نُبذة عن EthicsPoint
ما هي EthicsPoint؟
تُعد EthicsPoint، التي طورتها NAVEX، أداة إبلاغ آمنة وسرية مصممة لمساعدتنا في معالجة المشكلات المحتملة مثل الاحتيال وإساءة الاستخدام وسوء السلوك داخل إبسون الشرق الأوسط (" Epson ”). تمكّن هذه الأداة الإدارة والموظفين من التعاون للتصدي لحالات الاحتيال وسوء المعاملة وغيرها من حالات سوء السلوك المرتكبة في مكان العمل مع تطوير بيئة عمل إيجابية.
لماذا نحتاج إلى نظام مثل EthicsPoint؟
- موظفونا هم جوهر شركة إبسون. ويمكننا، عن طريق إنشاء قنوات تواصل مفتوحة، توفير بيئة عمل إيجابية وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.
- يعزز نظام الإبلاغ الفعّال جهودنا الأخرى لدعم ثقافة النزاهة واتخاذ القرارات الأخلاقية.
الإبلاغ – عام
هل يمكنني الإبلاغ عبر الإنترنت أو الهاتف؟
نعم، يمكنك تقديم بلاغك بسرية وبشكل مجهول باستخدام أي من الطريقتين، حسب الطريقة التي تشعر بالراحة معها.
ما نوعية المواقف التي ينبغي لي الإبلاغ بها؟
يمكِّن نظام EthicsPoint الموظفين من الإبلاغ بأي انتهاك لمدونة قواعد السلوك العالمية لشركة إبسون، أو أي مخاوف أخرى قد تكون لديك.
إذا رأيت انتهاكًا، فهل ينبغي لي الاكتفاء بإبلاغ مديري أو الأمن أو الموارد البشرية وتركهم يتعاملون مع الموقف؟
عند رصدك بعض السلوكيات التي تعتقد أنها تشكل مخالفة لمدونة قواعد السلوك العالمية لشركة إبسون، فإننا نتوقع منك الإبلاغ بها. والأفضل أنه يجب إبلاغ مديرك المباشر أو غيره من أعضاء فريق الإدارة لدينا بأي مخاوف. ومع ذلك، فإننا ندرك أنه قد تكون ثمة ظروف لا تشعر فيها بالارتياح عند الإبلاغ بالمشكلة بهذه الطريقة. ولقد عقدنا شراكة مع شركة NAVEX لمثل هذه الظروف. إننا نفضل أن تقوم بالإبلاغ من دون الكشف عن هويتك، بدلاً من أن تحتفظ بالمعلومات لنفسك.
لماذا ينبغي لي الإبلاغ بما أعرفه؟ وما الفائدة التي تعود عليَّ من ذلك؟
يحق لنا جميعًا العمل في بيئة إيجابية ومع هذا الحق تأتي مسؤولية التصرف بطريقة أخلاقية والسماح للأشخاص المعنيين بمعرفة كون شخص ما يتصرف بشكل غير ملائم. وبالتعاون معًا، يمكننا الحفاظ على بيئة عمل صحية ومنتجة. وقد تهدد ممارسات سوء السلوك في الشركات وجود الشركة بالكامل.
هل تريد الإدارة حقًا أن أقوم بالإبلاغ؟
بالتأكيد. في الواقع، إننا بحاجة إلى بلاغاتك. إنك تعرف ما يدور في شركتنا - سواء أكان جيدًا أم سيئًا. قد تكون لديك معرفة أولية بنشاط ما ربما يكون مدعاة للقلق. يمكن أن تساهم عملية الإبلاغ في الحد من الآثار السلبية المحتملة في الشركة والموظفين لدينا. وكذلك يمكن لتقديم الإسهامات الإيجابية أن يساعد على تحديد المشكلات التي يمكن بحلها تحسين الثقافة والأداء على مستوى المؤسسة.
إلى أين يتم توجيه هذه البلاغات؟ ومَن يمكنه الوصول إليها؟
تدخل البلاغات مباشرة عبر الخادم الآمن لنظام EthicsPoint. تتيح شركة NAVEX هذه البلاغات لأفراد محددين فقط داخل الشركة مكلفين بتقييم البلاغ، بناءً على نوع الانتهاك ومكان الواقعة. ولقد تلقى كل هؤلاء الأفراد المعنيين باستلام البلاغات تدريبًا للحفاظ على أكبر قدر من السرية لهذه البلاغات.
ألا يُعَد هذا النظام مثالاً على شخص يراقبني؟
يركز نظام EthicsPoint على بناء اتجاه إيجابي لجميع فلسفتنا، ويسمح لنا بخلق بيئة عمل آمنة ومناسبة وأخلاقية. إننا نشجع الجميع على طلب المشورة فيما يتعلق بالمعضلات الأخلاقية، أو تقديم اقتراحاتهم الإيجابية، أو الإبلاغ بمصادر قلقهم. ذلك أن التواصل الفعال له أهمية كبرى في مكان العمل حاليًا، وتُعَد EthicsPoint أداة رائعة لتحسين ذلك التواصل.
لقد اخترنا بعناية أفضل أداة للإبلاغ من أجل الوفاء بالتزامات الامتثال مع الحفاظ على بيئة إيجابية للإبلاغ بالمخالفات.
أمن الإبلاغ وسريته
أعتقد أن أي بلاغ أرسله من جهاز كمبيوتر تابع للشركة يُنشئ سجل خادم يعرض كل موقع إلكتروني يتصل به جهاز الكمبيوتر الخاص بي. ألن يحدد هذا السجل هويتي بوصفي منشئ البلاغ؟
لا تنشئ NAVEX أو تحتفظ بأي من سجلات الاتصال الداخلية بعناوين IP، لذا لا تتاح أي معلومات تربط بين جهاز الكمبيوتر الخاص بك ونظام EthicsPoint.
وإذا كنت لا تطمئن إلى تقديم بلاغ باستخدام جهاز كمبيوتر العمل، يمكنك استخدام أي جهاز كمبيوتر خارج بيئة العمل (مثل جهاز يوجد في مقهى إنترنت أو في منزل أحد الأصدقاء) وتقديم البلاغ عبر موقع EthicsPoint الآمن على الويب. يُفضِّل كثير من الأشخاص هذا الخيار، حيث تُظهِر بيانات NAVEX أن أقل من 12% من البلاغات تُرسل خلال ساعات العمل.
هل يمكنني تقديم بلاغ من المنزل وإبقاء هويتي مجهولة؟
سيبقى البلاغ المرسل من المنزل أو جهاز الكمبيوتر الخاص بأحد الجيران أو أي بوابة إنترنت آمنًا ومجهول الهوية. لا تحدد بوابة الإنترنت هوية الزائر من خلال اسم الشاشة ويتخلص نظام EthicsPoint من عناوين الإنترنت للحفاظ على سرية الهوية تمامًا.
يساورني القلق أن تكشف المعلومات المقدمة إلى EthicsPoint عن هويتي في النهاية. كيف يمكنني التأكد من عدم حدوث ذلك؟
يحمي نظام EthicsPoint سرية هويتك. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في البقاء مجهول الهوية، فستحتاج إلى التأكد من أن نص البلاغ لا يكشف عن هويتك بالخطأ - بصفتك الطرف المُبلغ. على سبيل المثال، "من مكاني المجاور لجان سميث…" أو "طوال عمري البالغ 33 عامًا...".
هل يحافظ الخط الساخن المجاني على السرية وعدم الكشف عن الهوية أيضًا؟
نعم. سيُطلب منك تقديم نفس المعلومات نفسها التي ستقدمها في بلاغ باستخدام الإنترنت وسيتولى أحد المحاورين إدخال إجاباتك في موقع EthicsPoint على الويب. وتتمتع تلك البلاغات بتدابير الأمن والسرية بنفس المطبقة عليها في أثناء التقديم.
ماذا لو كنت أريد الكشف عن هويتي في البلاغ الذي أقدمه؟
يوجد قسم في نموذج البلاغ خاص بتحديد هوية الشخص المُبلغ، إذا أردت ذلك.
النصائح وأفضل الممارسات
لدي علم ببعض الأفراد المشاركين في سلوك غير أخلاقي، ولكن هذا لا يؤثر عليّ. لماذا أزعج نفسي بالإبلاغ بالأمر؟
إن شركتنا تختار دائمًا تعزيز السلوك الأخلاقي. وجميع السلوكيات غير الأخلاقية، على أي مستوى، تضر بالشركة وبجميع الموظفين في نهاية الأمر، بمن فيهم أنت. وليس عليك سوى التفكير فيما حدث في فضائح الشركات الأخيرة لترى الآثار المدمرة التي يؤدي إليها التراخي في النواحي الأخلاقية في شركة ذات بيئة عمل صحية. إذا كنت على علم بأي وقائع خاصة بسوء السلوك أو الانتهاكات الأخلاقية، فمن واجبك تجاه نفسك وتجاه زملائك في العمل الإبلاغ بها.
لست واثقًا بأن ما قد لاحظته أو سمعته يشكل انتهاكًا لسياسة الشركة أو يتضمن سلوكًا غير أخلاقي، لكنه لا يبدو صحيحًا بالنسبة إليَّ فحسب. ما الذي ينبغي لي فعله؟
قدِّم بلاغًا. يمكن أن تساعدك NAVEX على إعداد البلاغ وتقديمه بحيث يُفهم بشكل صحيح. إننا نُفضل أن تُبلِغ بالمواقف التي قد يتضح أنها غير مؤذية بدلاً من السماح لسلوكيات غير أخلاقية محتملة بأن تحدث دون عقاب.
ماذا لو كان مديري أو مديرون آخرون متورطين في الانتهاك؟ ألن يتلقوا البلاغ ويتستروا عليه؟
صُمم نظام EthicsPoint وتوزيع البلاغات بحيث لا يتم إخطار الأطراف المتورطين بهذه البلاغات أو منحهم إمكانية الوصول إلى البلاغات التي ذُكِرت فيها أسماؤهم.
ماذا لو تذكرت شيئًا مهمًا عن الواقعة بعد تقديم البلاغ؟ أو ماذا لو كانت لدى الشركة أسئلة أخرى توجهها إليَّ في ما يتعلق ببلاغي؟
عند تقديمك لبلاغ على موقع EthicsPoint على الويب أو من خلال مركز اتصال EthicsPoint، تتلقى رقمًا عشوائيًا فريدًا يسمى "مفتاح البلاغ" ويُطلب منك اختيار كلمة مرور. ويمكنك الرجوع مرة أخرى إلى نظام EthicsPoint إما عن طريق الإنترنت وإما بواسطة الهاتف والاطلاع على البلاغ الأصلي لإضافة المزيد من التفاصيل أو الإجابة عن الأسئلة المطروحة من قِبل ممثل الشركة. نقترح بشدة أن تعود إلى الموقع الإلكتروني في الوقت المحدد للإجابة عن الأسئلة التي ستطرحها الشركة. لقد بدأت أنت والشركة الآن "حوارًا مجهول الهوية"، لا يتم فيه تحديد المواقف فحسب، وإنما يمكن حلها أيضًا، بصرف النظر عن مدى تعقيدها.
هل تكون متابعات البلاغ هذه آمنة مثل المتابعة الأولى؟
يتم الاحتفاظ بجميع مراسلات EthicsPoint بنفس الثقة المتناهية التي تُراعى في البلاغ الأولي مع الاستمرار تحت مظلة الحفاظ على سرية الهوية.
ماذا لو فقدت مفتاح البلاغ الخاص بي أو نسيت كلمة المرور التي أنشأتها؟
لضمان الحفاظ على الأمان والسرية، إذا فقدت مفتاح البلاغ الخاص بك أو كلمة المرور، فسيلزمك تقديم بلاغ جديد. واذكر في البلاغ الجديد أنه مرتبط ببلاغ أو سؤال قديم أرسلته من قبل.
ألا يزال بإمكاني تقديم بلاغ إذا لم تكن لديَّ إمكانية الوصول إلى الإنترنت؟
يمكنك تقديم بلاغ عبر نظام EthicsPoint من أي كمبيوتر يمكنه الاتصال بالإنترنت. ويمكنك تقديم بلاغ من المنزل. وتحتوي كثير من الأماكن العامة، بما في ذلك المكتبات العامة، على أجهزة كمبيوتر متصلة بالإنترنت. إذا كنت لا تستطيع الوصول إلى الإنترنت أو لا تطمئن إلى استخدام جهاز كمبيوتر، يمكنك الاتصال على الخط الساخن المجاني الخاص بنظام EthicsPoint المتاح على مدار 24 ساعة في اليوم و365 يومًا في السنة.