drive Line müssen in gutem Glauben erfolgen. Mitarbeiter sind verpflichtet, in gutem Glauben an jeder Untersuchung mitzuwirken. Aptiv duldet es nicht, wenn Mitarbeiter wissentlich Meldungen machen, die auf falschen Informationen beruhen, wenn sie im Laufe einer Untersuchung falsche oder irreführende Angaben machen oder anderweitig in böser Absicht handeln.

Kann ich mich entweder über das Internet oder über das Telefon melden?

Ja, die Drive Line ist online über einen Computer oder ein Mobiltelefon erreichbar. Sie können die Drive Line auch über lokale, gebührenfreie Telefonnummern erreichen. Die Drive Line ist 24/7 rund um die Uhr erreichbar (jederzeit und überall).

Aptiv Mitarbeitern stehen darüber hinaus weitere Meldekanäle zur Verfügung, z. B. über ihren Vorgesetzten, das lokale Management, ein Mitglied der Personalabteilung oder ein Mitglied des Legal & Compliance Teams. Das Legal & Compliance Team kann auch per E-Mail kontaktiert werden unter ethicsandcompliance.feedback@aptiv.com.

Können Hinweise in mehreren Sprachen abgeben werden?

Ja, Hinweise können in mehreren Sprachen sowohl online als auch am Telefon abgegeben werden.

Wer bearbeitet die Drive Line Meldungen und Untersuchungen?

Alle Anrufe und Online-Meldungen über die Aptiv Drive Line werden von einem unabhängigen, unparteiischen Drittanbieter (NAVEX) bearbeitet, dessen Mitarbeiter keine Aptiv Mitarbeiter sind.

Das Aptiv Legal & Compliance Team ist dafür verantwortlich, die Zuweisung von Drive Line Meldungen an einen zuständigen Sachbearbeiter zu überwachen, um eine gründliche und unparteiische Untersuchung zu gewährleisten. Sachbearbeiter werden nicht mit einem Fall betraut, wenn sie eine enge Beziehung zu einer der beteiligten Personen haben. Wenn beispielsweise eine Meldung darauf hindeutet, dass das lokale Management oder die Personalabteilung involviert sein könnten, wird der Fall einem außerhalb des Standorts ansässigen Sachbearbeiter übertragen.

Werden die Informationen aus meiner Meldung vertraulich behandelt?

Informationen über Drive Line Meldungen und Untersuchungen werden streng vertraulich behandelt. Sie werden nur mit den direkt an der Untersuchung Beteiligten und mit Personen besprochen, sie sie unbedingt kennen müssen (need-to-know-Prinzip). Verstöße gegen die Vertraulichkeit haben Konsequenzen. Aptiv hält sich an die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften.

Kann ich eine anonyme Meldung abgeben?

Sie haben die Wahl, ob Sie Ihren Namen nennen oder anonym bleiben möchten. Sie werden gebeten, ausreichende Angaben zu machen, damit Ihre Meldung umfassend untersucht werden kann. Niemand kann und wird Sie zur Offenlegung Ihrer Identität drängen.

Bin ich vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, wenn ich eine Meldung an die Drive Line mache oder als Zeuge in einer Untersuchung auftrete?

Aptivs Speak-Up und Anti-Retaliation Richtlinie verbietet Vergeltungsmaßnahmen strengstens. Wir sind bestrebt, eine Kultur zu pflegen, in der sich jeder frei fühlt, Bedenken zu äußern und seine Meinung zu äußern, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Hinweisgeber dürfen nicht entlassen, degradiert, suspendiert, bedroht, belästigt, eingeschüchtert, genötigt oder anderweitig benachteiligt werden, wenn sie in gutem Glauben einen Verdacht gemeldet oder an einer Untersuchung mitgewirkt haben.

Diese Richtlinie gilt auch für Aptivs Zulieferer, wie im Verhaltenskodex für Zulieferer festgelegt. Aptiv toleriert keine Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen oder Lieferanten, die eine Beschwerde einreichen, Bedenken äußern oder in gutem Glauben Informationen über tatsächliches oder potenzielles Fehlverhalten bereitstellen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass gegen Sie Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden, melden Sie dies bitte über die Aptiv Drive Line oder einen anderen Meldeweg.

Ist die Drive Line der einzige Weg, ein Problem zu melden?

Zu schweigen, wenn Sie wissen, dass es ein potenzielles Problem gibt, ist nie die richtige Entscheidung; wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einfach nach. Es gibt weitere Meldekanäle für Aptiv Mitarbeiter. Fragen oder Bedenken können Sie etwa auch direkt mit Ihrem Manager oder Vorgesetzten, dem lokalen Management, der Personalabteilung oder dem globalen Legal & Compliance Team besprechen. Auch Dritte können Bedenken auf anderen Wegen äußern, etwa gegenüber ihrem Aptiv Ansprechpartner (d.h., dem Aptiv Mitarbeiter aus dem Einkauf oder jedem anderen Mitglied des Supply Chain Management Teams) oder dem globalen Legal & Compliance Team, das Sie per E-Mail unter ethicsandcompliance.feedback@aptiv.com erreichen können.

Ablauf Hinweisgeberverfahren und Untersuchung

Eingang der Meldung

Sobald Sie eine Meldung über die Aptiv Drive Line oder einen anderen Meldekanal eingereicht haben, prüft die Legal & Compliance Abteilung von Aptiv diese und bestätigt den Eingang. Der Eingang von Meldungen über die Drive Line werden umgehend bestätigt. Der Hinweisgeber erhält eine Hinweisnummer, einen Zugangsschlüssel und ein Passwort, um auf seinen Hinweis zugreifen zu können.

Überprüfung der gemeldeten Informationen

Das Legal & Compliance Team prüft die Informationen und vergewissert sich, dass die Meldung ausreichend Informationen enthält, um den Fall weiter bearbeiten zu können und eine Zuständigkeit für die Untersuchung zuzuweisen. Wenn das Legal & Compliance Team ausreichend Informationen erhalten hat, wird der Fall einem geeigneten Sachbearbeiter in der entsprechenden Abteilung von Aptiv zugewiesen, der den Fall bearbeitet und eine Untersuchung einleitet.

Fallzuweisung an einen Sachbearbeiter

Das Legal & Compliance Team ist dafür verantwortlich, dass Drive Line Meldungen an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden, um eine gründliche, unabhängige und unparteiische Untersuchung zu gewährleisten. Die Drive Line Sachbearbeiter wurden in Bezug auf die Untersuchungsrichtlinien, bewährte Verfahren und die Verwendung des EthicsPoint Tools geschult. Bei der Bearbeitung und Untersuchung des Falls ist der zuständige Sachbearbeiter an die Richtlinien, Verfahren, Untersuchungsschulungen von Aptiv und das Gesetz gebunden.

Einholung zusätzlicher Informationen für die Untersuchung

Wenn möglich, nimmt der Sachbearbeiter mit dem Hinweisgeber Kontakt auf, um weitere Informationen einzuholen. Die Kontaktaufnahme kann direkt mit dem Hinweisgeber erfolgen, wenn dieser seine Kontaktdaten angeben hat. Hinweisgeber, die eine anonyme Drive Line Meldung eingereicht haben, können über das Drive Line Tool EthicsPoint kontaktiert werden. Hinweisgeber können während und nach Abschluss der Untersuchung anonym bleiben.

Stellt der Hinweisgeber weitere Informationen zur Verfügung oder reichen die Informationen aus, um den Fall weiterzuverfolgen, führt der Sachbearbeiter eine gründliche Untersuchung durch. Reagiert der Hinweisgeber jedoch auch nach wiederholten Versuchen des Sachbearbeiters nicht auf das Ersuchen um zusätzliche Informationen, wird der Fall abgeschlossen und der Hinweisgeber über den Abschluss des Falls informiert.

Maßnahmen bei begründeten Meldungen

Bei begründeten Meldungen werden geeignete Maßnahmen ergriffen. Die festgestellten Themen werden von der zuständigen Abteilung beseitigt, eskaliert und an das Management sowie ggf. andere Beteiligte berichtet.

Abschluss des Verfahrens

Die Hinweisgeber werden informiert, sobald der Fall abgeschlossen ist. Wenn möglich und angemessen, wird der Hinweisgeber gebeten, sich zur Angemessenheit der Maßnahmen zu äußern und Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen zu geben.

Fragen

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an das Aptiv Legal & Compliance Team unter ethicsandcompliance.feedback@aptiv.com.