Infos über EthicsPoint

Meldung erstatten – Allgemein

Meldung erstatten – Sicherheit und Vertraulichkeit

Tipps und Best Practices

Infos über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.

Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?

Meldung erstatten – Allgemein

Kann ich sowohl über das Internet als auch telefonisch Meldung erstatten?

Ja. EthicsPoint gibt Ihnen die Möglichkeit, eine vertrauliche, anonyme Meldung entweder telefonisch oder über das Internet zu machen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, sie meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie Meldung erstatten. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem/r unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Erfahrungsgemäß kommt es jedoch immer wieder zu Situationen, in denen Mitarbeiter/innen eine solche direkte Ansprache scheuen. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Es ist uns lieber, Sie erstatten anonym Bericht, als dass Sie die Informationen für sich behalten.

Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Was habe ich davon?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, ethisch einwandfrei zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Indem wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld fördern. Fehlverhalten kann die Existenzgrundlage eines ganzen Unternehmens bedrohen.

Will die Unternehmensleitung meinen Bericht wirklich?

Auf jeden Fall. Wir brauchen Ihren Bericht sogar. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl im positiven als auch im negativen Sinne. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Berichterstattung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, Angelegenheiten zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und die Leistung verbessern.

Wohin gehen diese Berichte? Wer hat Zugriff darauf?

Berichte gehen direkt auf den sicheren Server von EthicsPoint, damit ein möglicher Sicherheitsverstoß verhindert wird. EthicsPoint stellt diese Berichte basierend auf der Art des Verstoßes und dem Ort des Vorfalls nur bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, die mit der Auswertung des Berichts beauftragt sind. Jeder dieser Berichtsempfänger wurde entsprechend darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.

Ist dieses System nicht nur ein Beispiel für Überwachung?

EthicsPoint ist ein positiver Aspekt unserer übergeordneten Philosophie, damit wir eine sichere und ethische Arbeitsumgebung sicherstellen können. Sie werden ermutigt, bei ethischen Problemen um Hilfe zu bitten, produktive Vorschläge zu machen oder Bedenken zu melden. Eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist heutzutage äußerst wichtig und stellt eine großartige Möglichkeit dar, die Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das beste Instrument zur Berichterstattung ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Berichterstattungsumfeld zu schaffen.

Meldung erstatten – Sicherheit und Vertraulichkeit

Meines Wissens nach wird für jede Meldung eines Vorfalls, die ich von einem Unternehmenscomputer aus vornehme, ein Server-Protokoll erstellt, in dem jede Website aufgeführt wird, die auf meinem PC aufgerufen wurde. Ist es dadurch nicht möglich, mich als Verfasser des Berichts zu identifizieren?

EthicsPoint erstellt oder verwahrt keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, so dass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringt. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.

Wenn Sie sich unwohl dabei fühlen, einen Vorfall über Ihren Arbeitscomputer zu melden, haben Sie die Möglichkeit, einen PC außerhalb Ihres Arbeitsplatzes zu verwenden (beispielsweise in einem Internetcafé, bei einem Bekannten usw.) und die sichere Website von EthicsPoint zu nutzen. Diese Option wird sehr oft in Anspruch genommen. Laut der Daten von EthicsPoint werden weniger als 12 Prozent der Meldungen während der Arbeitszeit eingereicht.

Kann ich von Zuhause Meldung erstatten und trotzdem anonym bleiben?

Jede Meldung von Vorfällen, sei es von Zuhause, dem Computer eines Nachbarn oder über ein beliebiges Internetportal, ist stets sicher und anonym. Bei Internetportalen werden Besucher niemals anhand ihres Online-Namens identifiziert und EthicsPoint blendet Internetadressen aus, sodass absolute Anonymität sichergestellt werden kann. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.

Ich mache mir Sorgen darüber, dass die Informationen, die ich EthicsPoint zur Verfügung stelle, letztendlich meine Identität preisgeben werden. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

EthicsPoint wurde so entwickelt, dass Ihre Anonymität stets gewahrt wird. Wenn Sie anonym bleiben möchten, müssen Sie bei der Meldung von Vorfällen darauf achten, dass Sie im Text Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgeben. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Ist die gebührenfreie Telefon-Hotline auch vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Wenn Sie auf diese Weise Meldung erstatten, gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Was passiert, wenn ich einen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Identität in einem bestimmten Abschnitt der Meldung preiszugeben, wenn Sie dies möchten.

Tipps und Best Practices

Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich dies melden?

Unser Unternehmen setzt sich stark dafür ein, ethisches Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, und damit auch Ihnen. Denken Sie nur einmal an die kürzlich bekannt gewordenen Unternehmensskandale, um zu verstehen, welche verheerenden Auswirkungen ein scheinbar harmloser, ethischer Fehltritt auf ein Unternehmen haben kann, das ansonsten einen sehr guten Ruf genießt. Wenn Ihnen Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Ethik bekannt sind, sollten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und gegenüber Ihren Kollegen ansehen, diese Vorfälle zu melden.

Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Unternehmensrichtlinie darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie einen Bericht ein. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Es ist besser, dass sich eine von Ihnen gemeldete Situation als harmlos herausstellt, als dass möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, weil Sie sich nicht hundertprozentig sicher waren.

Was geschieht, wenn mein(e) Vorgesetzte(r) oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Wird meine Meldung nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?

EthicsPoint ist so strukturiert, dass Meldungen nicht an darin genannte Personen weitergeleitet werden bzw. dass diese Personen keinen Zugriff auf Meldungen erhalten, in denen sie namentlich erwähnt werden.

Was ist, wenn ich mich nach der Einreichung der Meldung an einen wichtigen Aspekt des Vorfalls erinnere? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?

Wenn Sie einen Vorfall über die Website oder das Call-Center von EthicsPoint melden, wird Ihnen ein eindeutiger Benutzernamen zugewiesen und Sie werden gebeten, ein Kennwort festzulegen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind die Folgemaßnahmen zu Berichten genauso sicher wie die erste?

Für die gesamte Korrespondenz von EthicsPoint gilt dieselbe hohe Vertraulichkeitsstufe wie für die anfängliche Meldung, wobei die Anonymität ebenfalls gewahrt wird.

Kann ich auch Meldung erstatten, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetanschluss aus bei EthicsPoint Meldung erstatten. Sie können auch von Zuhause aus Meldung erstatten. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder nicht im Umgang mit Computern vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr anrufen.