Über EthicsPoint
Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und anderen Stakeholdern dabei hilft, gemeinsam gegen unethisches oder illegales Verhalten vorzugehen.
Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?
EthicsPoint bietet Mitarbeitern, Kunden und anderen Personen außerhalb von Westlake Germany und Westlake Vinnolit die Möglichkeit, vertraulich und entweder anonym oder auf offener Basis eine Aktivität zu melden, die möglicherweise unethisches oder illegales Verhalten beinhaltet, das gegen professionelle Standards verstößt oder anderweitig nicht mit unserem globalen Westlake-Verhaltenskodex vereinbar ist.
Ein wirksames Berichterstattungssystem untermauert unsere weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungs-findungsprozess geprägt ist.
Berichterstattung (allgemein)
Ist es gleich, ob ich die Berichte über das Internet oder telefonisch einreiche?
Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder über das Telefon oder das Internet einzureichen.
Welche Arten von Situationen sollte ich melden?
Das EthicsPoint System wurde entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen geltende Gesetze und/ oder unseren Verhaltenskodex zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.
Wenn ich einen Verstoß feststelle, wie soll ich vorgehen?
Wenn Sie Kenntnis erlangen von Situationen oder Umständen, welche gegen geltendes Recht oder unseren Verhaltenskodex verstoßen, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden.
Wenden Sie sich in diesen Situationen zunächst direkt an den Ihnen bekannten Ansprechpartner in unserem Unternehmen, bei Mitarbeitenden den jeweiligen Vorgesetzten. Wenn das Problem so nicht gelöst werden kann, wenden Sie sich bitte an EthicsPoint, um Ihre Bedenken zu melden.
Warum soll ich Vorfälle melden?
Für Westlake Germany und Westlake Vinnolit ist die Einhaltung geltender Gesetze sowie der Grundsätze unseres globalen Westlake-Verhaltenskodex die Basis allen Handelns. Unethisches oder illegales Verhalten ist mit diesen Grundsätzen unvereinbar. Eine Meldung von Missständen oder Vorfällen im Unternehmen oder in der Lieferkette ermöglicht uns eine Überprüfung und ggfls. das Ergreifen von Abhilfemaßnahmen.
Zudem können Verstöße gegen geltende Gesetze aufgrund hoher Bußgelder die Existenzgrundlage unseres Unternehmens bedrohen.
Wie kann ich einen Bericht abgeben?
Meldungen können entweder online oder über die Telefon-Hotline abgegeben werden. Bevor Sie Ihre Meldung abgeben, werden Sie aufgefordert, ein Passwort zu wählen. Nach dem Einreichen Ihres Berichts erhalten Sie einen Berichtsschlüssel (Vorgangs-Nummer). Wir werden Ihnen innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung Ihrer Meldung zukommen lassen.
Bitte beachten Sie, dass eine umfassende Untersuchung der Angelegenheit einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Möglicherweise benötigen wir zusätzliche Informationen für unsere Untersuchung oder wir können Ihnen ein Update zur Verfügung stellen. Bitte melden Sie sich regelmäßig mit Ihrem Berichtsschlüssel und Passwort auf der Website an, um zu prüfen, ob es Rückfragen oder Updates zum Vorgang gibt.
Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung
Kann ich meine Meldung auch anonym abgeben? Kann ich eine Meldung von einem Computer im Unternehmen oder zu Hause einreichen, ohne identifiziert zu werden?
Ja, wenn Sie bei der Meldung Ihres Anliegens oder Ihrer Anfrage darum bitten, anonym zu bleiben, werden wir Ihre Anfrage respektieren. NAVEX erstellt oder pflegt keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, so dass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren Computer mit der Hotline verbinden. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Inhalte Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgeben.
Die Hotline ermöglicht auch einen Austausch zwischen Hinweisgebenden und der EthicsPoint Task Force, wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind, und ermöglicht es Ihnen, nach Abschluss einer Untersuchung benachrichtigt zu werden. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Meldung regelmäßig mit Ihrem Berichtsschlüssel (Vorgangsnummer) und Kennwort nachverfolgen.
In bestimmten Fällen kann es jedoch vorkommen, dass wir gezwungen sind, die Informationen an Dritte innerhalb oder außerhalb von Westlake Germany bzw. Westlake Vinnolit weiterzugeben, zum Beispiel bei einer gesetzlichen Verpflichtung zur Meldung von Geldwäsche. Bitte beachten Sie, dass die Wahrung der Anonymität an bestimmten Orten aufgrund lokaler Gesetze und Bestimmungen nicht garantiert werden kann.
Ist auch die gebührenfreie Telefon-Hotline vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Call-Center Mitarbeiter gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Berichte gelten die gleichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit.
Was passiert, wenn ich meinen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?
Es gibt einen Bereich im Bericht, in dem Sie, wenn Sie dies wünschen, Ihren Namen angeben können.
Tipps und bewährte Praktiken
Ich weiß, dass einige Personen sich unethisch verhalten, bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich dies melden?
Unser Unternehmen ist bestrebt, ethisches Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen, seinen Mitarbeitenden und den Stakeholdern. Bedenken Sie nur, was bei jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu sehen, die eine scheinbar harmlose ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, betrachten Sie es als Ihre Pflicht, diese zu melden.
Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung von geltendem Recht darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?
Reichen Sie einen Bericht ein. EthicsPoint hilft Ihnen bei der Vorbereitung und beim Einreichen Ihres Berichts, damit dieser richtig verstanden wird. Uns ist es lieber, dass Sie eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, melden, als dass ein mögliches unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, da Sie sich nicht sicher waren.
Was geschieht, wenn mein(e) Vorgesetzte(r) oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Wird diese Person versuchen, den Vorfall zu verschleiern, wenn sie den Bericht erhalten sollte?
Das EthicsPoint-System und die Verteilung der Berichte sind so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.
Was geschieht, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe? Und was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen an mich zu meinem Bericht hat?
Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Berichtschlüssel (Vorgangsnummer) und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen.
Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um zum Beispiel weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären.
Wir empfehlen dringend, die Website regelmäßig zu besuchen, um etwaige Rückfragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.
Sind diese späteren Zugriffe auf die Berichte so sicher wie der erste Zugriff?
Jeglicher Schriftwechsel mit EthicsPoint erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht, und die Anonymität wird in jedem Fall gewahrt.
Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?
Sie können von jedem Computer aus, der einen Internetzugang hat, einen Bericht an EthicsPoint senden. Sie können den Bericht auch von zu Hause einreichen. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internet-zugang zur Verfügung.
Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder im Umgang mit Computern nicht vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr anrufen.