O společnosti EthicsPoint

Co je EthicsPoint?

EthicsPoint je komplexní a důvěrný nástroj pro podávání zpráv vytvořený společností NAVEX, který umožňuje vedení a zaměstnancům spolupracovat při řešení podvodů, zneužívání a jiných nekalých praktik na pracovišti a zároveň kultivovat pozitivní pracovní prostředí.

Proč potřebujeme systém jako je EthicsPoint?

Hlášení – Obecné

Mohu podat hlášení prostřednictvím internetu nebo telefonu?

EthicsPoint vám umožňuje podat důvěrné anonymní hlášení pouze přes internet.

Jaké typy situací bych měl nahlásit?

Systém EthicsPoint umožňuje zaměstnancům nahlásit jakékoli porušení našeho etického kodexu nebo jiné obavy, které můžete mít.

Pokud uvidím porušení, neměl bych to prostě nahlásit svému manažerovi, bezpečnostnímu oddělení nebo lidským zdrojům a nechat je, aby se tím vypořádali?

Když zaznamenáte nějaké chování, o kterém se domníváte, že je porušením trestního nebo správního zákona nebo porušením vnitřního předpisu společnosti Yunex Traffic týkajícího se trestního nebo správního práva (například etického kodexu), chceme, abyste to oznámili. V ideálním případě byste měli sdělit jakékoli obavy svému přímému nadřízenému nebo jinému členu našeho manažerského týmu nebo týmu Yunex Traffic' Compliance nebo můžete také kontaktovat personální oddělení nebo radu zaměstnanců. Uvědomujeme si však, že mohou nastat okolnosti, kdy vám nahlášení problému tímto způsobem nevyhovuje. To je důvod, proč jsme uzavřeli partnerství s NAVEX. Budeme rádi, když své obavy vyjádříte anonymně, než vůbec.

Proč bych měl hlásit to, co vím? Co tím získám?

Všichni máme právo pracovat v pozitivním prostředí a s tímto právem souvisí i odpovědnost jednat eticky a hlásit případná porušení zákona nebo vnitřních předpisů. Pomáháme tak odhalovat a eliminovat pochybení a stížnosti a zlepšovat kulturu naší společnosti. Společnou prací můžeme udržovat zdravé a produktivní prostředí a chránit sebe i společnost před riziky nebo škodami, které z toho mohou plynout, protože firemní pochybení může ohrozit samotnou existenci celé společnosti.

Opravdu vedení chce, abych svá zjištění hlásil?

Ano, samozřejmě. Ve skutečnosti potřebujeme, abyste tyto události hlásili. Víte, co se v naší společnosti děje – dobré i špatné. Můžete mít prvotní informace o činnosti, která může být důvodem k obavám. Vaše hlášení může minimalizovat potenciální negativní dopad na společnost a naše zaměstnance. Pozitivního vyřešení zjištěného problému může rovněž pomoci zlepšit firemní kulturu a výkon.

Kam tato hlášení jdou? Kdo k nim má přístup?

Zprávy se odesílají přímo na zabezpečený server EthicsPoint. NAVEX zpřístupňuje tyto zprávy pouze konkrétním osobám v rámci společnosti, které jsou pověřeny vyhodnocením těchto hlášení na základě typu porušení a místa incidentu. Každá z těchto osob prošla školením, jak tato hlášení udržovat maximálně důvěrná.

Není tento systém jen příkladem toho, že mě někdo hlídá?

Ne. EthicsPoint je pozitivním aspektem naší celkové filozofie, který nám umožňuje zajistit bezpečné, důvěrné a etické pracoviště. Podporujeme Vás, abyste vyhledali radu ohledně etických dilemat, poskytli pozitivní návrh nebo nahlásili svou obavu či problém. Efektivní komunikace je na dnešním pracovišti zásadní a je to skvělý nástroj ke zlepšení komunikace jako takové.

Pečlivě jsme vybrali nejlepší nástroj pro podávání hlášení, abychom splnili naše povinnosti v oblasti dodržování předpisů a zároveň zachovali pozitivní prostředí.

Hlášení - zabezpečení a důvěrnost

Rozumím, že každé hlášení, které odešlu z firemního počítače, generuje protokol serveru, který zobrazuje všechny webové stránky, ke kterým se můj počítač připojuje. Neidentifikuje mě tento protokol jako původce hlášení?

NAVEX nevytváří ani neudržuje žádné interní protokoly připojení s IP adresami, takže nejsou k dispozici žádné informace o propojení vašeho PC s EthicsPointem.

Pokud se necítíte komfortně ohledně poskytování hlášení skrze svůj pracovní počítač, máte možnost použít počítač mimo naše pracovní prostředí (např. počítač umístěný v internetové kavárně nebo u přítele) prostřednictvím zabezpečené webové stránky EthicsPoint. Mnoho lidí volí tuto možnost, protože údaje společnosti NAVEX ukazují, že méně než 12 % hlášení je generováno během pracovní doby.

Mohu podat hlášení z domova a přesto zůstat v anonymitě?

Hlášení z domova, sousedova počítače nebo jakéhokoli internetového portálu zůstane bezpečné a anonymní. Internetový portál nikdy neidentifikuje návštěvníka podle přezdívky a systém EthicsPoint odstraňuje internetové adresy, takže je zcela zachována anonymita.

Obávám se, že informace, které poskytnu EthicsPoint, nakonec odhalí mou totožnost. Jak se můžu ujistit, že se to nestane?

Systém EthicsPoint chrání vaši anonymitu. Pokud si však přejete zůstat v anonymitě, musíte jako oznamující strana zajistit, aby tělo oznámení náhodou neprozradilo vaši identitu. Například „Z mé kanceláře vedle Jana Smithe…“ nebo „V mých 33 letech…“.

Co když chci být identifikován?

Pokud si to přejete, ve zprávě je část pro vaši identifikaci.

Tipy a doporučené postupy

Jsem si vědom toho, že někteří jednotlivci jednají neeticky, ale neovlivňuje mě to. Proč bych se měl obtěžovat s hlášením?

Naše společnost prosazuje etické chování. Veškeré neetické chování na jakékoli úrovni v konečném důsledku poškozuje společnost a všechny zaměstnance, včetně vás. Stačí vzít v úvahu, co se stalo v nedávných korporátních skandálech, abyste viděli katastrofální dopady, které může mít pokles etiky na jinak zdravou společnost. Pokud víte o jakýchkoliv incidentech nevhodného chování nebo etického porušení, považujte za svou povinnost vůči sobě a svým spolupracovníkům toto nahlásit.

Nejsem si jistý, zda to, co jsem viděl nebo slyšel, je porušením zásad společnosti nebo zahrnuje neetické chování, ale prostě se mi to nezdá správné. Co bych měl dělat?

Podejte hlášení. NAVEX vám pomůže vyplnit Vaše hlášení tak, aby bylo správně pochopeno. Budeme raději, když nahlásíte situaci, která se ukáže jako neškodná, než abyste případné neetické chování nechali bez kontroly. Všechna obvinění z možného porušení jsou pečlivě vyšetřována a můžete si být jisti, že naši zkušení odborníci na dodržování předpisů udělají vše, co je v jejich silách, aby určili, zda došlo k ověřitelnému porušení či nikoli.

Co když je můj šéf nebo jiní manažeři zapojeni do problému či porušení? Nedostanou mé hlášení a nezačnou problém krýt?

Systém EthicsPoint a distribuce zpráv zajišťují, že zúčastněné strany nebudou upozorněny ani jim nebude udělen přístup ke zprávám, ve kterých byly jmenovány.

Co když si po podání hlášení vzpomenu na něco důležitého o incidentu? Nebo co když má na mě společnost další otázky týkající se mého oznámení?

Když podáte hlášení na webu EthicsPoint, obdržíte jedinečné, náhodné číslo nazývané „Klíč hlášení“ a budete požádáni o výběr hesla. Do systému EthicsPoint se můžete znovu vrátit buď přes internet a získat přístup k původní zprávě, kde můžete přidat další podrobnosti nebo odpovědět na otázky položené zástupcem společnosti. Důrazně doporučujeme, abyste se vrátili na stránky ve stanoveném čase a odpověděli na otázky společnosti. Vy a společnost jste nyní vstoupili do „anonymního dialogu“, kde jsou situace nejen identifikovány, ale lze je také řešit, bez ohledu na to, jak jsou složité.

Jsou tato sledování zpráv stejně bezpečná jako ta první?

Veškerá korespondence se společností EthicsPoint je uchovávána se stejně přísnou důvěrností jako původní zpráva a pokračuje pod záštitou anonymity.

Co když ztratím klíč hlášení nebo zapomenu heslo, které jsem vytvořil?

Abyste zajistili zachování bezpečnosti a důvěrnosti, pokud ztratíte klíč nebo heslo pro hlášení, budete muset podat nové hlášení. V novém hlášení uveďte, že se týká hlášení nebo otázky, kterou jste odeslali dříve.

Mohu přesto podat hlášení, když nemám přístup k internetu?

Hlášení EthicsPoint můžete podat z jakéhokoliv počítače, který má přístup k internetu. I z domova. Navíc mnoho veřejných míst, včetně veřejné knihovny, má počítače s přístupem k internetu.