Jede Handlung zählt. Sprechen Sie Probleme an!
Fragen und Antworten
Hitachi verpflichtet sich, seine Geschäfte mit Fairness, Integrität sowie Respekt vor dem Gesetz und unserer Mission, unseren Werten und unserer Vision zu führen.
Trotz dieser Verpflichtung kann es zu Verhaltensweisen kommen, die Bedenken bei Ihnen wecken oder gegen den Ethik- und Verhaltenskodex der Hitachi Group oder unsere Richtlinien, Vorschriften und Protokolle zu verstoßen scheinen. Wenn Sie Fehlverhalten beobachten oder vermuten, sprechen Sie das Problem bitte an. Damit geben Sie Hitachi die Möglichkeit, es zu untersuchen und zu beheben. Über mögliches Fehlverhalten zu schweigen, kann die Situation verschlimmern, den Ruf von Hitachi schädigen und das Vertrauen in unser Unternehmen untergraben.
Hitachi schätzt die Hilfe von Mitarbeitern, die potenzielle Bedenken erkennen und ansprechen. Das Ansprechen von Problemen ist erwünscht, und Mitarbeiter, die ihre Bedenken in gutem Glauben äußern, sind vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt.
HITACHI GLOBAL COMPLIANCE HOTLINE – ÜBERSICHT
Was ist die Hitachi Global Compliance Hotline?
Die Hotline mit der Möglichkeit von Online-Meldungen und telefonischer Kontaktaufnahme ist einer unserer Kanäle, über die Sie sich mit Bedenken hinsichtlich ethischer Fragen und potenziellen Fehlverhaltens zu Wort melden können Sie ist ein Service, den Hitachi aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, Führungskräften, Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern anbietet.
Wer betreibt die Hotline?
Die Hotline wird von NAVEX betrieben, einem unabhängigen Dritten.
Warum haben wir die Hitachi Global Compliance Hotline?
Hitachi setzt sich für ein Arbeitsumfeld ein, in dem jede Person Bedenken bezüglich ethischer Fragen und potenziellen Fehlverhaltens äußern kann, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Wie viele globale Unternehmen stellt Hitachi die Hitachi Global Compliance Hotline als optionalen Dienst bereit, über den sich Mitarbeiter zu Wort melden können.
Besprechen Sie Fragen und Bedenken mit Ihrem Vorgesetzten. Andernfalls bietet die Hitachi Global Compliance Hotline eine zusätzliche Möglichkeit, Hilfe zu erhalten, falls Sie sich unbehaglich dabei fühlen, Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung gegenüber Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern.
Wann sollte ich die Hitachi Global Compliance Hotline nutzen?
Nutzen Sie die Hotline, wenn Sie Bedenken hinsichtlich ethischer Fragen und möglichen Fehlverhaltens haben. Alternativ können Sie Ihr Anliegen auch über Ihre Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Rechtsabteilung vorbringen. Die Nutzung der Hotline ist freiwillig.
BEDENKEN HINSICHTLICH DES ETHISCHEN VERHALTENS
Was ist ein ethisches Anliegen oder Problem?
Ethische Probleme sind alle tatsächlichen oder vermuteten Verstöße gegen den Ethik- und Verhaltenskodex der Hitachi Group sowie jedes andere unangemessene oder illegale Verhalten. Dazu gehört auch jeder Verstoß gegen den Ethik- und Verhaltenskodex der Hitachi Group durch Dritte, die sich zu dessen Einhaltung verpflichtet haben.
Die Hotline ist nicht für Beschwerden von Mitarbeitern, Beschwerden in Bezug auf die Arbeitsleistung oder Beschwerden über die Beschäftigungsbedingungen zuständig. Diese Probleme sind keine Beschwerden, die sich auf potenzielles oder wesentliches Fehlverhalten beziehen.
Welche Kategorien oder Arten von Bedenken sollte ich melden?
Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für ethische Probleme.
| Bestechung und Korruption | Rechtswidriges oder unzulässiges Anbieten von Zahlungen und Geldwäsche |
| Interessenkonflikt | Vorwürfe in Bezug auf Interessenkonflikte, die zwischen einem Mitarbeiter und Familienmitgliedern bestehen. |
| Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien | Verstoß gegen den Ethik- und Verhaltenskodex der Hitachi Group sowie gegen Richtlinien oder Protokolle |
| Datenschutzverletzung | Cyberbetrug (Identitätsdiebstahl, Phishing oder Spoofing), Datenschutzverletzung, Offenlegung oder Missbrauch personenbezogener Daten |
| Offenlegung vertraulicher Informationen | Offenlegung vertraulicher Unternehmensinformationen oder Offenlegung vertraulicher Informationen Dritter |
| Schmiergeldzahlungen | Das Angebot eines Geldbetrags oder Vorteils an einen Beamten, um behördliche Routinemaßnahmen zu beschleunigen oder abzusichern |
| Fairer Wettbewerb | Angebotsabsprachen, Marktabsprachen oder Preisabsprachen |
| Betrug | Fälschungen, fiktive Käufe oder Anbieter oder Handel aufgrund von Insiderinformationen |
| Belästigung und Diskriminierung | Verstoß gegen Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze, sexuelle Belästigung, Diskriminierung am Arbeitsplatz oder Belästigung am Arbeitsplatz |
| Gesundheit, Sicherheit und Umwelt | Umweltverstöße, nukleare Sicherheit oder Betriebssicherheit |
| Menschenrechtsverletzung | Verstöße gegen den fairen Handel, Menschenrechtsfragen oder moderne Sklaverei |
| Rechtliche oder vertragliche Fragen | Vorwürfe, die sich auf Zerrüttungen rechtlicher Vereinbarungen beziehen |
| Missbrauch oder Diebstahl von Vermögenswerten von Hitachi | Missbräuchliche Nutzung der Informationssysteme und Ressourcen von Hitachi |
| Integrität der Partner | Verstoß gegen Vertragsbedingungen, falsche Berichterstattung oder Falschdarstellung |
| Bedenken bezüglich der Produkt- oder Dienstleistungsqualität | Fehlkonfigurationen oder unnötige Dienstleistungen, Qualitätsbedenken bei Produkten oder Dienstleistungen |
| Sicherheit | Besitz verbotener Gegenstände, terroristischer Vorfall, Diebstahl oder Raub |
| Einhaltung der Handelsvorschriften | Fragen der Einhaltung von Export- oder Handelsvorschriften |
| Verstoß gegen Bestimmungen zur Finanzbuchhaltung oder zu Ergebnissen | Verletzung von Bestimmungen zur Finanzbuchhaltung, Fragen der Managementrechnung und der Umsatzrealisierung |
Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Was habe ich davon?
Wir alle haben das Recht, in einer positiven Umgebung zu arbeiten. Und dieses Recht geht mit der Verpflichtung einher, ethisch zu handeln und die zuständigen Personen darüber zu informieren, wenn jemand sich nicht angemessen verhält. Durch ihre Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld erhalten. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz des gesamten Unternehmens gefährden.
Möchte die Geschäftsleitung, dass ich meine Bedenken melde?
Ja. Hitachi verlangt von seinen Mitarbeitern, ihre Bedenken zu äußern, sobald sie auf mögliches Fehlverhalten aufmerksam werden. Damit können Sie die möglichen negativen Auswirkungen auf Hitachi und unsere Mitarbeiter im Hinblick auf finanzielle, rechtliche oder Reputationsrisiken sowie Gesundheits- und Sicherheitsgefahren minimieren.
Sollte ich das Anliegen zuerst meinem Vorgesetzten, der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung gegenüber ansprechen?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Bedenken berechtigt sind und Sie sich gerne an Ihre Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Rechtsabteilung wenden möchten, können Sie das gerne tun. Wenden Sie sich an die Hotline, wenn Ihnen nicht wohl dabei ist, Ihre Bedenken mit Ihrem Vorgesetzten oder Management zu besprechen, und die Personal- oder Rechtsabteilung bestätigt, dass Ihr Anliegen ein ethisches Problem oder ein potenzielles Fehlverhalten sein könnte.
Was ist, wenn mein Vorgesetzter oder andere Manager an einem Anliegen beteiligt sind?
Nur ausgewählte Mitglieder des Compliance-Teams des jeweiligen Unternehmens der Hitachi Group, die für die Untersuchung verantwortlich sind, haben Zugriff auf Berichte. Das EthicsPoint-System und die Protokolle für die Informationsweitergabe sind so konzipiert, dass in Berichten genannte Personen weder Zugriff auf diese Berichte erhalten noch über sie benachrichtigt werden.
Kann ich Probleme bekommen, wenn ich die Hitachi Global Compliance Hotline nutze?
Nein. Hitachi stellt die Hotline zur Verfügung, damit Sie sie nutzen können und geschützt sind. Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben ethische Bedenken äußern, sind inakzeptabel. Wenn ein Berichterstatter Hitachi über Vergeltungsmaßnahmen informiert, nimmt Hitachi dies ernst und untersucht die Vorwürfe. Hitachi leitet gegen jede Person, die sich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt, Disziplinarmaßnahmen ein.
VERTRAULICHKEIT
Ich glaube, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein Computer zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts ermittelt?
EthicsPoint erstellt oder verwaltet keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, sodass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren Computer mit EthicsPoint in Verbindung bringen. Es ist EthicsPoint vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters zurückzuverfolgen. Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie ihn über die sichere Website von EthicsPoint auch von einem PC außerhalb Ihres Arbeitsumfeldes einreichen (zum Beispiel vom Computer eines Bekannten oder einem Internetcafé aus).
Ist die Hitachi Global Compliance Hotline sicher?
Ja. Ihr Anliegen oder Ihre Frage wird über eine gesicherte Verbindung direkt auf dem EthicsPoint-Server eingegeben. Die Server von EthicsPoint stellen keine Verbindung zu den IT-Systemen von Hitachi her. Nur ausgewählte globale Abteilungen innerhalb Ihres jeweiligen Unternehmens der Hitachi Group, die für die Verwaltung und Nachverfolgung Ihres Berichts verantwortlich sind, haben Zugriff auf diese Informationen.
Kann ich anonym bleiben?
Sie können in allen Ländern mit Ausnahme derjenigen, die eine anonyme Berichterstattung verbieten, anonym bleiben. Obwohl es die Bearbeitung Ihres Anliegens in vielen Fällen erleichtern kann, wenn Sie Ihren Namen angeben, sind Sie dazu nicht verpflichtet. Wenn Sie anonym bleiben, werden EthicsPoint oder Hitachi nicht versuchen, Sie zu identifizieren.
Kann ich mit den für die Untersuchung zuständigen Mitarbeitern kommunizieren und trotzdem anonym bleiben?
Ja. Wenn Sie ein Anliegen über die Hotline melden, stellt Ihnen das System einen Berichtsschlüssel zur Verfügung und fordert Sie auf, ein Passwort festzulegen.
Speichern Sie Ihren Berichtsschlüssel und Ihr Passwort an einem sicheren Ort. Mit diesem Schlüssel können die für die Untersuchung zuständigen Mitarbeiter die Kommunikation mit Ihnen aufrechterhalten. Die für die Untersuchung zuständigen Mitarbeiter können Sie nach weiteren Informationen fragen und Ihnen bei Bedarf Feedback geben, und auch Sie selbst können die Mitarbeiter kontaktieren.
SICH ÄUSSERN: ONLINE ODER TELEFONISCH
Wie kann ich die Hitachi Global Compliance Hotline nutzen?
Die Hotline kann auf zwei verschiedene Arten verwendet werden. Mit EthicsPoint können Sie ein Anliegen online oder telefonisch vorbringen. Wählen Sie bitte nur eine Option, melden Sie Ihr Anliegen nicht doppelt über beide Kanäle.
Webportal
Der erste Kanal ist das Webportal. Das Eingabeformular besteht aus Fragen, mit denen die relevanten Details Ihres Anliegens oder Ihrer Frage erfasst werden sollen, um zu verstehen:
- was passiert ist,
- wer beteiligt ist,
- wo und wann es passiert ist und
- wie es dazu gekommen ist.
Das Webportal steht durchgängig zur Verfügung, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr. Sie können von jedem Computer, der einen Internetzugang hat, darauf zugreifen.
Wenn Sie Dokumente, Fotos, Aufnahmen oder Videos haben, können Sie sie über das Webportal hochladen.
Landesspezifische gebührenfreie Telefonnummer
Der zweite Kanal ist eine landesspezifische gebührenfreie Telefonnummer. Dieser Dienst steht durchgängig zur Verfügung, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr. Wenn Sie anrufen, wird ein professionell geschulter Mitarbeiter von EthicsPoint Ihnen eine Reihe von Fragen stellen, um die relevanten Details zu Ihrem Anliegen oder Ihrer Frage zu ermitteln:
- was passiert ist,
- wer beteiligt ist,
- Wo und wann ist es passiert; und
- wie es dazu gekommen ist.
Der Mitarbeiter wird Sie auch um unterstützende Belege bitten, falls solche verfügbar sind. Wenn Sie Dokumente, Fotos, Aufzeichnungen oder Videos haben, können Sie diese nach Abschluss der Meldung auf EthicsPoint hochladen, und das System generiert den Kodierungsschlüssel.
Am Ende des Gesprächs wird der Mitarbeiter die Informationen, die Sie eingereicht haben, zusammenfassen und erforderliche Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Frage oder Ihr Anliegen korrekt und zu Ihrer Zufriedenheit aufgenommen wurde.
Die Hotline bietet gebührenfreie Nummern in Ländern an, in denen Hitachi tätig ist, und ist in mehr als 50 Sprachen verfügbar. Dank der mehrsprachigen Mitarbeiter von EthicsPoint können Sie Ihre Fragen oder Bedenken in Ihrer Muttersprache oder Ihrer bevorzugten Sprache vorbringen.
Kann ich das Formular zunächst nur teilweise ausfüllen und später zurückkehren?
Nein. Wenn Sie Ihren Internetbrowser schließen, während Sie das Formular ausfüllen, speichert das Webportal von EthicsPoint Ihre Angaben nicht. Wählen Sie also einen Zeitpunkt und einen Ort, an dem Sie das Formular komplett ausfüllen können.
Welche Informationen muss ich angeben?
Bitte machen Sie möglichst genaue Angaben. Ihre Informationen sollten bezüglich des erhobenen Vorwurfs bzw. der erhobenen Vorwürfe die Fragen Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie beantworten. Wenn möglich, können Sie Nachweise wie Unterlagen oder E-Mails anhängen, die zur Untermauerung Ihrer Behauptung(en) beitragen. Meldungen, die die Vollständigkeitsbedingungen nicht angemessen erfüllen, dürfen nicht weiter geprüft oder untersucht werden.
Was soll ich tun, wenn das System den betreffenden Standort nicht auflistet?
Wählen Sie ein nahegelegenes Land aus und geben Sie den tatsächlichen Standort in der Fallbeschreibung an.
ETHISCHE VERHALTENSFRAGEN UND UNTERSUCHUNGSPROZESS
Was geschieht, wenn ich eine Frage stelle?
Wenn Sie eine Frage stellen, leitet das System diese an das Compliance-Team des jeweiligen Unternehmens der Hitachi Group weiter. Das Compliance-Team wird Ihnen über die Hotline antworten.
Was geschieht, wenn ich Bedenken melde?
Alle über das Webportal oder telefonisch eingehenden Anliegen werden sofort von einem professionell geschulten EthicsPoint-Mitarbeiter überprüft. Der EthicsPoint-Mitarbeiter schickt einen Bericht an die zuständige globale Abteilung innerhalb Ihres jeweiligen Unternehmens der Hitachi Group, die für die Verwaltung und Nachverfolgung Ihres Berichts verantwortlich ist.
Die ernannten Teammitglieder beginnen mit der Untersuchung, sofern Ihre Angaben ausreichend sind.
Falls erforderlich, wird Hitachi während der laufenden Untersuchung geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen. Die für die Nachverfolgung Ihres Anliegens verantwortlichen Personen sind geschulte professionelle Mitarbeiter, die das Problem diskret behandeln werden.
Alle über das Webportal oder telefonisch eingehenden Berichte werden zur Archivierung und zum Fallmanagement in eine Datenbank eingegeben. Nur Vertreter innerhalb Ihres jeweiligen Unternehmens der Hitachi Group haben Zugriff auf diese Informationen.
Erhalte ich eine Bestätigung meiner Meldung? Innerhalb welchen Zeitrahmens erhalte ich die Bestätigung?
Ja. Sie erhalten in der Regel innerhalb von ein bis sieben Werktagen eine Bestätigung, dass Ihre Meldung eingegangen ist. Nach Abschluss der Untersuchung erhalten Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass die Untersuchung abgeschlossen wurde. In der E-Mail wird angegeben, dass alle geeigneten Maßnahmen, sofern bzw. wo erforderlich, ergriffen wurden. Aus Gründen der Vertraulichkeit erfahren Sie keine Details über die Untersuchung.
NACHVERFOLGEN GEMELDETER BEDENKEN
Was geschieht, wenn mir wichtige Einzelheiten zum Vorfall einfallen, nachdem ich das Eingabeformular eingereicht habe?
Wenn Sie ein Anliegen über das Webportal oder telefonisch melden, erhalten Sie vom System einen Berichtsschlüssel und werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen.
Mithilfe des Berichtsschlüssels und des Passworts können Sie im Internet oder telefonisch erneut auf das EthicsPoint-System und den ursprünglichen Bericht zugreifen. Sie haben dann die Möglichkeit, weitere Einzelheiten hinzuzufügen.
Wie erhalte ich Informationen zum Status meines Falls?
Sie erhalten vom System einen Berichtsschlüssel und werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Notieren Sie den Berichtsschlüssel und das Passwort und bewahren Sie beide sicher auf. Verwenden Sie Ihren Berichtsschlüssel und Ihr Passwort, um EthicsPoint erneut zu kontaktieren und den Bearbeitungsstatus Ihres Falls zu überprüfen, mehr Informationen zu liefern oder Follow-up-Fragen der Personen, die mit der Untersuchung Ihres Falls befasst sind, zu beantworten.
Wie können mich die mit der Untersuchung befassten Mitarbeiter für ein Follow-up kontaktieren, wenn ich anonym bleibe?
Wenn Sie den Berichtsschlüssel und das Passwort erhalten haben, können Sie die Kommunikation mit EthicsPoint telefonisch oder online auch dann aufrechterhalten, wenn Sie Ihre Meldung anonym machen. Wenn eine mit der Untersuchung befasste Person Sie im Hinblick auf Ihr Anliegen kontaktieren möchte, kann sie Ihnen über EthicsPoint eine Nachricht hinterlassen oder Ihnen eine Frage stellen.
Was mache ich, wenn ich den Berichtsschlüssel oder das Passwort verliere?
Aufgrund der hohen Vertraulichkeitsstufe, die bei Meldungen eingehalten wird, müssen Sie, wenn Sie Ihren Berichtsschlüssel oder Ihr Passwort verlieren, eine neue Meldung einreichen. Sie können in Ihrer neuen Meldung erwähnen, dass sie sich auf eine bereits früher eingereichte Meldung bezieht.