Häufig gestellte Fragen

Über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales, von NAVEX geschaffenes vertrauliches Instrument zur Berichterstattung, das Management, Mitarbeitern und Geschäftspartnern von Covestro dabei hilft, gemeinsam gegen Compliance-Verstöße vorzugehen (z. B. betreffend unserer Integrität am Markt oder Fehlverhaltens am Arbeitsplatz) und zugleich ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

Meldung erstatten – Allgemein

Kann ich sowohl über das Internet als auch telefonisch Meldung erstatten?

Ja. EthicsPoint gibt Ihnen die Möglichkeit, eine vertrauliche, anonyme Meldung entweder telefonisch oder über das Internet zu tätigen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Über das EthicsPoint-System können Mitarbeiter und Geschäftspartner von Covestro mögliche Verstöße gegen unseren Code of Condut oder unsere internen Richtlinien oder unternehmensbezogene Verstöße gegen das Gesetz melden.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, sie meinem Manager, der Konzernsicherheit oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Code of Condut, unsere internen Regelungen oder das Gesetz verstößt, erwarten wir von Ihnen, dies zu melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem/r unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied des Führungsteams mitteilen. Wir wissen jedoch, dass es Situationen gibt, in denen Sie sich unwohl fühlen, Vorfälle auf diese Art zu melden. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Wir möchten lieber, dass Sie einen Vorfall anonym melden als dass Sie ihn gar nicht melden.

Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht darauf, in einem positiven Arbeitsumfeld zu arbeiten und dieses Recht geht einher mit der Verpflichtung, ethisch zu handeln und die zuständigen Personen darüber zu informieren, wenn jemand sich nicht angemessen verhält. Indem wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld fördern. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz des gesamten Unternehmens gefährden.

Möchte das Führungsteam wirklich, dass ich Meldung erstatte?

Auf jeden Fall. Es ist darauf angewiesen, dass Sie Meldung erstatten. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Sie haben eventuell ein Verhalten bemerkt, das Sie bedenklich finden. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf Covestro und unsere Mitarbeiter minimieren. Ihr positiver Input hilft uns auch, Dinge zu erkennen, mit denen die Unternehmenskultur verbessert werden kann.

An wen werden gemeldete Vorfälle weitergegeben? Wer hat Zugriff darauf?

Meldungen werden direkt an den sicheren EthicsPoint-Server übertragen. Hierdurch ist eine lückenlose Sicherheit gewährleistet. EthicsPoint gestattet nur bestimmten Personen innerhalb von Covestro, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte zu nehmen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Die Empfänger dieser Meldungen wurden darin geschult, die Meldungen höchstgradig vertraulich zu behandeln.

Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?

Das EthicsPoint-System zielt darauf ab, einen positiven Beitrag für unsere Unternehmenskultur zu leisten, damit wir eine Arbeitsumgebung verwirklichen können, die ethischen Prinzipien gerecht wird. Daher möchten wir sie ermutigen, bei Bedenken hinsichtlich Compliance um Hilfe zu bitten, produktive Vorschläge zu machen oder Bedenken zu melden. Hierbei unterstützt das EthicsPoint-System als eine Möglichkeit effektiver Kommunikation am Arbeitsplatz.

Wir haben sorgfältig das Instrument zur Berichterstattung ausgewählt, das unsere Compliance-Verpflichtungen bestmöglich unterstützt und gleichzeitig eine positive Umgebung zur Meldungserstattung fördert.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Meines Wissens nach wird für jede Meldung eines Vorfalls, die ich von einem Unternehmenscomputer aus vornehme, ein Server-Protokoll erstellt, in dem jede Website aufgeführt wird, die auf meinem PC aufgerufen wurde. Ist es dadurch nicht möglich, mich als Verfasser des Berichts zu identifizieren?

Bei EthicsPoint werden keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen generiert oder aufbewahrt, sodass keinerlei Informationen verfügbar sind, mit deren Hilfe Ihr Computer von EthicsPoint aus zurückverfolgt werden könnte. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen PC an einem anderen beliebigen Ort oder die sichere Website von EthicsPoint benutzen. Diese Option wird sehr oft in Anspruch genommen. Laut der Daten von EthicsPoint werden weniger als 12 Prozent der Meldungen während der Arbeitszeit eingereicht.

Kann ich von Zuhause Meldung erstatten und trotzdem anonym bleiben?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause oder von einem anderen Computer einsenden. Bei Internetportalen werden Besucher niemals anhand ihres Online-Namens identifiziert und EthicsPoint blendet Internetadressen aus, sodass absolute Anonymität sichergestellt werden kann. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.

Ich mache mir Sorgen darüber, dass EthicsPoint die Informationen, die ich bereitstelle, letztendlich zur Feststellung meiner Identität nutzen wird. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

EthicsPoint wurde so entwickelt, dass Ihre Anonymität stets gewahrt wird. Wenn Sie anonym bleiben möchten, müssen Sie als Berichtender bei der Meldung von Vorfällen darauf achten, dass Sie im Text Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgeben. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Kann die kostenlose Telefon-Hotline ebenfalls vertraulich und anonym genutzt werden?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Wenn Sie auf diese Weise Meldung erstatten, gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Was, wenn ich nicht anonym bleiben möchte?

Sie können in der Meldung Ihre Identität mitteilen, wenn Sie dies möchten.

Tipps & Best Practices

Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Covestro hat sich den Grundsätzen ethischen Verhaltens verschrieben. Jegliches unethisches Verhalten, unabhängig von der Unternehmensebene, auf der es auftritt, schadet letztendlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, auch Ihnen. Denken Sie nur einmal an die Skandale anderer Unternehmen, die in der Vergangenheit öffentlich wurden, um zu verstehen, welche verheerenden Auswirkungen ein scheinbar harmloser, ethischer Fehltritt auf ein Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Ethik bekannt sind, sollten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und gegenüber Ihren Kollegen ansehen, diese Vorfälle zu melden.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, eine Rechtsverletzung oder einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Melden Sie den Vorfall. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Es ist besser, dass sich eine von Ihnen gemeldete Situation als harmlos herausstellt, als dass möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, weil Sie sich nicht hundertprozentig sicher waren.

Was ist, wenn mein Vorgesetzter oder andere Manager an einem Verstoß oder einer Rechtsverletzung beteiligt sind? Wird meine Meldung nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?

EthicsPoint erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte. EthicsPoint ist so strukturiert, dass Meldungen nicht an darin genannte Personen weitergeleitet werden bzw. dass diese Personen keinen Zugriff auf Meldungen erhalten, in denen sie namentlich erwähnt werden.

Was ist, wenn ich mich nach der Einreichung der Meldung an einen wichtigen Aspekt des Vorfalls erinnere? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?

Wenn Sie einen Vorfall über die Website oder das Call-Center von EthicsPoint melden, wird Ihnen ein eindeutiger Benutzernamen zugewiesen und Sie werden gebeten, ein Kennwort festzulegen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind die Follow-Ups zu Meldungen genauso sicher wie die Meldung selbst?

Für die gesamte Korrespondenz von EthicsPoint gilt dieselbe hohe Vertraulichkeitsstufe wie für die anfängliche Meldung, wobei die Anonymität ebenfalls gewahrt wird.

Kann ich auch Meldung erstatten, wenn ich keinen Zugriff auf das Internet habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetanschluss aus bei EthicsPoint Meldung erstatten, z. B. auch von zu Hause. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder nicht im Umgang mit Computern vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr anrufen.