Sıkça Sorulan Sorular

• Koç Topluluğu, tüm faaliyetlerinde dürüstlüğe ve hesap verebilirliğe büyük önem vermektedir. Dürüstlük ve saygı kültürünü sürdürmek ve Koç Topluluğu'nun etik standartlarına aykırılık teşkil edecek davranışları engellemek hepimizin görevidir.
• Açık iletişim kanalları oluşturarak pozitif bir çalışma ortamını teşvik ediyor ve bu vesileyle üretkenliği en üst düzeye çıkarmayı amaçlıyoruz.
• Etkili bir raporlama sistemine sahip olarak, dürüst ve etik karar verme kültürünü teşvik etmeye yönelik çabalarımızı güçlendiriyoruz.

Evet. EthicsPoint, telefon veya internet aracılığıyla gizli ve anonim bildirimde bulunmanıza olanak verir.

EthicsPoint, aşağıdaki gibi sorunları içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan geçmişteki, mevcut veya potansiyel olarak gelecekte oluşması beklenen her türlü yasa dışı veya etik dışı davranış veya faaliyetler hakkında Koç Topluluğu'nu bilgilendirmenize olanak tanır:

• Hırsızlık ve dolandırıcılık gibi suçlar,
• Her türlü ayrımcılık (ırk, din, dil, renk, cinsiyet, yaş vb.),
• Etik kuralların, yasaların, ahlaki değerlerin ve yasal düzenlemelerin ihlali,
• Toplumun güvenliğini veya sağlığını tehdit,
• Topluluk ekipmanlarının uygunsuz kullanımı,
• Muhasebe kayıtlarında dolandırıcılık,
• Rüşvet vermek veya almak,
• Topluluk sırlarını açığa çıkarmak,
• Suç gelirlerinin aklanması,
• Çevreye verilen zarar,
• Taciz,
• Mobbing.

Koç Topluluğu Etik İlkelerine ve/veya mevzuata aykırı olduğunu düşündüğü bir davranış gözlemlediğinde, herhangi bir çalışanımızın veya paydaşımızın bunu tarafımıza raporlamasını bekleriz. Çalışansanız, endişenizi öncelikle bölüm müdürünüze veya yönetim ekibinizin sorunu ele alabilecek başka bir üyesine iletmenizi öneririz. Ancak, sorunu bu şekilde bildirmekten çekindiğiniz durumlar olabileceğinin de farkındayız. Koç Topluluğu, bağımsız bir hizmet sağlayıcı olan NAVEX'den bu kapsamda hizmet almaktadır. Durumu gizlemenizdense, anonim olarak tarafımıza bildirmenizi tercih ederiz.

Hepimizin pozitif bir ortamda çalışma hakkı vardır ve bu ortamı korumak için uygun şekilde hareket etmediğini düşündüğümüz faaliyetleri bildirme yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Ayrıca, görevin kötüye kullanılması, Koç Topluluğu şirketlerinin sürdürülebilirliğine yönelik önemli bir tehdit unsuru da oluşturabilir.

Elbette istiyoruz. Aslında, bildirimlerinize oldukça ihtiyacımız var. Koç Topluluğu şirketlerinde iyisiyle kötüsüyle neler olduğunu bilmektesiniz. Endişenin ortaya çıkmasına neden olabilecek bir faaliyet hakkında ilk bilgilere siz sahip olabilirsiniz. Bildirimleriniz, ilgili şirket ve çalışanlarımız üzerindeki olası olumsuz etkiyi en aza indirebilir. Ayrıca paylaşacağınız bilgiler, kurum kültürünü ve performansını iyileştirebilecek sorunların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Bildirimler, doğrudan EthicsPoint güvenli sunucusuna kaydedilmektedir. NAVEX, bildirimleri yalnızca, ihlalin türünü, olayın gerçekleştiği yeri, olayın finansal, itibari ve mevzuatsal etkilerini göz önünde bulundurarak şirket içinde, bu bildirimleri değerlendirmekle görevli belirli kişilere sunmaktadır. Bildirimlerin raporlandığı kişiler, bu raporları en üst düzeyde gizli tutma konusunda eğitim almıştır. Ayrıntılar için lütfen Koç Topluluğu İhbar Politikası'nı inceleyiniz.

Hayır. Etik Hat, güvenli, emniyetli ve etik bir iş yerine sahip olma güvencesini sağlamayı amaçlayan genel felsefemizin olumlu bir tezahürüdür. Sizi, etik ikilemler konusunda rehberlik aramaya, önerilerde bulunmaya veya endişe duyduğunuz konular hakkındaki çekincelerinizi bizimle paylaşmaya teşvik ediyoruz. Zira etkin iletişim, bizim için kritik bir öneme sahiptir.

Uyum yükümlülüklerimizi yerine getirmek için en etkili raporlama aracını özenle seçtik.

NAVEX IP adresleriyle herhangi bir dahili bağlantı günlüğü oluşturmaz veya tutmaz bu nedenle bilgisayarınızın EthicsPoint ile bağlantısını ilişkilendiren hiçbir bilgi mevcut değildir.

İşyeri bilgisayarınız üzerinden bildirimde bulunmaktan rahatsızlık duyuyorsanız, EthicsPoint güvenli web sitesi aracılığıyla çalışma ortamımız dışında bir bilgisayarı da (bir İnternet kafede veya bir arkadaşınızın evinde bulunan bir bilgisayar gibi) kullanabilirsiniz.

Evden, bir komşunuzun bilgisayarından veya herhangi bir internet portalından gelen tüm raporlar, güvenli ve anonim halde kalacaktır. Bir internet portalı, bir ziyaretçiyi asla ekran üzerinde görünen adıyla tanımlamaz ve EthicsPoint sistemi, anonimliğin tamamen korunması için internet adreslerine raporlarında yer vermez.

EthicsPoint sistemi anonimliğinizi korur. Ancak ihbar eden taraf olarak anonim kalmak istediğiniz takdirde, ihbar metninizde de kimliğinizi kazara ifşa etmediğinizden emin olmalısınız. Örneğin bildiriminizde “Mehmet'in yanındaki masamdan…” şeklinde bir cümle kurarsanız, kim olduğunuz anlaşılabilir.

Evet. Telefon ile bildirimde bulunmak isterseniz, görüşme esnasında internet üzerinden yapacağınız raporda vereceğiniz bilgilerin aynısını vermeniz istenecek ve görüştüğünüz kişi yanıtlarınızı EthicsPoint sistemine kaydedecektir. Bu raporlar de internet üzerinden yapacağınız bildirimler ile aynı güvenlik ve gizlilik önlemlerine tabi tutulur.

Hayır, telefon konuşmaları kayıt altına alınmamaktadır.

Arayan kişilerin telefon numaraları gizli tutulmakta ve ifşa edilmemektedir. Telefon numaranızı paylaşmak istememeniz durumunda size sunacağımız alternatif yöntem üzerinden tercihinize göre hareket edeceğiz.

Tercihinize göre yapacağınız bildirimde, kendinizi tanıtabileceğiniz bir bölüm bulunmaktadır.

Koç Topluluğu, bildirimin iyi niyetle, makul gerekçelerle yapılması ve mağduriyet yaratma, zarar verme veya şahsi menfaat sağlama maksadıyla yapılmaması şartıyla, olayın doğruluğu bir Soruşturma ile ispat edilemese dahi İhbarcıları korumaktadır. Ancak, bir soruşturma sürecinde İhbarcının kasten ve kötü niyetle yanlış bildirimde bulunduğunun ortaya çıkması halinde bu çalışan bir disiplin sürecine alınarak Disiplin Cezalarına tabi tutulabilir. Bu nedenle, bildirimlerin gözlemlere dayalı olması ve mümkünse kanıtlanabilir olması son derece önemlidir.

Ayrıntılar için lütfen Koç Topluluğu İhbar Politikasını inceleyiniz.

Etik Hattı üzerinden iletilen tüm bildirimler, öncelikle bildirimin konusuna göre ilgili Koç Topluluğu şirketlerinde Görevli Personel tarafından değerlendirilir. Bu ön değerlendirmenin amacı, bildirimin konusunu doğrulamak ve verilen bilgilerin güvenilir olup olmadığını tespit etmektir. Sonuçlara bağlı olarak ya ilgili Koç Topluluğu şirketi kendi iç prosedürlerine uygun olarak soruşturmayı yürütür ya da olay Koç Holding'in dikkatine intikal ettirilir. Olayın Koç Holding'e intikal etmesi halinde, Denetim Grubu Başkanlığı veya Hukuk ve Uyum Müşavirliği, sorumluluk alanlarına göre Soruşturma sürecini yürütür.

Ayrıntılar için lütfen İhbar Politikasını inceleyiniz.

Mevzuatın izin verdiği ölçüde, İhbarcı tarafından paylaşılan sorunun ayrıntıları yalnızca (i) soruşturma; (ii) konuyu değerlendirme ve (iii) aksiyon alma yetkisi bulunan ve ilgili olayda isimleri iddia konusu edilmeyen kişilerle, bilmesi gerekenler esasına dayanarak paylaşılır.

Koç Holding Denetim Grubu Başkanlığı ile Hukuk ve Uyum Müşavirliği, yalnızca bildirimlerin bu departmanların çalışanlarıyla ilgili olmaması durumunda tüm bildirimlere sınırsız erişime sahiptir. İlgili Koç Topluluğu şirketlerinin uyumdan sorumlu yetkilileri ve iç denetim fonksiyonu çalışanları, ancak olayın ilgili şirketle bağlantılı olması halinde ve iddianın, görevlendirilmiş kullanıcılar veya ilgili Koç Topluluğu şirketinin Genel Müdürü, Genel Müdür Yardımcıları veya Yönetim Kurulu üyeleri ile ilgisi olmadığı durumlarda bildirimlere erişebilirler.

Etik olmayan bir davranış, bireylerin, şirketlerimizin ve toplumun genel çıkarlarını tehdit edebilir ve adaletsizliğe yol açabilir. Maddi ve manevi zararlar doğurabilir. İlaveten, ilgili davranış yürürlükteki yasaların ihlaline sebep oluyorsa, yetkili makamlara bildirimde bulunmak sadece ahlaki bir görev değil, yasal bir zorunluluktur. Dolayısıyla, herhangi bir görevi kötüye kullanma veya etik ihlal vakasından haberdar olduğunuz takdirde, lütfen bunu raporlamayı kendinize ve iş arkadaşlarınıza karşı bir görev olarak kabul edin.

Durumu raporlayın. NAVEX, yapacağınız bildirimin doğru bir şekilde anlaşılması için raporunuzu hazırlamanıza ve başvuruda bulunmanıza yardımcı olabilir. Olası etik olmayan davranışları göz ardı etmenizdense, bildirmenizi tercih ederiz.

EthicsPoint sistemi, bildirimlerde adı geçen kişilere raporların iletilmemesini güvence altına almaktadır.

Bildiriminizin konusu ne olursa olsun, anonim kalmak istiyorsanız öyle kalırsınız. Kimliğinizi NAVEX ile paylaşmak zorunda değilsiniz. Ayrıca, bildiriminizin bu kişilerle ilgili olması halinde, raporun doğrudan Koç Holding Denetim Grubu Başkanlığı ile Hukuk ve Uyum Müşavirliği'ne iletildiğini lütfen unutmayın. Böyle bir durumda ilgili Koç Topluluğu şirketinin (Koç Holding dışında) hiçbir çalışanının bildiriminize ulaşma hakkı olmayacaktır. Bildiriminiz Koç Holding'in üst düzey bir yöneticisi ile ilgiliyse, çıkar çatışmalarının önlenmesi ve adil bir incelemenin gerçekleşmesi için de gerekli tedbirler alınacaktır.

EthicsPoint websitesinden veya EthicsPoint çağrı merkezi aracılığıyla bir bildirimde bulunduğunuzda size, "Rapor Anahtarı" adı verilen benzersiz, rastgele bir numara verilir ve bir şifre belirlemeniz talep edilir. EthicsPoint sistemine internet veya telefon yoluyla tekrar ulaşarak raporunuza ekleme yapmak veya bir şirket temsilcisi tarafından sorulan soruları yanıtlamak için orijinal rapora erişmeniz mümkündür. Tarafınıza iletilen soruları, belirtilen sürede websitesi üzerinden yanıtlamanızı şiddetle tavsiye ederiz. Böylelikle siz ve şirket, usulsüzlüklerin sadece tanımlandığı değil, aynı zamanda ne kadar karmaşık olursa olsun çözüme kavuşturulduğu bir “anonim diyaloğa” girmiş olursunuz.

Tüm EthicsPoint yazışmaları, ilk raporla aynı katı gizlilik esasları içinde tutulur ve anonimliği korunur.

Rapor anahtarınızı veya şifrenizi kaybederseniz, güvenlik ve gizliliğin korunmasını sağlamak için yeni bir bildirimde bulunmanız gerekecektir. Yeni raporda, sorunun daha önce gönderdiğiniz rapor veya soruyla ilgili olduğunu belirtmeniz yerinde olur.

Koç Topluluğu'ndaki yetkili kişilere iletildikten sonra bir bildirimin geri çekilmesi mümkün değildir. Ancak yeni bir rapor oluşturarak geri çekme talebinizi paylaşabilirsiniz.

İnternet erişimi olan herhangi bir bilgisayardan bildirimde bulunabilirsiniz. Bilgisayara erişiminiz yoksa veya bilgisayar kullanmaktan çekinirseniz, yılın 365 günü ve günün 24 saati hizmet veren EthicsPoint destek hattını arayabilirsiniz.