關於 EthicsPoint

舉報 — 概要

舉報的安全性與保密性

訣竅與最佳做法

關於 EthicsPoint

EthicsPoint 是什麼？

EthicsPoint 是由 NAVEX 創建的全方位保密舉報工具，能協助管理層和員工共同處理工作場所的欺詐、弊端和其他不當行為，從而營造正面積極的工作環境。

我們為什麼需要 EthicsPoint 這樣的系統？

舉報 — 概要

我可以透過網站或電話舉報嗎？

可以。 EthicsPoint 讓您可以透過網站或電話提交保密的匿名舉報。

哪些情況下我應該提出舉報？

EthicsPoint 允許員工可以舉報任何違反公司規定《Code of Conduct 行為準則》或者其他可能存有疑慮的事物。

如果我發現了違規行為，是否只需要直接報告給我的主管或其他管理層人員、安全部門或人力資源部門，並且交由他們處理呢？

當您發現有違反公司規定《Code of Conduct 行為準則》之行為時，我們希望您能夠提出舉報。在理想情况下，您應該向直屬主管或其他管理層人員報告任何疑慮。但是，我們知道在某些情况下，您可能不願意以這種方式進行舉報。基於上述之情形，我們已與NAVEX進行合作，我們建議您匿名舉報，而不是將資訊保留在自己心中。

為什麼我要舉報自己所知道的情况？這對我有什麼好處？

每個人都有權利在正面積極的環境中工作，在享受這項權利的同時，也有責任以合乎道德的方式做事，並且在發現不當行為時向合適的人員提出舉報。我們需要共同努力維護健康且有效率的工作環境。最重要的是，公司的不當行為會影響到整個公司的生存。

管理層是否真的希望我提出舉報？

我們當然希望您進行舉報。事實上，我們是需要您來舉報，您知道公司正在發生什麼事——無論好壞。您可能會最先發現引起疑慮的行為，您的舉報可以減少其對公司和員工的潛在負面影響。同时，主動提供意見還能幫助我們發現問題所在，進而改善企業文化和績效。

這些舉報會提交到哪裡？誰可以存取這些舉報？

舉報會直接存入 EthicsPoint 安全伺服器上。NAVEX 會根據違反事件的類型和發生地點，僅將這些舉報提供給公司內負責評估舉報的特定人員。每位接收舉報的相關人員都有受過專業訓練，因此舉報內容是完全保密的。

這個系统是不是正好說明有人在監視著我？

不是。EthicsPoint 是我們整體理念中的一個積極環節，確保我們在安全、可靠且合乎道德的工作場所中工作。我們鼓勵您在遇到道德相關的難題時尋求指導、提供正面建議或表達您的疑慮。在當今的工作場所中，有效的溝通至關重要，而該系统是促進溝通的絕佳工具。

我們精心選擇了最佳舉報工具，以履行我們法規遵循義務，同時保持良好的舉報環境。

舉報的安全性與保密性

據我了解，我從公司電腦發送的任何舉報都會產生一份伺服器記錄日誌，並會顯示我的電腦連線中之所有網站。該記錄日誌是否會將我標識為舉報者呢？

NAVEX 不會產生或保留任何具有 IP 位址的內部連線記錄日誌，因此任何跟您電腦有關的資訊並不會出現在 EthicsPoint。

如果您覺得透過公司電腦進行舉報不太妥當，您可以選擇透過私人的電腦（例如網咖、朋友家等）進入 EthicsPoint 的安全網站進行舉報。 有許多人選擇這麽做，因為根據NAVEX的數據顯示，只有不到12％的舉報是在上班時間內提交的。

如果我從家裡提交舉報，仍可保持匿名嗎？

任何透過家中電腦、鄰居電腦或任何網路入口網站提交的舉報，都會保持安全性並且匿名。 網路入口絕不會以電腦名稱來識別訪客，EthicsPoint 系統也會自動去除網址以確保完全匿名。

我擔心透過 EthicsPoint 提交的資訊最終還是會暴露我的身份。您如何向我保證這不會發生呢？

EthicsPoint 系統旨在保護您的匿名性。但是，如果您希望保持以匿名的方式舉報，您需要確保舉報内容中沒有會不小心洩露您身份的資訊。例如:「我的座位在Jan Smith旁邊」或是「我任職的 33 年中……」。

免費電話專線也是保密和匿名的嗎？

是的。接聽電話的員工會要求您提供一些資訊，這些資訊和網上舉報的資訊相同，該員工會將您的回答輸入 EthicsPoint 網站。傳送舉報時也會套用相同的安全和保密措施。

如果我想在舉報中公開我的身份，該怎麽做？

如果您想公開身份，舉報中會有一個部分讓您表明身份。

訣竅與最佳做法

我發現有些人的行為違反規定，但並未影響到我。那我為什麼還要舉報呢？

我們集團公司提倡以合乎道德的方式行事。無論發生在哪個層級，所有不道德行為最終都會損害公司以及包括您在内的所有員工的利益。只要想一想最近公司發生的問題，即使僅是道德上的小過錯也會對原本健全的公司產生不利的影響。如果您發現任何不當行為或違規事件，請將舉報視為您本人和同事的責任。

我不確認自己看到或聽到的情況是否違反公司政策或涉及不道德行為，就是覺得事情不太對。我應該怎麼做？

提出舉報。NAVEX 可以幫助您準備和提出舉報，確保得到正確的理解。我們寧願您舉報的內容最後證明是沒有問題的，也不願您放任疑似不道德的行為。

如果我的主管或其他經理涉嫌違規，那該怎麽辦？難道他們不會收到舉報內容，並試圖掩蓋真相嗎？

EthicsPoint 系統和舉報的後續分發都經過專門設計，舉報所牽連的各方均不會收到通知或被授予權限存取舉報。

如果我在提出舉報之後才想起某些重要的事項，該怎麽辦？又或者如果公司對於我的舉報有進一步的問題需要釐清時， 該怎麽辦？

當您透過 EthicsPoint 網站或 EthicsPoint 專線提出舉報時，您將會收到一組「報告編號」並會被要求選擇一個密碼。您可以透過上網或電話再次返回 EthicsPoint 系統，並進入原始的舉報以補充更多詳細資料或回答公司代表提出的問題，還可添加有助於解決未解決問題的更多資訊。 我們强烈建議您，在指定時間内返回網站以回答公司的問題。在您和公司展開這「匿名對話」之後，無論情況多麽復雜，問題都會浮上檯面並獲得解決。

這些後續的動作是否像第一次舉報一樣安全？

所有 EthicsPoint 的信件都與匿名舉報一樣會被嚴格保密，並會維持其匿名的狀態。

如果遺失舉報的報告編號或忘記密碼時該怎麼辦？

為了確保舉報的機密性，若報告編號或密碼遺失的話，需要重新提交舉報。請在新舉報中註明該舉報與您之前提交的內容或問題相關。

如果我無法上網，是否還是可以提交舉報呢？

您可以從任何可以上網的電腦提交 EthicsPoint 舉報。您可以從家中提交舉報。許多公共場所，包括公共圖書館都有可以上網的電腦。如果您仍然無法使用電腦或覺得不妥當，您可以撥打您所在國家(日本、美國、英國、台灣和韓國)的 EthicsPoint 免費專線，該專線全年無休。