Über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Instrument zur Berichterstattung von NAVEX, mit dem Beschwerden sicher erhoben, verwaltet und beantwortet werden können.

Einreichen von Beschwerden – Allgemeines

Über welche Art von Situationen oder Angelegenheiten soll ich Meldung erstatten?

Das EthicsPoint-System ermöglicht die Erhebung von Beschwerden in Bezug auf:

• Zertifizierungsstatus eines ASI-Mitglieds
• Akkreditierungsstatus eines von ASI zugelassenen Prüfers
• Verhalten eines Mitglieds während einer ASI-Prüfung
• Verhalten eines Prüfers während einer ASI-Prüfung
• Verhalten von ASI bei der Akkreditierung von Prüfern
• Verhalten von ASI in Bezug auf die eigene Governance und/oder Richtlinien
• Verhalten einer oder mehrerer Personen, die an der ASI-Governance beteiligt sind
• Enthüllung durch Whistleblower
• Jede andere Angelegenheit, deren Lösung die ASI in Betracht zieht, ist eine Angelegenheit, an der sich die ASI beteiligen sollte.

Wenn ich ein Problem sehe, sollte ich es dann nicht einfach meinem Vorgesetzten, der Personalabteilung oder einem ASI-Kontakt melden, damit sie sich darum kümmern können?

Bevor Sie eine Beschwerde einreichen, sollten Sie sich bemühen, die Beschwerde auf der niedrigsten und am besten geeignete Ebene zu lösen. Dazu gehört, dass Sie die Beschwerde nach Möglichkeit direkt bei der Organisation oder der Person vorbringen, gegen die sich die Beschwerde richtet, und ihr Gelegenheit geben, zu reagieren und/oder die Situation zu bereinigen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Daher arbeiten wir mit NAVEX zusammen. Uns ist es lieber, dass Sie anonym über einen Vorfall Meldung erstatten, als die Informationen für sich zu behalten.

Möchte ASI wirklich, dass ich meine Sorgen äußere?

Auf jeden Fall. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Berichterstattung kann die potenziellen negativen oder anhaltenden Auswirkungen minimieren und Möglichkeiten zur Beseitigung und Verbesserung des Problems bieten.

Wohin gehen diese Berichte? Wer hat Zugriff darauf?

Die Berichte werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen innerhalb von ASI, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte. Jeder dieser Berichtsempfänger hat an entsprechenden Schulungen teilgenommen, um die Meldungen streng vertraulich zu behandeln.

Was passiert mit meiner Beschwerde?

Jede Beschwerde, die bei ASI eingereicht wird, wird sorgfältig geprüft und beantwortet. Im Allgemeinen gibt es eine Reihe von möglichen Ergebnissen, wenn eine Beschwerde eingereicht wird:

• Eine Beschwerde fällt möglicherweise nicht in den Anwendungsbereich des ASI-Beschwerdemechanismus; oder
• Wenn eine Beschwerde in den Anwendungsbereich fällt, folgt sie den Verfahren der ASI, die zu einem oder mehreren der folgenden Ergebnisse führen können:
  
  • Die Angelegenheit kann durch Dialog oder Mediation gelöst werden
  • Ein unabhängiges Gremium kann einberufen werden
  • Die Angelegenheit kann für das nächste geplante Audit vorgemerkt werden
  • Der Beschwerdegegner kann freiwillig oder aufgrund einer im Rahmen des Beschwerdeverfahrens getroffenen Entscheidung Korrekturmaßnahmen ergreifen.
  • Es können Disziplinarverfahren eingeleitet und Sanktionen verhängt werden, die für ASI-Mitglieder den Verlust der ASI-Zertifizierung und/oder der Mitgliedschaft und für Prüfer den Verlust der ASI-Akkreditierung einschließen können.

Welche Beschwerden wurden bisher vorgebracht?

Sofern von den Parteien vereinbart, wird die Verfolgung von Beschwerden, die gerade Gegenstand einer Untersuchung sind, auf der ASI-Webseite veröffentlicht, einschließlich einer Zusammenfassung der Probleme, Schritte und Prozesse, die zur Lösung der Beschwerde unternommen/angewendet wurden, und der erzielten Ergebnisse. Der ASI-Vorstand wird über die laufenden Beschwerden auf dem Laufenden gehalten, einschließlich der Empfehlungen des ASI-Beschwerdebeauftragten, eines Gremiums oder des Beratungsforums für indigene Völker zur Behandlung dieser Beschwerden.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Können Serverprotokolle oder Cookies mich als Verfasser des Berichts identifizieren?

NAVEX generiert oder unterhält keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC oder Ihr Mobiltelefon mit EthicsPoint in Verbindung bringen.

Ich mache mir Sorgen darüber, dass die Informationen, die ich EthicsPoint zur Verfügung stelle, letztendlich meine Identität preisgeben werden. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System schützt Ihre Anonymität. Wenn Sie anonym bleiben möchten, müssen Sie als Berichtender bei der Meldung von Vorfällen darauf achten, dass der Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Beispiel: „Aus meiner früheren E-Mail an...“ oder „In meiner Rolle als...“.

Was, wenn ich nicht anonym bleiben möchte?

Im Meldeformular gibt es einen Abschnitt, in dem Sie Ihren Namen angeben können, wenn Sie dies wünschen.

Tipps und Best Practices

Ich bin mir nicht sicher, ob ich eine Beschwerde einreichen soll, aber ich sehe dass irgendwas einfach nicht stimmt. Was soll ich tun?

Melden Sie den Vorfall. NAVEX kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Uns ist lieber, Sie melden eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, als dass ein mögliches Problem nicht geprüft wird.

Was ist, wenn mein Vorgesetzter oder andere Führungskräfte involviert sind? Wird meine Beschwerde nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?

Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung stellen sicher, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.

Was ist, wenn mir etwas Wichtiges einfällt, nachdem ich die Beschwerde eingereicht habe? Oder was ist, wenn ASI weitere Fragen an mich hat?

Wenn Sie eine Meldung über die EthicsPoint-Website einreichen, erhalten Sie einen einmaligen Zufallscode, den so genannten Berichtsschlüssel, und werden aufgefordert, ein Passwort zu wählen. Mit dem Berichtsschlüssel und dem Passwort können Sie zum EthicsPoint-System zurückkehren und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen von ASI zu antworten. Wir empfehlen Ihnen dringend, in der angegebenen Zeit auf die Website zurückzukehren, um die Fragen von ASI zu beantworten. Sie und ASI sind nun in einen „anonymen Dialog“ getreten, um die Beschwerde zu bearbeiten und zu lösen.

Sind die Folgemaßnahmen zu Meldungen genauso sicher wie die erste?

Für die gesamte Korrespondenz von EthicsPoint gilt dieselbe hohe Vertraulichkeitsstufe wie für die anfängliche Meldung, wobei die Anonymität ebenfalls gewahrt wird.

Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Kennwort vergessen habe?

Damit jederzeit die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet ist, müssen Sie beim Verlust Ihres Berichtsschlüssels oder Kennworts einen neuen Bericht einreichen. Erwähnen Sie dann bitte in dem neuen Bericht, dass Sie bereits einen anderen Bericht oder eine Frage zu demselben Vorfall eingereicht haben.