Melden von Bedenken – Allgemeines
Sicherheit und Vertraulichkeit bei Meldungen
Tipps und bewährte Praktiken
Über EthicsPoint
Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein von NAVEX entwickeltes Tool zur vertraulichen Berichterstattung.
Es ist verantwortlich für Folgendes:
- Empfang von vertraulichen webbasierten Berichten über Bedenken bezüglich möglicher Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften und Grundsätze des globalen Verhaltenskodex von Menarini und/oder interne Richtlinien und/oder Verfahren.
- Schutz der Identität des Berichterstatters, der seine Anonymität wahren möchte, sofern dies gemäß lokalem Recht zulässig ist;
- Übermittlung von Informationen an Menarini zur Untersuchung.
Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?
Wir glauben, dass unsere Mitarbeiter das mächtigste Element sind, wenn es um die Entwicklung unseres Unternehmens geht.
Durch das Schaffen offener Kommunikationskanäle können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern.
Ein wirksames Meldesystem untermauert unsere weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungsfindungsprozess geprägt ist.
Melden von Bedenken – Allgemeines
Wie kann ich EthicsPoint nutzen, um meine Bedenken zu melden?
Mit EthicsPoint können Sie einen Bericht auf der Website ausfüllen.
Sie haben die Möglichkeit, anonym Berichte einzureichen, wenn dies nach lokalem Recht zulässig ist.
Welche Arten von Situationen sollte ich melden?
Das EthicsPoint-System ermöglicht es, Verstöße, auch potenzielle, gegen Gesetze, Vorschriften und Grundsätze des weltweiten Verhaltenskodex von Menarini und/oder interne Richtlinien zu melden. Zögern Sie nicht, ihre Bedenken zu melden, da die Menarini-Gruppe alle Situationen berücksichtigt, die unsere Mitarbeiter daran hindern, effizient im Einklang mit ethischen Standards zu arbeiten.
Wenn ich einen Verstoß feststelle, sollte ich dies nicht einfach nur meinem Vorgesetzten, der Compliance-Abteilung oder der Personalabteilung melden?
Wie bei sensiblen Fragen besteht Ihre erste Option darin, Bedenken immer Ihrem direkten Vorgesetzten, den Compliance-Funktionen und/oder der Personalabteilung zu melden. Wenn es Ihnen unangenehm ist, Ihre Bedenken unmittelbar auf die oben beschriebene Weise anzusprechen, oder wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Problem nicht gelöst wurde, oder wenn Sie Anonymität vorziehen (sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist), sollten Sie EthicsPoint nutzen.
Warum sollte ich Bedenken melden? Was habe ich davon?
Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, ethisch einwandfrei zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes Umfeld bewahren. Und unternehmerisches Fehlverhalten kann sowohl für ein ganzes Unternehmen als auch für einzelne Mitarbeiter Konsequenzen nach sich ziehen.
Will die Unternehmensleitung meinen Bericht wirklich?
Selbstverständlich. Wir brauchen Ihren Bericht sogar. Sie zählen zu den Ersten, die bedenkliche Handlungsweisen bemerken. Ihre Berichterstattung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, Angelegenheiten zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und die Leistung verbessern.
Was geschieht mit meinem Bericht? Wer hat Zugriff darauf?
Die Berichte werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes. Alle Empfänger wurden darin geschult und sind verpflichtet, diese Berichte absolut vertraulich zu behandeln.
Ist dieses System nicht nur ein Beispiel für Überwachung?
Nein. Das EthicsPoint-System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie und erlaubt es uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.
Wir haben sorgfältig das beste Meldetool ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und zugleich ein positives Umfeld für die Berichterstattung zu schaffen.
Sicherheit und Vertraulichkeit bei Meldungen
Kann ich meine Bedenken und Probleme anonym vorbringen?
Wir verstehen, dass Sie in einigen Situationen einen Bericht anonym einreichen möchten. Wenn Sie dies wünschen, und das lokale Recht es erlaubt, ist EthicsPoint so konzipiert, dass es Ihre Anonymität schützt. Es wird kein Versuch unternommen, Ihre Identität mit elektronischen oder anderen Hilfsmitteln zu erkennen.
Am Ende des über das Internet eingereichten Berichts erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und werden aufgefordert, eine Datensatz-ID zu erstellen.
Mithilfe Ihres Berichtsschlüssels und der Datensatz-ID können Sie den Fortschritt bei der Behandlung Ihres Berichts nachverfolgen und bei Bedarf weitere Informationen ergänzen. Auf diese Weise können die Ermittler auch weiterführende Fragen an anonyme Berichterstatter stellen.
Was passiert, wenn ich einen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?
Es gibt einen Bereich im Bericht, in dem Sie, wenn Sie es wünschen, Ihren Namen angeben können.
Die Offenlegung Ihrer Identität und/oder die Angabe von Kontaktinformationen können dazu beitragen, eine Untersuchung zu beschleunigen. Wenn Sie Ihre Identität offenlegen, wird Menarini sich bemühen, die Vertraulichkeit Ihrer Identität so weit wie möglich zu schützen, gemäß den gesetzlich vorgesehenen Anforderungen.
Habe ich Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten?
Drohungen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen, werden nicht toleriert.
Wer Vergeltungsmaßnahmen ergreift oder Vergeltungsversuche unternimmt, wird sanktioniert.
Tipps und bewährte Praktiken
Ich weiß, dass einige Personen sich unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich dies melden?
Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern und damit auch Ihnen. Bedenken Sie nur, was bei jüngsten Unternehmensskandalen weltweit geschehen ist, um sich der verheerenden Auswirkungen bewusst zu werden, die eine ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder Verletzungen gegen ethische Grundsätze bekannt werden, sollte Sie es als Ihre Pflicht sehen, dies zu melden.
Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Unternehmensrichtlinie darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?
Reichen Sie einen Bericht ein. NAVEX hilft Ihnen bei der Erstellung und beim Einreichen Ihres Berichts, damit dieser richtig verstanden wird. Uns ist lieber, Sie melden eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, als dass mögliches unethisches Verhalten nicht geprüft wird.
Was geschieht, wenn mein(e) Vorgesetzte(r) oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Wird diese Person nicht den Bericht erhalten und versuchen, den Vorfall zu verschleiern?
Das EthicsPoint-System und die Verteilung der Berichte stellen sicher, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.
Was geschieht, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?
Wenn Sie eine Meldung über die EthicsPoint-Website einreichen, erhalten Sie eine individuelle zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen. Sie können über das Internet erneut auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Nachfragen zu antworten, die ein Vertreter des Unternehmens hinterlassen hat. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.
Ist auch diese Weiterverfolgung der Berichte so sicher wie das ursprüngliche Einreichen der Meldung?
Jeglicher Schriftwechsel mit EthicsPoint erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht, und die Anonymität wird weiterhin gewahrt.
Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Kennwort vergessen habe?
Um sicherzustellen, dass die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet wird, müssen Sie beim Verlust Ihres Berichtsschlüssels oder Kennworts einen neuen Bericht einreichen. Erwähnen Sie dann bitte in dem neuen Bericht, dass Sie bereits einen anderen Bericht oder eine Frage zu demselben Vorfall eingereicht haben.
Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?
Sie können nur über einen Computer mit Internetzugang einen Bericht an EthicsPoint senden. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn Sie sich mit Online-Melde-Tools nicht wohlfühlen, verwenden Sie jegliche geeigneten Mittel, die Sie bevorzugen – normale Post, Anruf usw. Die Kontaktdaten aller Menarini-Unternehmen in allen Ländern, in denen wir tätig sind, finden Sie auf der Menarini-Website.