Om EthicsPoint

Indberetning – Generelt

Indberetningssikkerhed og -fortrolighed

Tips og bedste praksis

Om EthicsPoint

Hvad er EthicsPoint?

EthicsPoint er et omfattende og fortroligt rapporteringsredskab, der er skabt af NAVEX til at hjælpe ledelser og medarbejdere med at samarbejde om at håndtere bedrageri, misbrug og anden forkert adfærd på arbejdspladsen, mens man opretholder og fremmer et positivt arbejdsmiljø.

Hvorfor har vi brug for et system som EthicsPoint?

• Vi mener, at vores medarbejdere er vores vigtigste aktiv. Ved at skabe åbne kommunikationskanaler kan vi fremme et positivt arbejdsmiljø og maksimere produktiviteten.
• Børsnoterede virksomheder er ved lov forpligtet til at have et anonymt indberetningsredskab til at adressere regnskabs- og revisionssvig direkte til revisionsudvalget.
• Et effektivt indberetningssystem vil forstærke vores øvrige indsats for at fremme en kultur med integritet og etisk beslutningstagning.

Indberetning – Generelt

Kan jeg indberette via internet eller telefon?

Ja. Med EthicsPoint har du mulighed for at indgive en fortrolig, anonym indberetning enten telefonisk eller via internettet.

Hvilken slags situationer skal jeg indberette?

EthicsPoint-systemet er udarbejdet, så medarbejdere kan indberette overtrædelser af vores etiske standarder eller andre bekymringer, du måtte have.

Hvis jeg ser en overtrædelse, skal jeg så ikke bare indberette det til min leder, sikkerhedsafdelingen eller personaleafdelingen, så nogen kan tage sig af det?

Når du observerer en adfærd, som du mener, overtræder vores etiske standarder, forventer vi, at du indberetter det. Du skal fortrinsvis forelægge sagen for din direkte leder eller et andet medlem af vores lederteam. Vi anerkender dog, at der kan være omstændigheder, hvor du ikke har det godt med at indberette problemet på denne måde. Det er på grund af disse omstændigheder, at vi har indgået samarbejde med EthicsPoint. Vi vil hellere have, at du indberetter anonymt, end at du holder oplysningerne for dig selv.

Hvorfor skal jeg indberette, hvad jeg ved? Hvad får jeg ud af det?

Vi har alle ret til at arbejde i et positivt miljø, og med den ret følger ansvaret for at handle etisk og fortælle det til de relevante personer, hvis nogen ikke opfører sig hensigtsmæssigt. Ved at arbejde sammen kan vi opretholde et sundt og produktivt miljø. Embedsmisbrug kan true en hel virksomheds levebrød.

Er det virkeligt ledelsens ønske, at jeg foretager indberetninger?

Ja, bestemt. Faktisk har vi brug for, at du foretager indberetninger. Du ved, hvad der foregår i vores virksomhed – både det som er godt og det, som ikke er. Du har måske den første viden om en aktivitet, der kan give anledning til bekymring. Din indberetning kan minimere den potentielle negative indvirkning på virksomheden og vores medarbejdere. At tilbyde positive input kan også hjælpe med at identificere problemstillinger, der kan føre til en forbedring af virksomhedens kultur og præstationer.

Hvor ender disse indberetninger? Hvem har adgang til dem?

Indberetningerne indtastes direkte på EthicsPoints sikre server for at undgå mulige sikkerhedsbrud. Disse indberetninger gør EthicsPoint kun tilgængelige for bestemte personer inden for virksomheden, der har til opgave at evaluere dem, baseret på typen af overtrædelse og hændelsens lokalitet. Alle personer, der modtager indberetninger, har fået uddannelse i at holde disse indberetninger yderst fortrolige.

Er dette system ikke bare et eksempel på, at nogen holder øje med mig?

EthicsPoint-systemet er fokuseret på at være et positivt aspekt til vores overordnede filosofi, og gør det muligt for os at sikre en sikker, tryg og etisk arbejdsplads. Du opfordres til at søge vejledning om etiske dilemmaer, komme med positive forslag eller fortælle om en bekymring. Effektiv kommunikation er afgørende på nutidens arbejdsplads, og dette er et godt værktøj til at forbedre denne kommunikation.

Vi har gjort os umage med at vælge det bedste indberetningsværktøj til at opfylde vores forpligtelser angående regeloverholdelse, samtidig med at vi sikrer et positivt miljø for indberetning.

Indberetningssikkerhed og -fortrolighed

Det er min opfattelse, at alle indberetninger, som jeg sender fra en virksomhedscomputer, genererer en serverlog, der viser alle websider, som min pc opretter forbindelse til. Vil denne log ikke identificere mig som ophavsmand?

EthicsPoint hverken genererer eller vedligeholder nogen interne forbindelseslogfiler med IP-adresser, og der er således ikke nogen tilgængelige oplysninger, der knytter din pc til EthicsPoint. Faktisk er EthicsPoint kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en indberetters identitet.

Hvis du føler dig utryg ved at foretage en indberetning fra din arbejds-pc, har du mulighed for at anvende en pc uden for vores arbejdsmiljø (eksempelvis på en internetcafé, hos en ven osv.) via EthicsPoints sikre websted. Mange vælger denne mulighed, da EthicsPoints data viser, at mindre end 12 % af rapporterne dannes i løbet af en arbejdsdag.

Kan jeg indsende en indberetning hjemmefra og stadig være anonym?

En indberetning fra hjemmet, en nabos computer eller en internetportal vil forblive sikker og anonym. En internetportal identificerer aldrig en besøgende ved at vise navnet, og EthicsPoint-systemet sletter alle internetadresser, således at anonymiteten bibeholdes fuldstændig. Derudover er EthicsPoint kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en indberetters identitet.

Jeg er bekymret for, om de oplysninger, jeg videregiver til EthicsPoint, i sidste ende vil afsløre min identitet. Hvordan kan I forsikre mig, at det ikke vil ske?

EthicsPoint-systemet er designet til at beskytte din anonymitet. Men hvis du ønsker at forblive anonym, skal du som indberetter sikre dig, at selve teksten i indberetningen ikke utilsigtet afslører din identitet. F.eks. "Fra min plads ved siden af Jan Smith ..." eller "I mine 33 år ...".

Er den gratis Speak Up-linje også fortrolig og anonym?

Ja. Du vil blive bedt om at levere de samme informationer, som du ville give ved en internetbaseret indberetning, og en interviewer vil indtaste dine svar på EthicsPoints websted. Disse indberetninger anvender samme sikkerheds- og fortrolighedsforanstaltninger under leveringen.

Hvad hvis jeg ønsker at blive identificeret med min indberetning?

Der er et afsnit i indberetningen, hvor du kan identificere dig selv, hvis du ønsker det.

Tips og bedste praksis

Jeg er opmærksom på nogle personer, der er involveret i uetisk adfærd, men det påvirker mig ikke. Hvorfor skulle jeg indberette det?

Vores virksomhed vælger at fremme etisk adfærd. Al uetisk adfærd, uanset på hvilket niveau den finder sted, skader i sidste ende virksomheden og alle dens medarbejdere, inklusive dig. Du behøver bare at tænke på, hvad der er sket i de seneste virksomhedsskandaler, for at se de katastrofale følger, som en tilsyneladende harmløs forsømmelse af etik kan have for en ellers sund virksomhed. Så, hvis du har kendskab til hændelser, som har karakter af at være uetisk adfærd eller etiske overtrædelser, skal du se det som din pligt i forhold til både dig selv og dine kollegaer at indberette det.

Jeg er ikke sikker på, om det, jeg har observeret eller hørt, er en overtrædelse af virksomhedens politik eller involverer uetisk adfærd, men det ser bare ikke rigtigt ud for mig. Hvad skal jeg gøre?

Indberet det. EthicsPoint kan hjælpe dig med at forbedre og indgive din indberetning, så den forstås korrekt. Vi ser hellere, at du indberetter en situation, der viser sig at være harmløs, end at en mulig uetisk hændelse forbliver ubemærket, fordi du ikke var sikker.

Hvad hvis min chef eller andre ledere er involveret i en overtrædelse? Vil de ikke få indberetningen og forsøge at skjule problemet?

EthicsPoint-systemet og rapportdistributionen er designet således, at implicerede parter ikke underrettes eller gives adgang til indberetninger, hvori de er navngivet.

Hvad hvis jeg kommer i tanke om noget vigtigt ved hændelsen, efter at jeg har indsendt indberetningen? Eller hvad hvis virksomheden har yderligere spørgsmål til mig vedrørende min indberetning?

Når du har indgivet en indberetning via EthicsPoint-webstedet eller via EthicsPoint Call Center, modtager du et unikt brugernavn og bliver bedt om at vælge en adgangskode. Du kan vende tilbage til EthicsPoint-systemet igen enten via internettet eller telefonen og få adgang til den oprindelige indberetning, så du kan besvare spørgsmål fra virksomhedens repræsentanter og tilføje yderligere oplysninger, der kan hjælpe med til at løse åbne anliggender. Vi anbefaler på det kraftigste, at du vender tilbage til webstedet inden for den angivne tid for at besvare virksomhedens spørgsmål. Du og virksomheden er nu indgået i en "anonym dialog", hvor situationer ikke alene bliver identificeret, men de kan løses, ligegyldigt hvor komplekse de er.

Er disse opfølgninger på indberetninger lige så sikre som den første indberetning?

Al EthicsPoints-korrespondance er underlagt den samme strenge fortrolighed som den oprindelige indberetning og fortsætter under anonymitetsparaplyen.

Kan jeg stadig lave en indberetning, hvis jeg ikke har adgang til internettet?

Du kan indsende en EthicsPoint-indberetning fra enhver computer, som har internetadgang. Du kan indberette hjemmefra. Mange offentlige steder, herunder offentlige biblioteker, har computere med internetadgang. Hvis du ikke har adgang til, eller ikke er tryg ved at anvende en computer, kan du ringe til EthicsPoints gratis hotline, der er tilgængelig 24 timer i døgnet, 365 dage om året.