Über EthicsPoint

Berichterstattung – Allgemein

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Tipps und optimale Vorgehensweisen

Über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.

Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?

• Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Durch das Schaffen offener Kommunikationskanäle können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.
• Börsennotierte Firmen sind gesetzlich verpflichtet, ein anonymes Berichterstattungsverfahren für das Melden von Bilanzfälschungen und Betrug in der Rechnungsprüfung direkt an das Prüfungskomitee einzurichten.
• Ein wirksames Berichterstattungssystem führt auch zu einer Verbesserung unserer weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungsfindungsprozess geprägt ist.

Berichterstattung – Allgemein

Ist es gleich, ob ich die Berichte über das Internet oder telefonisch einreiche?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder über das Telefon oder das Internet einzureichen.

Über welche Art von Vorfällen soll ich berichten?

Das EthicsPoint System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.

Wenn ich einen Verstoß feststelle, sollte ich dies nicht einfach nur meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsbeauftragten oder der Personalabteilung melden, sodass sie sich damit befassen?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies ansprechen. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Erfahrungsgemäß kommt es jedoch immer wieder zu Situationen, in denen Mitarbeiter eine solche direkte Ansprache scheuen. Für solche Situationen sind wir die Partnerschaft mit EthicsPoint eingegangen. Es ist uns lieber, Sie erstatten anonym Bericht, als dass Sie die Informationen für sich behalten.

Warum sollte ich melden, was ich weiß? Was habe ich davon?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verpflichtung zum Handeln in ethischer Weise einher; dies bedeutet auch, dass wir es den zuständigen Personen mitteilen, wenn jemand nicht in angemessener Weise handelt. Durch Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Umfeld erhalten. Fehlverhalten kann die Existenzgrundlage eines ganzen Unternehmens bedrohen.

Will die Unternehmensleitung meinen Bericht wirklich?

Selbstverständlich. Sie braucht Ihren Bericht sogar. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vorgeht – und Sie kennen sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte. Sie zählen zu den Ersten, die fragwürdige Handlungsweisen bemerken. Ihre Berichterstattung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, einzelne Punkte zu identifizieren, wie die Unternehmenskultur und die Unternehmensleistung verbessert werden können.

Was geschieht mit meinem Bericht? Wer hat Zugriff darauf?

Meldungen werden direkt an den sicheren EthicsPoint-Server übertragen. Dadurch ist eine lückenlose Sicherheit gewährleistet. EthicsPoint erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder dieser Empfänger eines Berichts wurde darin geschult, die Berichte nur unter absoluter Geheimhaltung zu bearbeiten.

Ist dieses System nicht nur ein Beispiel für Überwachung durch andere?

Das EthicsPoint-System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie und erlaubt es uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Fragen beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend und dieses Werkzeug ist hervorragend zur Förderung der Kommunikation geeignet.

Wir haben mit Sorgfalt die beste Berichtsmethode ausgewählt, um unsere Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Klima für die Berichterstattung zu schaffen.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Ich glaube, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Bin ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts identifizierbar?

EthicsPoint generiert oder verwahrt keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen. EthicsPoint ist vertraglich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht nachzuverfolgen

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen PC an einem anderen beliebigen Ort (zum Beispiel in einem Internet-Café, im Haus eines Freundes usw.) benutzen und von dort auf die sichere Webseite von EthicsPoint zugreifen. Viele Menschen wählen diese Option; die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12% der Berichte während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Wenn ich einen Bericht von zu Hause aus abfasse, kann ich dann anonym bleiben?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. Außerdem ist EthicsPoint vertraglich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht zurückzuverfolgen.

Ich bin besorgt, dass die von mir übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir garantieren, dass dies nicht geschieht?

Das EthicsPoint-System ist so gestaltet, dass Ihre Anonymität gewahrt bleibt. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als Berichterstatter sicherstellen, dass aus dem Bericht nicht unbeabsichtigt Ihre Identität hervorgeht. Zum Beispiel: „Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Smith ...“ oder „In meinen 33 Jahren…“.

Ist die gebührenfreie Hotline auch vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Berichte gelten die gleichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Was passiert, wenn ich meinen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?

Es gibt einen Bereich im Bericht, in dem Sie, wenn Sie es wünschen, Ihren Namen angeben können.

Tipps und optimale Vorgehensweisen

Ich weiß, dass einige Personen sich unethisch verhalten, aber das betrifft mich nicht. Warum sollte ich das melden?

Unser Unternehmen hat sich entschlossen, ethisches Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, auch Ihnen. Bedenken Sie nur, was bei jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu sehen, die eine scheinbar harmlose ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, betrachten Sie es sich selbst und Ihren Kollegen und Kolleginnen gegenüber als Ihre Pflicht, diese zu melden.

Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Unternehmensrichtlinien darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Was soll ich tun?

Reichen Sie einen Bericht ein. EthicsPoint hilft Ihnen bei der Vorbereitung und beim Einreichen Ihres Berichts, damit dieser richtig verstanden wird. Wir bevorzugen, dass Sie eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, melden, als dass ein mögliches unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, da Sie sich nicht sicher waren.

Was passiert, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Wird diese Person nicht den Bericht erhalten und versuchen, die Tat zu verschleiern?

Das EthicsPoint System und die Verteilung der Berichte sind so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.

Was geschieht, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen an mich zu meinem Bericht hat?

Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären. Wir empfehlen dringend, dass Sie in der angegebenen Zeit auf die Website zurückkehren, um Fragen von Seiten des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind diese Follow-ups für die Berichte so sicher wie der erste Bericht?

Jeglicher Schriftwechsel mit EthicsPoint erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht, und die Anonymität wird in jedem Fall gewahrt.

Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetzugang einen Bericht an EthicsPoint senden. Sie können den Bericht von zu Hause einreichen. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder im Umgang mit Computern nicht sehr bewandert sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, nutzen.